淺談文書檔案管理的問題與對策

張亞麗

摘 要：文書檔案管理工作是當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，實行全面科學(xué)化的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。本文探討了文書檔案管理的問題與對策。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理；問題；對策

衡量一個單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)就是文書檔案管理水平，檔案管理直接關(guān)系檔案資料的完整性。提高文書管理工作的地位，加強(qiáng)文書工作和檔案管理工作的銜接，增強(qiáng)部門合作，完善工作程序和管理機(jī)制，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發(fā)展。

1 文書檔案管理存在的問題

1、對文書檔案管理工作的重視程度不夠。文書檔案不像其他工作那樣容易出成績，因此一些領(lǐng)導(dǎo)也不大愿意更多地投入和關(guān)注，僅僅要求保管好文件，確保檔案信息不外泄、無遺失，需要時可以及時提供參考即可，換句話說就是檔案意識不高。這些想法造成文書檔案管理工作不被重視，也直接影響到文件在形成的時候就不規(guī)范，導(dǎo)致最終文書檔案管理工作質(zhì)量不高。

2、文書工作與檔案管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。在實際工作中，文書工作和檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)分塊管理，這無形中拉大了兩者之間的距離，導(dǎo)致文書工作人員檔案管理意識薄弱，而檔案工作人員也很少關(guān)注文書工作，促使兩方面的工作存在脫節(jié)現(xiàn)象。公文格式和處理方面也存在著不合理、不規(guī)范的情況，使現(xiàn)有的文件檔案內(nèi)容繁瑣、形式多樣，不利于分類和保管。

3、檔案收集整理不規(guī)范。檔案收集整理不規(guī)范體現(xiàn)在以下兩方面：一是所收集的材料不規(guī)范，很多企業(yè)從文件形成開始就存在不規(guī)范的現(xiàn)象，不按照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，如用錯文種，格式不對、文件用印不當(dāng)、行文不規(guī)范、紙張大小、裝訂不符合要求等。二是歸檔文件整理不符合規(guī)范材料不完整?！吨腥A人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則》對歸檔有明確規(guī)定，但文書人員在實際操作中不按照要求，如歸檔材料使用字跡易消失的傳真紙；只重視收集紙質(zhì)材料，忽視其他材料，只收集正文，不收集附件和補(bǔ)充說明等。

2 提高文書檔案管理的對策

1、做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯誤時，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。文書工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合是社會發(fā)展的必然結(jié)果，所以文書工作者要不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)將與實際工作有效結(jié)合，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)素養(yǎng)以及計算機(jī)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，結(jié)合文書工作及檔案管理工作的特點(diǎn)，制定合理的文書檔案管理人才機(jī)制的培養(yǎng)。

2、做好檔案的搜集整理工作

要從日常的小事一點(diǎn)一滴做起，在上級發(fā)文后，做好收文等級，要對文件的保存價值和儲存價值進(jìn)行評鑒，對檔案進(jìn)行規(guī)范整理，以方便查閱。對于檔案的整理工作，要重視每一個細(xì)節(jié)工作，對于自生文件，要根據(jù)文件性質(zhì)，比如簽發(fā)文、定稿、改稿等進(jìn)行規(guī)整，統(tǒng)一成冊，由零散的“頁”整理為“件”，最后裝訂成“卷”，做好入庫前的準(zhǔn)備工作。另外，為了保證工作正常進(jìn)行，提高文秘工作人員檔案的工作效率，單位要加強(qiáng)文秘工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，重視文書檔案管理工作，做好節(jié)本的收發(fā)、裝訂工作。

3、規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步。其次，重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工填寫，以保證案卷更加規(guī)范。第三，規(guī)范題名，提高檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)，因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是填寫題名項要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

4、提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高文書檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。要注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

5、完善文書檔案管理工作信息化建設(shè)

就目前來看，文書檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要方法。企業(yè)文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)引進(jìn)合理的計算機(jī)系統(tǒng)，以此分析文書檔案管理各個環(huán)節(jié)中信息化實現(xiàn)的可能性，推進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化于標(biāo)準(zhǔn)化。文書檔案管理工作的規(guī)范化，是一個系統(tǒng)性工作，需要重視企業(yè)工作人員建檔、歸檔意識的提升，在此基礎(chǔ)上推進(jìn)文書檔案電子化發(fā)展。隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無紙化辦公模式已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理模式，因此企業(yè)文書檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)合理利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升文書檔案管理工作的整體效率與質(zhì)量。

總之，文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的工作要素，除了切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)外，還要加強(qiáng)文書檔案管理工作與現(xiàn)代化管理手段及信息技術(shù)相融合，實現(xiàn)科學(xué)化文書檔案管理，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

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