北京海泰石油新技術(shù)開發(fā)中心　何小璉

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淺議企業(yè)往來賬管理的問題與對(duì)策

北京海泰石油新技術(shù)開發(fā)中心何小璉

摘 要：企業(yè)往來賬款是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的、有現(xiàn)實(shí)取得權(quán)利與支付義務(wù)的債權(quán)、債務(wù)類款項(xiàng)，包括應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款。它們是資產(chǎn)負(fù)債表中的重要組成部分，反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，也深刻影響著企業(yè)的資金占用以及運(yùn)營(yíng)成本。雖然適度合理的往來賬款能促進(jìn)企業(yè)打開市場(chǎng)或節(jié)約資金，但是，掛賬金額巨大、賬齡長(zhǎng)的往來賬款卻會(huì)侵蝕企業(yè)的利潤(rùn)、損害信譽(yù)，使企業(yè)喪失抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。因此作為企業(yè)，既要在瞬息萬變的市場(chǎng)中，使出渾身解數(shù)擴(kuò)大銷量占領(lǐng)市場(chǎng)，又要保證資金安全，想辦法使公司避開貨款無法收回、資金流斷裂的危險(xiǎn)境地。面對(duì)這一矛盾，企業(yè)的往來賬款起起伏伏。往來賬的管理由于其本身的矛盾性，以及長(zhǎng)期以來的觀念淡薄，致使這一企業(yè)管理的基本環(huán)節(jié)常常成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的短板，無論是上層決策者還是中層管理者與基層的執(zhí)行者，都缺乏行之有效的方法來解決這一難題。本文試圖通過對(duì)企業(yè)往來賬管理中存在的問題進(jìn)行層級(jí)分析，探究往來賬管理困難的原因以及解決的辦法，希望對(duì)此類工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：往來賬 存在的問題 對(duì)策

1　企業(yè)往來賬管理的含義

企業(yè)往來賬款是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的有現(xiàn)實(shí)取得權(quán)利與支付義務(wù)的債權(quán)、債務(wù)類款項(xiàng)，包括應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款。它們是資產(chǎn)負(fù)債表中的重要組成部分，反映著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況。雖然債權(quán)類往來掛賬意味著在收入增加的同時(shí)資金占用增加，債務(wù)類往來掛賬意味著占用對(duì)方資金，節(jié)約本單位成本。但這并不代表應(yīng)收越小越好，應(yīng)付越大越好，而是應(yīng)該將往來賬款控制在適度的范圍內(nèi)。往來賬管理就要求通過一系列措施，層層配合，加快清收、回籠資金、合理安排付款，降低企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。

2　企業(yè)往來賬管理中存在的問題及原因

現(xiàn)階段，企業(yè)的往來賬管理普遍存在以下幾個(gè)問題。

2.1決策層重業(yè)績(jī)輕往來，不重視往來賬管理

往來賬體現(xiàn)著企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，對(duì)它的重視程度卻不如營(yíng)業(yè)收入、經(jīng)營(yíng)成本、利潤(rùn)這些指標(biāo)。這是因?yàn)?，第一，?duì)企業(yè)決策者、經(jīng)理人的考核指標(biāo)偏重于銷售量和毛利、利潤(rùn)等經(jīng)營(yíng)指標(biāo)。企業(yè)生存要拼業(yè)績(jī)，只有銷量上升、利潤(rùn)增加才能生存下去。收入、毛利指標(biāo)直觀且較易核算。而企業(yè)往來賬對(duì)企業(yè)的影響不如銷售業(yè)績(jī)那樣立竿見影、容易核算。往來賬滲透于采購款、銷售款、費(fèi)用、工程款等絕大多數(shù)資金收付活動(dòng)中，應(yīng)收類款項(xiàng)實(shí)際意味著對(duì)方單位對(duì)企業(yè)資金的占有，有時(shí)間價(jià)值和機(jī)會(huì)成本，而這些并不容易計(jì)算或者即使通過財(cái)務(wù)費(fèi)用計(jì)算也很難對(duì)具體經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目產(chǎn)生的資占費(fèi)進(jìn)行劃分。往來賬考核與銷售量的負(fù)相關(guān)性，以及往來占資考核技術(shù)的復(fù)雜性，使決策層對(duì)它的關(guān)注度大大降低。第二，往來賬基數(shù)大、歷時(shí)長(zhǎng)，往來款通常從業(yè)務(wù)開展初期就產(chǎn)生了，尤其生產(chǎn)類企業(yè)由于使用押一付二、上線結(jié)算、加權(quán)結(jié)算等方式，采購款并不是掛賬多少就付款多少，付款時(shí)并不是對(duì)應(yīng)每筆訂單支付，而是余額累計(jì)、滾動(dòng)結(jié)算產(chǎn)生。新任管理者受“新人不理舊賬”思想的影響，并不愿意動(dòng)用現(xiàn)有的人、財(cái)、物去清理前任或者更早的往來賬。這就使一些款項(xiàng)掛賬時(shí)間長(zhǎng)，常常得不到解決。第三，許多企業(yè)年初就確立了年度經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，以此作為考核兌現(xiàn)的依據(jù)。當(dāng)年虧損或利潤(rùn)低沒有達(dá)到經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，就會(huì)影響員工與經(jīng)營(yíng)者當(dāng)年兌現(xiàn)獎(jiǎng)，而超額完成任務(wù)又可能使指標(biāo)下達(dá)者加碼來年的任務(wù)量。出于隱藏或粉飾業(yè)績(jī)的考量，個(gè)別企業(yè)通過往來賬人為操縱成本、收入，這既增加了核對(duì)的難度，又使經(jīng)營(yíng)者清理往來賬的意愿降低。

