汕尾市第二人民醫(yī)院(汕尾逸揮基金醫(yī)院) 何啟帆 劉利君
醫(yī)院臨床工程信息運維平臺的設(shè)計與實現(xiàn)
汕尾市第二人民醫(yī)院(汕尾逸揮基金醫(yī)院) 何啟帆 劉利君
【摘要】信息化技術(shù)是當(dāng)前醫(yī)院管理的重要手段。隨著我院業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大,醫(yī)療、計算機、水電等相關(guān)設(shè)備不斷增加,醫(yī)院臨床工程信息科的運維工作也隨之而變得復(fù)雜繁重,運維成本呈指數(shù)級增長。根據(jù)以上的實際情況和特殊需求,我院對其進(jìn)行一系列的調(diào)研、設(shè)計、改進(jìn),初步建立一套臨床工程信息運維平臺。實現(xiàn)對相關(guān)硬件的購置、使用、計量(醫(yī)療設(shè)備)、保養(yǎng)、維修直至報廢進(jìn)行全程動態(tài)管理。其內(nèi)容涵蓋了對硬件設(shè)備、人員、運維保障等各個環(huán)節(jié)的計算機信息管理。本文分析了系統(tǒng)的設(shè)計理念和設(shè)計架構(gòu),闡述了系統(tǒng)模塊功能、建設(shè)目標(biāo)及建設(shè)意義。
【關(guān)鍵詞】硬件數(shù)字化管理;垂直運維;水平管理
我院臨床工程信息科主要負(fù)責(zé)醫(yī)院信息化建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備日常維護(hù)及水電供應(yīng)等相關(guān)工作。越來越復(fù)雜的醫(yī)療信息系統(tǒng)應(yīng)用和繁重的維護(hù)工作任務(wù)已成為臨床工程信息科面臨的挑戰(zhàn)。主要體現(xiàn)在:龐大的設(shè)備紙質(zhì)資料檔案,手工查閱檢索困難,手工資產(chǎn)盤點清查費時費力;設(shè)備故障率高、響應(yīng)不及時、故障修復(fù)周期長導(dǎo)致醫(yī)生護(hù)士乃至患者的滿意度低;運維服務(wù)經(jīng)常性出現(xiàn)丟單、漏單、錯單現(xiàn)象的發(fā)生,無法識別、避免低效環(huán)節(jié);設(shè)備日常運營成本高,效益分析評估相關(guān)數(shù)據(jù)支持不夠;定期巡檢、PM保養(yǎng)、報修等流程不完善,缺少保養(yǎng)、計量等事件到期預(yù)先提醒機制;科內(nèi)工作沒有實行流程化,無法對科內(nèi)人員進(jìn)行全程調(diào)配與監(jiān)督;工作無法量化,缺少考核機制,維修人員積極性較低等。基于以上面臨的問題,建設(shè)一套臨床工程信息運維平臺至關(guān)重要。能有效貫穿PDCA管理理念,構(gòu)建信息化管理體系,梳理運維服務(wù)流程,形成閉環(huán)的管理機制。實現(xiàn)對設(shè)備從入庫至報廢全生命流程的精細(xì)化管理,完善配置信息、資產(chǎn)信息管理,實時、準(zhǔn)確了解資源和業(yè)務(wù)發(fā)展情況。實現(xiàn)透明實時的工單服務(wù)過程管理,量化工作考核機制,提高運維效率,驅(qū)動改善循環(huán),進(jìn)而實行運維管理的規(guī)范化、流程化和自動化。
(一)設(shè)計理念
系統(tǒng)設(shè)計的思維方式主要體現(xiàn)在以運維事件為主線,通過掌控、管控、把控和風(fēng)控四個方面實現(xiàn)對設(shè)備和信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理。
(二)架構(gòu)設(shè)計
整個系統(tǒng)架構(gòu)貫穿了垂直運維和水平管理兩大體系。分別從運營管理、管控、維護(hù)和保障四個環(huán)節(jié)形成 閉環(huán)式的運維管理機制,實現(xiàn)對人員、過程、資源、技術(shù)四要素進(jìn)行科學(xué)的管理。
(三)功能設(shè)計
1.運維管理
在維修處理中,有詳細(xì)的維修步驟,記錄維修過程中的相關(guān)信息;設(shè)備維修完成后,科室進(jìn)行驗收確認(rèn),確保完成了維修工作。在設(shè)備工作提醒平臺中,對維修處理狀態(tài)的更新進(jìn)行及時提醒等。實現(xiàn)統(tǒng)一報障、統(tǒng)一監(jiān)控、統(tǒng)一調(diào)配等功能。
2.設(shè)備管理
(1)備電子檔案管理
從設(shè)備購置、使用、計量保養(yǎng)、使用管理等信息實現(xiàn)電子檔案管理,能及時準(zhǔn)確掌握設(shè)備相關(guān)信息,避免資產(chǎn)流失,且能快速有效進(jìn)行盤點匯總實現(xiàn)設(shè)備折舊管理,折舊年限及折舊方式,自動折舊計提;實現(xiàn)設(shè)備轉(zhuǎn)移管理,實現(xiàn)醫(yī)療、計算機相關(guān)硬件設(shè)備在各個科室的相互轉(zhuǎn)移。
(2)維修管理
具備詳細(xì)的維修過程記錄管理,全程記載設(shè)備的維修情況;可記錄、查詢每臺設(shè)備的既往維修成本??刹樵兒徒y(tǒng)計各維修工程師的工作量,并能以圖表形式展示。
(3)保養(yǎng)PM
可記錄和查詢設(shè)備PM信息、PM時間、PM周期、PM費用、PM內(nèi)容等,且能對近期內(nèi)需要PM的設(shè)備進(jìn)行提醒等。
(4)計量管理
