王鳳霞(中國科學(xué)院 計算機網(wǎng)絡(luò)信息中心,北京 100190)

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ARP預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)用探索①

王鳳霞
(中國科學(xué)院 計算機網(wǎng)絡(luò)信息中心,北京 100190)

摘 要:隨著國家建設(shè)和信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,研究所在發(fā)展的同時業(yè)務(wù)范圍也在逐步擴張和多元化,如何在這一過程中實現(xiàn)合理、高效的預(yù)算管理和監(jiān)控,成為研究所預(yù)算管理的核心.本項目基于ARP綜合財務(wù)和科研項目系統(tǒng),根據(jù)研究所以課題為成本中心的核算體制模式,建立ARP預(yù)算管理系統(tǒng),關(guān)聯(lián)科研項目預(yù)算與實際支出,通過課題預(yù)算錄入、報銷預(yù)算控制及實時預(yù)算查詢等業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)事前預(yù)算編制、事中預(yù)算控制和事后預(yù)算分析的預(yù)算管理模式,為研究所管理者和科研人員提供預(yù)算執(zhí)行情況、收支明細查詢等綜合信息服務(wù).

關(guān)鍵詞:ARP; 預(yù)算控制; 預(yù)算分析; 管理信息系統(tǒng)

1　引言

科研管理信息化是中科院信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,ARP項目是實現(xiàn)中科院科研管理信息化的系統(tǒng)工程.ARP項目從院所兩級治理結(jié)構(gòu)出發(fā),以科研計劃與執(zhí)行管理為核心,綜合運用創(chuàng)新的管理理念和先進的信息技術(shù),對中科院全院人力、資金、科研基礎(chǔ)條件等資源配置及相關(guān)管理流程進行整合與優(yōu)化,構(gòu)建了有效的管理服務(wù)信息技術(shù)平臺.ARP項目綜合財務(wù)系統(tǒng)為研究所提供了財務(wù)核算平臺,形成的財務(wù)核算信息為基礎(chǔ)決策提供了基礎(chǔ)信息,ARP網(wǎng)上報銷為研究所廣大科研工作者提供了自助報銷和查詢的平臺,提高了財務(wù)核算工作效率.

隨著ARP應(yīng)用逐漸深入,研究所對財務(wù)管理精細化的需求日益增強,對經(jīng)費細化管理也提出了更高的要求.目前科學(xué)院各研究所科研項目經(jīng)費來源多樣,具體預(yù)算項目和預(yù)算控制方式各有不同.科研項目日常支出由課題人員通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填報,項目的具體支出無法與項目預(yù)算直接對應(yīng),項目負責人也無法隨時了解項目各項預(yù)算的結(jié)余和超支情況,只能定期通過財務(wù)部門提供的項目支出明細了解項目的實際支出情況和預(yù)算結(jié)余,無法按項目預(yù)算來控制日常支出.往往是課題結(jié)題前,項目組人員根據(jù)項目支出自行編寫項目預(yù)算執(zhí)行情況,有大量經(jīng)費支出需要財務(wù)人員調(diào)賬,帶來較大的審計風(fēng)險.

基于ARP綜合財務(wù)和科研項目系統(tǒng),根據(jù)研究所以課題為成本中心的核算體制模式,建立ARP預(yù)算管理系統(tǒng),關(guān)聯(lián)科研項目預(yù)算與實際支出,通過課題預(yù)算錄入、報銷預(yù)算控制及實時預(yù)算查詢等業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)事前預(yù)算編制、事中預(yù)算控制和事后預(yù)算分析的預(yù)算管理模式,為研究所管理者和科研人員提供預(yù)算執(zhí)行情況、收支明細查詢等綜合信息服務(wù).

1.2當前現(xiàn)狀與趨勢

隨著國家建設(shè)和信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,研究所在發(fā)展的同時業(yè)務(wù)范圍也在逐步擴張和多元化,如何在這一過程中實現(xiàn)合理、高效的預(yù)算管理和監(jiān)控,成為研究所預(yù)算管理的核心.近些年來,隨著信息化的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的預(yù)算管理已無法處理日益增加的海量數(shù)據(jù)信息,逐漸暴露出了一些問題和弊端,給研究所的長足發(fā)展帶來了或多或少的問題.

(1)預(yù)算編制的準確性有待提高.