2.2管理層內(nèi)控體系不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏完善的往來賬管理制度

企業(yè)往來賬管理不僅面臨領(lǐng)導(dǎo)不重視的尷尬環(huán)境，各部門之間也缺乏有效地配合聯(lián)動(dòng)與風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任劃分，沒有一套行之有效的風(fēng)險(xiǎn)管控體系。有些單位在項(xiàng)目選擇時(shí)，只要有利潤(rùn)點(diǎn)就做，對(duì)合作方的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、信用記錄、還款壓力、業(yè)內(nèi)口碑缺乏認(rèn)真考察；在合同簽訂時(shí)，由于經(jīng)驗(yàn)不足，通常只關(guān)注業(yè)務(wù)標(biāo)的物、單價(jià)、數(shù)量是否正確，而對(duì)合同條款中的貨款結(jié)算方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方、違約條款、擔(dān)保條款不摳細(xì)節(jié)；在績(jī)效考核時(shí)，指標(biāo)不全、對(duì)業(yè)務(wù)部門只考核當(dāng)年的經(jīng)營(yíng)收入和毛利，缺乏風(fēng)險(xiǎn)追責(zé)。結(jié)果就是業(yè)務(wù)部門只沖產(chǎn)值，而短期內(nèi)擴(kuò)大銷量只能通過放寬授信額度和降低授信門檻，以應(yīng)收賬款大幅上升為代價(jià)。財(cái)務(wù)部門追在屁股后面催款，合同管理、經(jīng)營(yíng)管理、人事部門完全不插手。這一方面造成了財(cái)務(wù)疲于追賬、效果不佳，業(yè)財(cái)兩部門關(guān)系緊張。另一方面，由于信息不對(duì)稱、流程設(shè)計(jì)缺陷，相關(guān)部門沒有簽字審核職責(zé)設(shè)置，給權(quán)力尋租提供了空間。個(gè)別人受利益驅(qū)動(dòng)，又鉆了沒有回款責(zé)任、監(jiān)管責(zé)任的空子，有意在立項(xiàng)選擇、合同簽訂條款、績(jī)效開核指標(biāo)、人事考核中減少對(duì)往來賬的關(guān)注，間接侵蝕了本單位的利益，造成惡性循環(huán)。

2.3技術(shù)層面財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作不規(guī)范，財(cái)務(wù)部門往來賬管理技能欠缺

打鐵還需自身硬，財(cái)務(wù)部門管理著企業(yè)的資金流動(dòng)，對(duì)往來賬管理天然承擔(dān)著更多的職責(zé)。但由于體制、能力的限制，往來管理也粗枝大葉，缺乏應(yīng)收賬款清理的財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)制度約束不力。

第一，由于每天的工作繁雜，要處理合同會(huì)審、資金審批、匯劃、部門協(xié)調(diào)、內(nèi)部管理諸多事宜，財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)往來賬的關(guān)注也常常局限于月末、季末、年末的階段性關(guān)注。資金支付時(shí)，對(duì)支付條件、采購款對(duì)應(yīng)的貨款回籠情況并未深入研究，只要一把手簽字，業(yè)務(wù)付款成功的可能性就基本成立。