能對需要強檢的設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識,并設(shè)置強檢周期;有效的配合計量監(jiān)督局的工作,記錄設(shè)備每次的計量情況;能按科室、設(shè)備名稱進(jìn)行查詢設(shè)備的計量清單、定期檢測明細(xì)記錄。能提醒各強檢證的到期時間,從而有效的控制風(fēng)險。
(4)保修提醒
制定設(shè)備的保養(yǎng)信息,可查詢和統(tǒng)計設(shè)備報修期、報修狀態(tài)等保修信息。對近期內(nèi)需要保養(yǎng)的設(shè)備進(jìn)行預(yù)警。
(5)評估分析
系統(tǒng)能顯示設(shè)備的既往維修記錄,并能自動計算出設(shè)備維修保養(yǎng)費用,設(shè)備當(dāng)月利潤、設(shè)備使用率和設(shè)備效益值,并以圖表形式展示,能進(jìn)行簡單的設(shè)備運營評估。
3.信息系統(tǒng)管理
(1)信息系統(tǒng)版本管理
記錄院內(nèi)各信息系統(tǒng)的版本、上線日期、修改內(nèi)容等相關(guān)信息。
(2)信息系統(tǒng)漏洞管理
記錄各信息系統(tǒng)漏洞相關(guān)信息,能自動提醒尚未修復(fù)的漏洞,且記錄各信息系統(tǒng)漏洞修復(fù)的相關(guān)信息。
(3)信息系統(tǒng)維護(hù)管理
記錄各信息系統(tǒng)日常維護(hù)相關(guān)信息,可查詢既往維修記錄。
(4)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理
記錄、保存、查詢各個信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫備份相關(guān)信息及備份文件;信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫備份文件模擬還原記錄管理。
4.員工管理
(1)考勤管理
具備排班、值班、調(diào)班管理,實現(xiàn)每個維修工作小組可以設(shè)定本組的排班規(guī)則,值班人員可登記當(dāng)天值班記錄及交班提示,提高工作的延續(xù)性,且能實現(xiàn)調(diào)換班申請和領(lǐng)導(dǎo)審批等功能。
(2)工作動態(tài)管理
能集中顯示科內(nèi)所以維修員的動態(tài),方便人員調(diào)配和監(jiān)督。
(3)質(zhì)量管理
通過量化每件維修事件的難易度、完成情況及評價反饋,統(tǒng)計
考核每位維修員的工作量、服務(wù)態(tài)度及技術(shù)水平。
5.科室培訓(xùn)
(1)培訓(xùn)管理
具備崗前培訓(xùn)、層級培訓(xùn)及培訓(xùn)考核管理,提高人員技術(shù)水平。
(2)知識庫管理
能上傳、記錄及查詢維修經(jīng)驗和維修相關(guān)知識,知識庫按維修種類分類。
6.質(zhì)量控制
(1)巡檢管理
實現(xiàn)設(shè)備巡檢管理、數(shù)據(jù)機房巡檢管理、強、弱電間巡檢管理、動力機房巡檢管理、供水設(shè)備巡檢管理
(2)重大事故管理
能記錄重大軟、硬件事故的發(fā)生直到解決全過程的詳細(xì)信息。
(3)應(yīng)急演練管理
實現(xiàn)應(yīng)急預(yù)案管理和應(yīng)急演練管理,能記錄、查詢各個模塊的應(yīng)急預(yù)案和日常應(yīng)急演練記錄。
7.系統(tǒng)管理
(1)權(quán)限及權(quán)限組管理。
(2)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。
基于B/S結(jié)構(gòu)的運維平臺,網(wǎng)上報修改變了“電話報修、手工記錄”傳統(tǒng)方式,提升信息準(zhǔn)確性和實時性,使醫(yī)護(hù)人員有更多時間從事更專業(yè)的醫(yī)療服務(wù);該平臺有利于建立高效的預(yù)警機制,實現(xiàn)對全院醫(yī)療、水電、計算機相關(guān)設(shè)備及信息系統(tǒng)的整體把控,確保設(shè)備及信息系統(tǒng)在醫(yī)療上發(fā)揮最佳效能,有效避免醫(yī)療隱患的出現(xiàn)。有利于建立標(biāo)準(zhǔn)流程體系,量化考核機制,鼓勵科內(nèi)人員不斷提升技術(shù)水平,縮短維修時間,從而患者等待時間,緩解醫(yī)患矛盾。有利于規(guī)范了臨床工程信息部的管理,優(yōu)化科室工作流程;最大程度上加快故障處理速度,避免故障處理不徹底和連帶事故的出現(xiàn);合理配置資源,節(jié)省資源、降低運維成本;量化考核機制,提高員工積極性,縮短運維時間,提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量,提高用戶滿意度。最終確保醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、水電供應(yīng)和信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn),有效地保障醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常持續(xù)運行,為院領(lǐng)導(dǎo)全面了解醫(yī)療設(shè)備、水電供應(yīng)及信息系統(tǒng)的狀況和相關(guān)決策提供科學(xué)的依據(jù)。該平臺包括硬件數(shù)字化管理、運維服務(wù)管理、排班考勤管理等子系統(tǒng)。這些模塊都具有很強的推廣性,可適用于大中小醫(yī)院對設(shè)備、信息和水電等領(lǐng)域的管理。