淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

趙娜

摘 要：我國當(dāng)前仍處于經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型期，雖然國內(nèi)各大事業(yè)單位均完成了體制的轉(zhuǎn)變，當(dāng)轉(zhuǎn)變后的單位內(nèi)部管理方法仍沿用了傳統(tǒng)模式。檔案管理工作作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作當(dāng)中的重要組成，必須在新形勢(shì)下對(duì)其進(jìn)行改革和創(chuàng)新，使事業(yè)單位的發(fā)展能夠符合現(xiàn)代國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。本文即是對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行研究，探討了當(dāng)前國內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并闡述了在新形勢(shì)下該項(xiàng)工作的改革措施，以期能為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；改革

檔案管理工作不論在事業(yè)單位還是企業(yè)單位當(dāng)中均發(fā)揮著重要的作用，檔案主要是對(duì)事業(yè)單位和企業(yè)單位各類信息資源的反映，屬于各單位的無形資產(chǎn)之一。我國以往所采用的檔案管理方法已經(jīng)不適合新形勢(shì)下的事業(yè)單位，因此必須對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行合理的改革。

1 當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

（一）重視程度不足

檔案管理工作是一項(xiàng)不容易表現(xiàn)自我的工作，并且這項(xiàng)工作對(duì)于事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收益沒有明顯的影響。很多事業(yè)單位的管理領(lǐng)導(dǎo)均認(rèn)為這項(xiàng)工作只是簡單地對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行抄寫和保存，只要不丟失、不泄露，在查找檔案時(shí)能夠快速反應(yīng)就夠了。因此大部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作均不夠重視，對(duì)檔案管理部門的資金支持力度也不足，管理人員的工作積極性降低，因此很難為事業(yè)單位的其他部門提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)工作。

（二）管理方法滯后

現(xiàn)代國內(nèi)很多事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的相關(guān)設(shè)備出現(xiàn)了嚴(yán)重老化的情況，部分事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理設(shè)備甚至不夠齊全，導(dǎo)致統(tǒng)一化管理難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，對(duì)檔案的管理方法也相對(duì)落后，在查閱檔案的過程中仍需要手動(dòng)操作，并且在反復(fù)對(duì)檔案原件進(jìn)行調(diào)取時(shí)，很容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案磨損，甚至字跡模糊，加之檔案管理人員自身的防范意識(shí)交過，嚴(yán)重制約了我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（三）管理信息化程度較低

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作當(dāng)中也必須要引入這項(xiàng)技術(shù)。但目前國內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理信息化程度較低，很多管理人員仍沿用手動(dòng)操作方式，其信息化改革僅停留在利用電腦對(duì)檔案信息進(jìn)行備份的層面，在調(diào)取、檢索檔案時(shí)仍需要手動(dòng)操作。導(dǎo)致檔案服務(wù)效率低下，管理成本無法有效控制[1]。

（四）管理人員素質(zhì)較差

檔案管理工作也需要管理人員擁有較強(qiáng)的個(gè)人素質(zhì)，因此如果事業(yè)單位對(duì)于管理人員素質(zhì)培養(yǎng)和高素質(zhì)人才招聘工作不夠重視，也會(huì)進(jìn)一步降低檔案管理工作的質(zhì)量。加之我國近幾年事業(yè)單位人員數(shù)量開始精簡，導(dǎo)致部分單位內(nèi)檔案管理人員需要身兼數(shù)職，大大增加了管理人員的工作壓力，導(dǎo)致其無暇對(duì)自身素質(zhì)進(jìn)行提升。并且在工作當(dāng)中還會(huì)因壓力過大而出現(xiàn)情緒化問題，工作的積極性降低。

2 新形勢(shì)下我國事業(yè)單位檔案管理工作的改革措施

（一）完善檔案管理制度

任何工作在開展和改革過程中均需要依賴完善的管理制度，因此在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革時(shí)必須先對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。需根據(jù)國家和地區(qū)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)管理制度進(jìn)行構(gòu)建，并且需要在事業(yè)單位內(nèi)部將管理制度進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)其他任何科室檔案管理工作均需要基于統(tǒng)一管理制度下進(jìn)行。這樣既能夠?qū)芾砣藛T形成較好的約束性，同時(shí)還能夠提升管理制度的唯一性和權(quán)威性，使其能夠更好地發(fā)揮作用[2]。

（二）革新檔案管理方法

應(yīng)該以管理工作現(xiàn)代化發(fā)展為基礎(chǔ)，并且以事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的需求為基點(diǎn)，采用更先進(jìn)的手段和設(shè)備對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)需要注意，應(yīng)該選擇更加科學(xué)的分類方式，根據(jù)檔案當(dāng)中涉及的人員、文獻(xiàn)、資料、科研成果、產(chǎn)品說明等制定總分類目錄，并在目錄下根據(jù)每項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)致化分類。避免檔案資料分類雜亂無章的問題，并且分類時(shí)需要對(duì)主要檔案和次要檔案進(jìn)行區(qū)別。

同時(shí)，需要提高事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的投資力度，將檔案管理信息化發(fā)展落到實(shí)處。首先就應(yīng)該對(duì)檔案管理科室內(nèi)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更換，并為其配備先進(jìn)的掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，這樣可以將單純的文字檔案轉(zhuǎn)換為圖片、視頻當(dāng)多種檔案形式。還需要利用當(dāng)前先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在事業(yè)單位內(nèi)建立檔案數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)信息共享機(jī)制，檔案管理人員僅需要對(duì)總檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，各科室人員在需要檔案時(shí)，可經(jīng)過管理部門授權(quán)后直接在事業(yè)單位局域網(wǎng)內(nèi)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽，大大提升了檔案管理工作的效率[3]。

（三）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)培訓(xùn)

在將檔案管理人員從繁重的工作當(dāng)中解放之后，還應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容不僅需要包括現(xiàn)代信息化檔案管理技能，同時(shí)還要包括檔案管理從業(yè)者職業(yè)道德培訓(xùn)[4]。要求管理人員即需要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和技能，還必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，從而進(jìn)一步加深事業(yè)單位檔案管理信息化程度。

3 結(jié)語

在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的需求，因此必須加大對(duì)該項(xiàng)工作的重視度和投資力度，組建事業(yè)單位內(nèi)的信息化檔案管理中心，并提升管理人員的綜合素質(zhì)，提高管理效果和服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].黑龍江檔案，2013（04）：44-45.

[2]楊翠蓉.針對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].檔案天地，2012（10）：58-59.

[3]楊亞娟.試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作如何有效發(fā)揮作用[J].大陸橋事業(yè)，2015（08）：48-49.

[4]韓英.探析新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理存在的問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12S）：102-103.