隨著業(yè)務(wù)量規(guī)模的不斷擴大,預(yù)算管理工作量越來越大,預(yù)算程序越來越復(fù)雜,傳統(tǒng)的預(yù)算管理依靠基本的辦公軟件,通過設(shè)置公式來進行預(yù)算管理工作,其效率低,出錯率高,預(yù)算編制比較零散,缺乏協(xié)調(diào)性,信息化不足,數(shù)據(jù)無法得到有效共享,編制過程中也缺乏部門間的協(xié)調(diào)與配合,削弱了預(yù)算的合理性,同時也導(dǎo)致預(yù)算管理的權(quán)責利不匹配[1].

(2)預(yù)算執(zhí)行和控制不到位.

傳統(tǒng)的預(yù)算管理,一方面普遍存在重編制、輕執(zhí)行的現(xiàn)象,對預(yù)算執(zhí)行過程沒有進行及時的跟蹤和調(diào)查.另一方面對預(yù)算的執(zhí)行缺乏有效的監(jiān)控措施,沒有建立預(yù)警機制,控制手段主要以事后控制為主,缺乏事前和事中控制,信息化程度不高也導(dǎo)致研究所對預(yù)算的執(zhí)行偏差無法進行預(yù)先的掌握,不能及時發(fā)現(xiàn)、調(diào)節(jié)和糾正,增加了研究所預(yù)算執(zhí)行的風(fēng)險和失誤幾率,缺乏有效的工具和手段以支持對預(yù)算執(zhí)行的動態(tài)過程監(jiān)控.

(3)預(yù)算分析體系的缺乏.

精確的預(yù)算分析是預(yù)算管理工作的核心內(nèi)容,目前傳統(tǒng)的預(yù)算管理缺乏科學(xué)的預(yù)算分析體系,會計核算對預(yù)算的支持力度不夠,無法及時、全面的獲取預(yù)算分析所需的實際數(shù)據(jù),且信息化程度不足以支撐實時在線分析,差異分析難度大、復(fù)雜性高,這樣致使預(yù)算執(zhí)行控制意識不足,積極性不高,易造成預(yù)算執(zhí)行偏差的情況.

ARP所級預(yù)算管理是基于研究所以課題為成本中心的核算體制模式,建立的課題預(yù)算定義、錄入、審批、控制及查詢分析的管理信息系統(tǒng).包括部門預(yù)算和課題預(yù)算,從總預(yù)算到明細預(yù)算,實現(xiàn)預(yù)算經(jīng)費的精細化管理,同時關(guān)聯(lián)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進行實時預(yù)算控制,為管理人員和課題負責人提供實時的預(yù)算支出控制與預(yù)算執(zhí)行查詢的綜合信息服務(wù).

2　預(yù)算管理信息系統(tǒng)的特點

21世紀是信息化的時代,信息化技術(shù)已廣泛用于社會各個領(lǐng)域.運用新的多元化信息技術(shù)手段,可以高效的實現(xiàn)對科研項目預(yù)算從宏觀到微觀的管理和監(jiān)控,從而加強科研預(yù)算管理的科學(xué)性、客觀性.實施預(yù)算精細化管理,必須要有信息化管理系統(tǒng)的支撐,因此,科研預(yù)算管理信息化建設(shè),是研究所管理創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢.

(1)信息化下預(yù)算管理的特征.

首先,信息化下的預(yù)算管理,各級用戶能夠在不同地點、同一時間發(fā)送和查閱預(yù)算信息,不再受時間、地點的限制,實行了網(wǎng)絡(luò)化的管理.同時,預(yù)算信息系統(tǒng)編制了預(yù)算模版、檢查糾錯和自動匯總計算的功能模塊,充分的保證了預(yù)算和執(zhí)行的快速與準確性,提高了預(yù)算管理的效率和質(zhì)量.其次,信息化下的預(yù)算管理中各業(yè)務(wù)部門都參與了預(yù)算的系統(tǒng)管理,各項業(yè)務(wù)的申請、審批、批準等流轉(zhuǎn)在系統(tǒng)中按照固定的程序和權(quán)限來完成,形成了全面的系統(tǒng)監(jiān)管,充分實現(xiàn)預(yù)算編制、監(jiān)督控制、分析調(diào)整的一體化.另外,在系統(tǒng)的支持下,信息傳遞和共享效率提升,通過預(yù)算系統(tǒng)與財務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的緊密集成,也使得預(yù)算控制以及預(yù)算的及時有效分析成為可能,為預(yù)算控制和預(yù)警提供支撐,同時也可為決策者提供實時的參考數(shù)據(jù).

(2)信息化下預(yù)算管理的流程.

