淺論如何搞好財(cái)務(wù)檔案管理

吳金鳳

摘 要：加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。本文對如何搞好財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)；檔案管理；措施

財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化、長期性的工作，由于檔案數(shù)據(jù)的特殊性，導(dǎo)致了檔案管理的特殊性?，F(xiàn)階段的檔案管理，只是信息化管理的初步探究階段，期間也出現(xiàn)了安全性等令人堪憂的問題。因此，我們必須積極地尋找更多更有效的檔案管理方式，為企業(yè)的發(fā)展及決策提供數(shù)據(jù)支持，更好體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的價(jià)值。

1 有效實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

首先，隨著時(shí)代發(fā)展，信息也在不斷地完善，信息資源則是信息時(shí)代最寶貴的財(cái)富，而財(cái)務(wù)檔案反映的是一個(gè)企事業(yè)的單位的經(jīng)濟(jì)信息，它可謂是一個(gè)企事業(yè)單位的重要信息，對于企事業(yè)單位的發(fā)展有著舉足輕重的作用，因?yàn)槿绻樌行У剡M(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的管理，會(huì)為企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)和經(jīng)濟(jì)奠定良好的基礎(chǔ)。所以，有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的管理對企事業(yè)單位的發(fā)展有著重大的意義。

其次，從財(cái)務(wù)檔案管理角度講，企事業(yè)單位相關(guān)的一些高層決策所需要的依據(jù)是財(cái)務(wù)檔案提供的，企事業(yè)單位的一些經(jīng)濟(jì)開銷及重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，都會(huì)在財(cái)務(wù)檔案中體現(xiàn)出來的。財(cái)務(wù)檔案會(huì)真實(shí)有效地將單位的財(cái)務(wù)信息分析、整合、歸類地反映出來，甚至可以將以往的經(jīng)營狀況反饋出來，它反映的財(cái)務(wù)信息對于企事業(yè)單位的管理層作為經(jīng)營決策，不但具有非常大的借鑒意義，還具有更重要的參考依據(jù)。

最后，作為企事業(yè)單位制定預(yù)算的基礎(chǔ)，可以說根據(jù)財(cái)務(wù)檔案更合適。無論企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，它的開源節(jié)流都與財(cái)務(wù)檔案的有效管理息息相關(guān)，只有進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)管理，企事業(yè)單位才能獲取良好的經(jīng)濟(jì)效益。無論企事業(yè)單位的大小，這個(gè)單位平時(shí)的收入和支出以及單位的重大的經(jīng)?；顒?dòng)和支出都會(huì)體現(xiàn)在賬務(wù)檔案上。所以說無論對于企事業(yè)單位的優(yōu)化升級(jí)，還是單位的管理改善，有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理都非常有利。

2 搞好財(cái)務(wù)檔案管理的措施

1、制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

目前還沒有統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作難以順利開展。要提高管理水平，就必須制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)信息化管理手段，統(tǒng)一管理方法和管理設(shè)備。這樣才能夠最大限度的促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效進(jìn)行，才能夠?yàn)樨?cái)務(wù)檔案的調(diào)取工作提供方便。而要統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，需要國家制定相關(guān)的規(guī)范，各個(gè)單位要根據(jù)規(guī)范制定符合自身實(shí)際情況的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且要依照標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作。同時(shí)，還需要采用信息化管理技術(shù)，取締紙質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案，統(tǒng)一采用計(jì)算機(jī)管理的方式。這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一。

2、不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的軟硬件建設(shè)

要為檔案部門添置必要的設(shè)備和相應(yīng)的管理軟件等，建立財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)，使用戶足不出戶，就能進(jìn)行檔案咨詢查閱、利用，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化服務(wù)。另外，財(cái)務(wù)在選擇財(cái)務(wù)電算化軟件時(shí)，最好是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件，而且要完善財(cái)務(wù)電算化環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。如核算和管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件資料必須由各經(jīng)辦人定期負(fù)責(zé)實(shí)行雙備份存儲(chǔ)，并分室保管，以免系統(tǒng)出錯(cuò)時(shí)能及時(shí)修復(fù)數(shù)據(jù)，確保財(cái)務(wù)電算化工作的正常、順利進(jìn)行。

3、努力做好財(cái)務(wù)檔案工作的規(guī)范化管理

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是做好檔案管理的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好軟硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理和及時(shí)歸檔則是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作，因此，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)思想。單位財(cái)務(wù)部門在會(huì)計(jì)核算過程中，要按照統(tǒng)一的規(guī)范格式，健全各類憑證、賬簿的記錄和保管要求，并嚴(yán)格遵守合理、科學(xué)的財(cái)務(wù)憑證傳遞程序，保證財(cái)務(wù)檔案的及時(shí)、完整和規(guī)范。如整理裝訂除了要及時(shí)，還必須各負(fù)其責(zé)：一是為了防止財(cái)務(wù)憑證散亂和遺失，一般要求財(cái)務(wù)部門指定的財(cái)務(wù)憑證管理人員，按照當(dāng)月記賬憑證的數(shù)量，定期整理并裝訂成冊，并做到整齊美觀；二是財(cái)務(wù)賬簿由記賬人員負(fù)責(zé)整理并裝訂；財(cái)務(wù)報(bào)告由經(jīng)辦財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)整理并裝訂；備查類及其他各類需歸檔的資料由各相關(guān)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)整理并裝訂，裝訂成冊后再交由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的管理員統(tǒng)一整理歸檔。對于已由財(cái)務(wù)部門交由檔案部門保管的財(cái)務(wù)檔案，任何人都無權(quán)私自拆封和抽換，如果確需拆封，則應(yīng)保持原卷宗的封裝，而且應(yīng)由單位檔案部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門原經(jīng)辦人員共同拆封并整理后存檔，以分清責(zé)任；對于暫時(shí)保管在財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)檔案，如果確需拆封，則需報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意并在其指定人員的監(jiān)督下辦理拆封整理歸檔等手續(xù)。

4、嚴(yán)格規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的借閱程序

財(cái)務(wù)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，不能視同一般檔案來管理。財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)健全并嚴(yán)格辦理財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱和復(fù)印登記手續(xù)。借閱人應(yīng)切實(shí)負(fù)責(zé)所借檔案的安全，不得損壞、涂改、拆卷。在借閱和歸還時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)，保管人必須檢查案卷有否損壞、遺缺，并在登記簿上簽收注銷。如果是本單位有權(quán)屬的因正當(dāng)理由需要查閱的財(cái)務(wù)檔案，則需財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意并辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱；如果是外單位需要查閱財(cái)務(wù)檔案，則需要提交外單位的正式介紹信，而且經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意并辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱。財(cái)務(wù)檔案不得外借，如確有需要，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，并辦妥相關(guān)手續(xù)后才能復(fù)印。

5、加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

企業(yè)應(yīng)該定期組織財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員開展多種技能培訓(xùn)，全面提高他們的專業(yè)技能、管理水平、職業(yè)道德修養(yǎng)和綜合素質(zhì)，讓他們能掌握財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)專業(yè)技能，并用定期考試的方式對培訓(xùn)成果進(jìn)行考核和檢驗(yàn)，只有合格者才能上崗。同時(shí)，將培訓(xùn)考核的成績納入績效考核，提高工作人員的學(xué)習(xí)動(dòng)力。

總之，各個(gè)單位必須從管理設(shè)施和管理人員的建設(shè)入手，在遵守國家統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，開展財(cái)務(wù)檔案管理工作。這樣才能夠保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化。

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