第二，財(cái)務(wù)部門崗位分工的模式以及頻繁調(diào)換也給財(cái)務(wù)人員的往來管理帶來困難。有些單位設(shè)置了收入會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)、費(fèi)用會(huì)計(jì)、資金會(huì)計(jì)分別核算，核算項(xiàng)目均涉及往來，卻沒有明確對(duì)往來賬款的責(zé)任。這使得財(cái)務(wù)部門內(nèi)部各崗位會(huì)計(jì)認(rèn)為自己的工作不能涵蓋往來賬務(wù)管理的重點(diǎn)，發(fā)生往來管理職責(zé)落實(shí)的推諉情況。由于每個(gè)人做賬習(xí)慣不同，且缺乏統(tǒng)一的賬務(wù)處理規(guī)范，導(dǎo)致往來掛賬隨意性很大。例如，A單位既是供應(yīng)商又是客戶，收入會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票等原始單據(jù)記入應(yīng)收賬款借方、成本會(huì)計(jì)根據(jù)進(jìn)項(xiàng)發(fā)票等記入應(yīng)付賬款貸方，收到A單位一筆款項(xiàng)后，資金會(huì)計(jì)通常會(huì)放在預(yù)收賬款或其他應(yīng)付款下。而頻繁的換崗，原來的做賬習(xí)慣又延續(xù)到了新業(yè)務(wù)中。這樣，賬面上就會(huì)出現(xiàn)一家單位對(duì)應(yīng)若干往來賬目，同是銷售發(fā)票，既可能掛賬應(yīng)收借方，也可能直接銷應(yīng)付，增加了對(duì)賬的難度。

第三，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)薄弱還體現(xiàn)在掛賬的原始單據(jù)不完備。應(yīng)收賬款掛賬時(shí)只有銷項(xiàng)發(fā)票，銷售合同、出庫單都沒有；應(yīng)付賬款掛賬只有進(jìn)項(xiàng)發(fā)票，沒有采購合同、入庫單；其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款明細(xì)科目掛賬缺乏一一對(duì)應(yīng)，一些含糊的業(yè)務(wù)統(tǒng)統(tǒng)掛在“其他”科目下，摘要編寫也不明晰。

第四，出于人數(shù)控制考慮，一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為財(cái)務(wù)部門不產(chǎn)生利潤(rùn)，設(shè)定的財(cái)務(wù)人員很少，一人多崗，缺乏專職往來崗，造成往來管理不細(xì)致，應(yīng)收贓款管理辦法要么過于簡(jiǎn)單，要么訂立時(shí)間太早，已不適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)；往來分析還局限于金額、賬齡，缺少與貸款、財(cái)務(wù)費(fèi)用、資產(chǎn)負(fù)債率的深入分析；對(duì)賬不及時(shí)、清賬有畏難情緒，而且缺乏對(duì)賬技巧。

3　解決往來賬管理難題的對(duì)策

3.1決策層從觀念上重視往來賬的管理

凡事預(yù)則立，不預(yù)則不立。往來賬管理關(guān)系到企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展，必須要從上到下對(duì)它有足夠的認(rèn)識(shí)。首先要有風(fēng)控意識(shí)，債權(quán)金額過大、時(shí)間過長(zhǎng)，會(huì)使企業(yè)在銷量增加的情況下，后勁不足，反而錯(cuò)失發(fā)展良機(jī)。債務(wù)過大會(huì)使未來資金流出壓力過大，聲譽(yù)受損，也會(huì)引發(fā)訴訟風(fēng)險(xiǎn)。其次，也要有紅線意識(shí)，剛性執(zhí)行。往來賬既非應(yīng)收越小應(yīng)付越大就越好，也不是放任不管。而是在公司戰(zhàn)略發(fā)展范圍內(nèi)，制定本企業(yè)的資金安全警戒線，設(shè)置合理的往來賬款掛賬條件、金額和賬齡。安全范圍內(nèi)積極營(yíng)銷、穩(wěn)步收付款，盡量先收后付，減少、縮短資金占用時(shí)間。超出紅線范圍，決策者要堅(jiān)決制止。遇特殊情況必須召開領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議，按重大決策事項(xiàng)流程進(jìn)行集體決議，并要尋找控制往來基數(shù)的解決辦法。對(duì)于歷史遺留的往來賬，也不能置之不理，而是設(shè)立清欠小組，安排專人清理。