信息化的科研預(yù)算精細化管理流程主要包括預(yù)算定義、預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算控制、預(yù)算查詢、預(yù)算分析等模塊.在預(yù)算定義流程中,建立各類預(yù)算模板以及會計科目與預(yù)算科目映射關(guān)系; 在預(yù)算編制流程中,根據(jù)授權(quán)分工的不同,由各業(yè)務(wù)人員及課題負責人分別編制部門預(yù)算及課題的預(yù)算數(shù)據(jù); 在預(yù)算審批流程中,按權(quán)限由不同職能部門對各類預(yù)算數(shù)據(jù)進行審批; 在預(yù)算控制流程中,通過預(yù)算實際執(zhí)行的數(shù)據(jù)與計劃數(shù)據(jù)的對比分析,對預(yù)算執(zhí)行進度進行實施監(jiān)控與預(yù)警; 在預(yù)算查詢流程中,可以查詢各類預(yù)算的執(zhí)行情況、借款情況、收入與支出明細等信息; 在預(yù)算分析流程中,可以進行預(yù)算差異分析、例外分析、預(yù)算調(diào)整,為預(yù)算分析報告提供基礎(chǔ)信息.通過這種精細化管理流程可以實現(xiàn)預(yù)算管理的事前計劃、事中控制、事后分析的管理目標.

(3)信息化下預(yù)算管理的完善.

首先,研究所要重視信息化在預(yù)算管理中的重要性.領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要樹立全新的意識,重視對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的投入,為建立和完善的信息預(yù)算系統(tǒng)打下良好的基礎(chǔ).其次,建立一支專業(yè)的預(yù)算管理隊伍,完善預(yù)算管理機制.目前研究所基本都是由科研部門或財務(wù)部門人員兼職做預(yù)算,預(yù)算的錄入、授權(quán)、審批、控制的工作量很大,兼職管理人員的時間和精力難以都到保障,建議配備專職的預(yù)算管理人員,主要負責預(yù)算的管理工作; 同時建立和完善預(yù)算管理機制,明確預(yù)算責任制,加強對預(yù)算管理的監(jiān)督和控制,形成強有力的管理系統(tǒng).另外,加強研究所戰(zhàn)略目標與預(yù)算的結(jié)合.信息預(yù)算管理系統(tǒng)的建立是以實現(xiàn)研究所戰(zhàn)略目標為依據(jù)的,將研究所建立的戰(zhàn)略目標與預(yù)算系統(tǒng)掛鉤,指導(dǎo)后續(xù)預(yù)算的編制,使得預(yù)算流程真正成為以戰(zhàn)略為核心的預(yù)算.

3　預(yù)算管理信息系統(tǒng)的主要功能

3.1系統(tǒng)整體架構(gòu)

預(yù)算系統(tǒng)是與財務(wù)核算系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián),基于研究所以課題為成本中心的核算體制模式,建立的課題預(yù)算錄入、預(yù)算控制、預(yù)算查詢和預(yù)算分析的管理信息系統(tǒng).從部門預(yù)算到課題預(yù)算,從課題總預(yù)算到支出明細預(yù)算,層層細化,關(guān)聯(lián)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和所級核算系統(tǒng)為管理者和課題負責人提供實時的預(yù)算支出控制、預(yù)算執(zhí)行情況查詢和項目預(yù)算分析報告的綜合信息服務(wù)系統(tǒng).預(yù)算系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)流程如圖1所示

3.2系統(tǒng)功能特性

ARP預(yù)算管理信息系統(tǒng)主要包括預(yù)算模板定義、會計科目映射、預(yù)算錄入、預(yù)算審批、預(yù)算分析、信息推送和預(yù)算控制等功能.通過建立會計科目映射關(guān)系將預(yù)算系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián),實現(xiàn)預(yù)算結(jié)余資金時時查詢,關(guān)聯(lián)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)預(yù)算金額時時控制.通過預(yù)算系統(tǒng)應(yīng)用,為研究所經(jīng)費管理提供信息服務(wù)[2].

圖1　預(yù)算系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)流程圖

(1)預(yù)算模板定義

預(yù)算模板是預(yù)算數(shù)據(jù)錄入的基礎(chǔ),在課題預(yù)算錄入之前首先要選擇預(yù)算模板.根據(jù)科研項目類型預(yù)置八類通用預(yù)算模板,研究所可根據(jù)單位實際管理需要,新增部門預(yù)算模板、虛擬課題預(yù)算模板和科研課題預(yù)算模板.預(yù)算模板可以根據(jù)預(yù)算項目設(shè)置層級,對只需要了解預(yù)算總金額執(zhí)行進度的課題,也可以設(shè)置只包括總預(yù)算的預(yù)算模板.

(2)會計科目映射

預(yù)算模板的預(yù)算科目是根據(jù)經(jīng)費管理的需要設(shè)定的,財務(wù)核算會計科目是根據(jù)財政部統(tǒng)一規(guī)定設(shè)定的,預(yù)算科目與會計科目的明細程度不一致,無法實現(xiàn)一一對應(yīng).通過建立預(yù)算科目和會計科目的映射關(guān)系,將預(yù)算系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián),建立在預(yù)算系統(tǒng)錄入的課題預(yù)算與財務(wù)系統(tǒng)核算的課題支出的對應(yīng)關(guān)系,從而自動統(tǒng)計課題的各類預(yù)算項目的實際支出金額.

(3)預(yù)算錄入

預(yù)算分為科研課題預(yù)算、虛擬課題預(yù)算和部門預(yù)算三種類型,在錄入預(yù)算之前要先選擇預(yù)算模板,一個課題預(yù)算只能選擇一個預(yù)算模板.根據(jù)選擇的預(yù)算模板對應(yīng)的預(yù)算項目,錄入各預(yù)算項目的預(yù)算金額,根據(jù)預(yù)算模板的層級結(jié)構(gòu),明細預(yù)算金額自動匯總生成預(yù)算總金額.

根據(jù)課題預(yù)算執(zhí)行情況,預(yù)算執(zhí)行年度可以進行預(yù)算追加和預(yù)算調(diào)整,系統(tǒng)內(nèi)預(yù)算調(diào)整通過預(yù)算版本來記錄,最后一個預(yù)算版本的預(yù)算數(shù)據(jù)作為日常預(yù)算支出控制的基礎(chǔ),同時歷史預(yù)算版本數(shù)據(jù)在系統(tǒng)保留可查詢.

(4)預(yù)算審批

為了確保預(yù)算數(shù)據(jù)的安全,預(yù)算錄入以后還需要通過預(yù)算審批才能生效,才可以對其進行預(yù)算分析和預(yù)算控制,這樣就可以避免有人隨意改動預(yù)算數(shù)據(jù),只有經(jīng)過授權(quán)的角色才可以修改相關(guān)數(shù)據(jù),有助于保障預(yù)算分析提供給用戶的數(shù)據(jù)資料的一貫性和真實性.

(5)預(yù)算分析

預(yù)算執(zhí)行情況分析包括預(yù)算執(zhí)行情況、課題收支明細、課題可用資金的分析和查詢等.課題預(yù)算執(zhí)行情況根據(jù)預(yù)算系統(tǒng)錄入的預(yù)算和財務(wù)系統(tǒng)核算的課題支出,自動生成,通過預(yù)算支出與會計核算科目的映射,預(yù)算管理系統(tǒng)可以實時提供給用戶有關(guān)科研課題從經(jīng)費總額使用到預(yù)算支出明細的預(yù)算執(zhí)行比較及具體支出的財務(wù)核算情況.

①用戶打開預(yù)算分析就可以清楚看到承擔的各個科研課題的預(yù)算執(zhí)行情況比較,包括課題負責人、子課題編號和名稱及項目類型、預(yù)算總額、預(yù)算結(jié)余、收入總額、支出總額、借款未報銷、可用資金、超支監(jiān)控和課題開始結(jié)束時間、執(zhí)行狀態(tài)等信息,如圖2所示.

圖2　課題總體預(yù)算分析

②用戶打開其中任一子課題編號,系統(tǒng)就可以提供該課題的“課題預(yù)算支出表”,該表格詳細反映了課題的預(yù)算科目名稱、預(yù)算金額、支出金額、借款未報銷金額、預(yù)算結(jié)余及控制類型等具體情況,如圖3 所示.

圖3　課題具體預(yù)算分析

③預(yù)算執(zhí)行情況查詢有鉆探查詢功能,點擊預(yù)算執(zhí)行情況表的支出數(shù)據(jù),可以鉆探到預(yù)算科目對應(yīng)的會計科目支出,點擊會計科目支出可以鉆探到這個會計科目下的支出明細.同時可以按發(fā)生時間和預(yù)算科目排序查詢項目全部支出明細.點擊本年收入和本年支出也可以鉆探查詢到具體的收支明細金額,如圖4所示.