3.2管理層加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè)，從制度架構(gòu)上為往來賬管理提供支持

往來賬涉及企業(yè)管理的各個(gè)方面，在全流程、精細(xì)化管理的要求下，要控制往來賬規(guī)模與異常變化，就應(yīng)從項(xiàng)目選擇、立項(xiàng)審議、合同簽訂、制定采購計(jì)劃、入庫、生產(chǎn)、銷售、出庫、資金支付、合同臺(tái)賬登記、業(yè)務(wù)臺(tái)賬登記、回款納入績(jī)效考核的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定內(nèi)控流程，減少尋租空間與途徑，分清往來管理職責(zé)，尤其將應(yīng)收賬款的問責(zé)不能只限定在業(yè)財(cái)兩部門，不能只有財(cái)務(wù)部門的應(yīng)收應(yīng)付規(guī)模、期限，還要有各部門的往來監(jiān)管責(zé)任與監(jiān)管手段、獎(jiǎng)懲措施的配套。每個(gè)部門在內(nèi)控流程賦予的職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行檢驗(yàn)、批復(fù)、追蹤記錄。

完善往來賬管理制度，各部門從合作對(duì)象資質(zhì)要求、業(yè)務(wù)開展模式、授信額度、結(jié)算方式、財(cái)務(wù)掛賬、往來函證、貨款回收、計(jì)提壞賬、核銷等諸多方面要有對(duì)應(yīng)的往來賬管理辦法，公司整體的往來賬管理制度既要有長(zhǎng)效機(jī)制，又不能太陳舊，跟不上企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀。

在全流程管理下，建立信用評(píng)價(jià)平臺(tái)。事前，業(yè)務(wù)部門對(duì)自己意向的合作項(xiàng)目要提供一個(gè)客戶資信、業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)占資量、回款周期的詳細(xì)調(diào)研報(bào)告并出具切實(shí)的證明材料。合同管理部門要對(duì)業(yè)務(wù)部門提供的各項(xiàng)資質(zhì)進(jìn)行公開的、多方面的信息核查。在合同審理中對(duì)標(biāo)的物、貨物交割方式、地點(diǎn)、時(shí)間與貨款支付方式是否配比，違約責(zé)任條款是否會(huì)給企業(yè)帶來巨大不確定風(fēng)險(xiǎn)等事項(xiàng)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門在簽合同時(shí)要檢查合作單位掛賬情況以及資金收付條款與企業(yè)制定的貨款結(jié)算方式有無偏離。

事中，在資金支付環(huán)節(jié)要設(shè)計(jì)較全面的資金審批制度。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)部門主管、業(yè)務(wù)經(jīng)理、合同部門主管、財(cái)務(wù)部門主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理、單位負(fù)責(zé)人一并會(huì)簽。業(yè)務(wù)部門要建立完整的購銷臺(tái)賬，完整登記；支付貨款時(shí)，業(yè)務(wù)部門要提供該筆業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的上下家全程資料，要有采購合同、采購訂單、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票、入庫單、銷售合同、銷貨單、出庫單、銷售發(fā)票、下家到貨證明以及上家已付款和下家應(yīng)付款的憑證復(fù)印件。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字后業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，合同部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行簽字確認(rèn)并附合同履行確認(rèn)表；財(cái)務(wù)部門先由對(duì)口會(huì)計(jì)對(duì)往來掛賬審核確認(rèn)，再由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)簽字后交財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字，最后是一把手簽字。避免出現(xiàn)一把手簽字順序前置的情況發(fā)生。

事后，月度結(jié)束，經(jīng)營(yíng)考核部門要協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、合同管理、考核部門一起對(duì)賬。確認(rèn)業(yè)務(wù)開展情況與財(cái)務(wù)掛賬情況是否一致，有無特殊事項(xiàng)。多方核對(duì)無誤后，考核部門依據(jù)銷售量、往來掛賬情況等打分，將考核分?jǐn)?shù)由各部門和領(lǐng)導(dǎo)簽認(rèn)后交人事部門，作為計(jì)算獎(jiǎng)金發(fā)放與扣款的依據(jù)。

3.3財(cái)務(wù)部門規(guī)范財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，加大往來賬核對(duì)、清理的力度

往來管理雖然要深入企業(yè)的各主要部門，但收付款的落腳點(diǎn)還是在財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門要與各部門協(xié)調(diào)先擬訂往來掛賬金額、賬齡的上限標(biāo)準(zhǔn)，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)層，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子決議確定后確定往來紅線，逾期款項(xiàng)堅(jiān)決清理，不再對(duì)逾期單位支付款項(xiàng)。

推進(jìn)往來管理，往來會(huì)計(jì)非常重要，財(cái)務(wù)部門要充分認(rèn)識(shí)此項(xiàng)工作，選拔有經(jīng)驗(yàn)、能力強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員擔(dān)任往來崗會(huì)計(jì)，往來掛賬單位多、掛賬金額大、賬齡長(zhǎng)的企業(yè)最好指定專職往來會(huì)計(jì)。同時(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，專職往來崗也不能不輪崗。通過設(shè)立AB崗以及組織培訓(xùn)、內(nèi)部周會(huì)使財(cái)務(wù)人員進(jìn)行全面的專業(yè)知識(shí)、內(nèi)控知識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)的培養(yǎng)，一個(gè)梯隊(duì)化的學(xué)習(xí)型財(cái)務(wù)隊(duì)伍有利于財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的規(guī)范，也利于往來賬的管理。

細(xì)化、更新往來賬款管理辦法，設(shè)計(jì)往來賬分析表格，深入分析往來掛賬對(duì)收入、財(cái)務(wù)費(fèi)用、資產(chǎn)負(fù)債率的影響，對(duì)往來款項(xiàng)尤其逾期款項(xiàng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤。

及時(shí)對(duì)賬，同時(shí)靈活使用對(duì)賬方法。內(nèi)部對(duì)賬須每月一次，月結(jié)后，往來會(huì)計(jì)即時(shí)將分部門分項(xiàng)目的往來掛賬情況與業(yè)務(wù)部門核對(duì)，設(shè)定核對(duì)期限。外部對(duì)賬要有財(cái)務(wù)與往來單位財(cái)務(wù)直接核對(duì)，不能不接觸對(duì)方財(cái)務(wù)，只有本單位業(yè)務(wù)提供蓋章的詢證函。對(duì)一些零星小額非經(jīng)常性經(jīng)營(yíng)掛賬年度對(duì)賬即可，同時(shí)做好備查登記。對(duì)于既是客戶又是供應(yīng)商且業(yè)務(wù)持續(xù)、滾動(dòng)結(jié)算的往來單位分批對(duì)賬。對(duì)于金額非常巨大的單位每月對(duì)賬。核對(duì)前，雙方要統(tǒng)一時(shí)間范圍。與對(duì)方單位對(duì)賬過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)查找憑證，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，核對(duì)一致后雙方編制調(diào)節(jié)表，簽字蓋章。對(duì)賬中找到的調(diào)節(jié)項(xiàng)要及時(shí)做調(diào)賬處理。

規(guī)范會(huì)計(jì)科目，尤其是明細(xì)科目的使用。新增合作單位在進(jìn)票、開票時(shí)業(yè)務(wù)部門就要申請(qǐng)?jiān)跁?huì)計(jì)核算系統(tǒng)中添加往來單位，不應(yīng)在財(cái)務(wù)做賬時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒有對(duì)應(yīng)的往來單位編碼而臨時(shí)掛在其他單位下面。后面忘記調(diào)賬增加錯(cuò)誤率和對(duì)賬難度。往來會(huì)計(jì)進(jìn)行賬齡分析，每周、每月向財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)往來賬款變動(dòng)情況，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的賬務(wù)處理錯(cuò)誤即時(shí)通知相關(guān)會(huì)計(jì)調(diào)賬。

歷史遺留的賬款，往來會(huì)計(jì)要配合清欠小組。另外，在單位領(lǐng)導(dǎo)同意、部門間協(xié)調(diào)的前提下建立往來賬款激勵(lì)措施，加大清欠、降本增效獎(jiǎng)勵(lì)力度。對(duì)往來管理效果增強(qiáng)，逾期清理完成任務(wù)的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)清收的積極性。

4　結(jié)語

往來賬是企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表的主要組成部分，體現(xiàn)著經(jīng)營(yíng)狀況，往來賬的管理關(guān)系著資金周轉(zhuǎn)速度、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展程度。企業(yè)的往來賬管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過程。因此，要多管齊下，重視往來的基礎(chǔ)上積極尋找改善的方法。

參考文獻(xiàn)

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中圖分類號(hào)：F406.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298（2016）04（c）-010-03