圖4　課題支出科目預(yù)算分析

(6)信息推送

系統(tǒng)提供信息推送功能,可以按課題配置需要發(fā)送提醒郵件的郵件地址,系統(tǒng)默認每個課題的信息發(fā)送地址是課題負責人,同時資產(chǎn)財務(wù)預(yù)算管理人員可以將課題秘書等其他人員的郵件地址增加到信息推送配置系統(tǒng)中.根據(jù)預(yù)算預(yù)警金額的設(shè)定,系統(tǒng)可自動推送預(yù)算結(jié)余預(yù)警通知郵件,當課題預(yù)算結(jié)余低于設(shè)定的預(yù)警值并且課題發(fā)生報銷業(yè)務(wù),將發(fā)送課題預(yù)算執(zhí)行預(yù)警通知給課題負責人和課題秘書等相關(guān)人員.

(7)預(yù)算控制

預(yù)算控制定義后,課題組在網(wǎng)上報銷進行課題支出時,系統(tǒng)會根據(jù)控制方式進行自動提醒和控制,按控制級別從高到低分為: 絕對控制、控制提醒和不控制,各研究所可以根據(jù)情況設(shè)置控制方式.

如果采用“絕對控制”方式,課題報銷人員在做網(wǎng)上報銷工作時,當出現(xiàn)預(yù)算結(jié)余不足提交報銷單和審批報銷單時系統(tǒng)會有提示信息出現(xiàn),且不允許保存,該方式主要對國家嚴格要求不允許超值的科目進行設(shè)置; 如果采用“控制提醒”方式,課題報銷人員在做網(wǎng)上報銷工作時,當出現(xiàn)預(yù)算結(jié)余不足提交報銷單和審批報銷單時系統(tǒng)都會有提示信息出現(xiàn),但不影響報銷流程的完成,一般研究所都采用此方式.如果采用“不控制”方式,當課題結(jié)余不足時,系統(tǒng)不做任何提示.

綜上所述,預(yù)算數(shù)據(jù)錄入實現(xiàn)了事前預(yù)算編制,網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)的實時監(jiān)控相結(jié)合促進了科研經(jīng)費的精細化管理,實現(xiàn)了事中控制與事后分析的科學(xué)結(jié)合,預(yù)算分析可以提供給用戶科研經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行具體情況,對項目經(jīng)費執(zhí)行進行了事后分析.為研究所管理者和科研人員提供預(yù)算執(zhí)行情況、收支明細查詢等綜合信息服務(wù).

4　總結(jié)和展望

隨著國家各級財政科技投入的持續(xù)增長,我國科技研發(fā)已經(jīng)走出了經(jīng)費短缺的時代.但是如何做好科研經(jīng)費預(yù)算管理,如何讓科研經(jīng)費反映科技項目研發(fā)消耗的真實資源,與實現(xiàn)“不差錢”同樣重要.中科院ARP系統(tǒng)特別是預(yù)算管理與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是創(chuàng)新科研經(jīng)費預(yù)算管理的重要工具,是創(chuàng)新科研機構(gòu)財務(wù)服務(wù)的重要工具,是創(chuàng)新預(yù)算控制與預(yù)算監(jiān)督考核融合的重要工具,同時,ARP預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和運用是一個不斷完善的過程,需要根據(jù)管理目標和要求進行不斷改進,從而使會計信息更兼容、有效和快捷,更好地服務(wù)于科研和各項業(yè)務(wù)的發(fā)展.

參考文獻

1何小東.信息化在企業(yè)預(yù)算管理中的應(yīng)用研究.當代經(jīng)濟,2010.

2夏友全.以ARP 預(yù)算管理系統(tǒng)為手段創(chuàng)新財務(wù)服務(wù)機制.科技促進發(fā)展,2012.

ARP Budget Management Information System Application

WANG Feng-Xia
(Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences,Beijing 100190,China)

Abstract:With the continuous development of national construction and information industry,Institute gets a rapid development in scope and diversification of business.In this process how to achieve reasonable and efficient budget management and control has become the core of the budget management.This project is based on ARP comprehensive financial and scientific research project system.According to the accounting system model in which subject section acts as the accounting core in the institute,ARP budget management system is established,linking the scientific project budget and actual outlay.Through the input of the project budget,the budget control of the claim payment and the real-time inquiry of the budget,the budget management model of budget making in advance,budget control during the project and budget analysis after the project is realized,which provides the implementation of the budget and expenditure details and other information services to the management and scientific research personnel in the institute.Key words: academia resource planning; budget control; budget analysis; management information systems

收稿時間:①2015-06-29;收到修改稿時間:2015-08-24