利用用友總賬系統實現建設項目合同管理的方法探索

黃萍

（成都市龍泉驛區(qū)國有資產投資經營有限公司，成都 610100）

利用用友總賬系統實現建設項目合同管理的方法探索

黃萍

（成都市龍泉驛區(qū)國有資產投資經營有限公司，成都 610100）

房地產與大型基礎設施項目建設開發(fā)成本都是由若干個合同構成的。會計人員對這些合同的付款管理、合同結算是一項非常紛繁復雜的工作。為了使龐大的成本費用做到精細化核算，為管理決策提供詳盡的財務數據，分析成本費用開支情況，對此，作者根據自己的實踐，靈活運用總賬系統的會計科目核算、部門輔助核算、項目輔助核算、供應商往來核算，實現對各個合同的分次付款管理、合同執(zhí)行情況系統管理。

用友總賬系統；建設開發(fā)成本；合同管理；精細核算

目前，會計人員針對建設開發(fā)成本的合同管理多采用兩種方式，一是賬外建立合同臺賬管理，另一是請軟件工程師進行二次開發(fā)出合同管理模塊。賬外建立臺賬管理的缺點是合同登記在賬外進行與賬務處理不同步，做完帳再去登記臺賬重復勞動且強度大，容易脫節(jié)，容易出錯。二次開發(fā)編制的合同管理模塊與賬務無法實現完全對接，合同前期會計人員就需要參與，合同管理人員不具備會計職能，會計人員又不具備合同管理職能，導致使用起來不流暢，且二次開發(fā)費用非常昂貴。

為了使龐大的成本費用做到精細化核算，為管理決策提供詳盡的財務數據，分析成本費用開支情況，對此，筆者根據自己的實踐，靈活運用總賬系統的會計科目核算、部門輔助核算、項目輔助核算、供應商往來核算，實現對各個合同的分次付款管理、合同執(zhí)行情況系統管理。

現就開發(fā)成本合同管理的相關設置方法介紹如下。

1　開發(fā)成本科目設置

一個房地產企業(yè)在一套帳內要核算幾個開發(fā)項目，在開發(fā)成本下的二級會計科目應該設置建設項目名稱，如××花園小區(qū)項目。把開發(fā)建設項目名稱作為會計科目核算對象的好處，一是可以很直觀地在一個科目下完全反映出項目成本費用，二是可以按照成本費用實際入賬時間順序反映，三是可以方便地完整打印出項目成本明細，便于審計分析。

在設置開發(fā)成本二級科目的建設項目名稱時，同時掛接部門輔助核算、項目輔助核算、供應商輔助核算。在輔助核算選項下，分別在部門核算、供應商往來、項目核算前面的方框內打上勾即可。

2　部門輔助核算設置

要靈活運用用友軟件里的部門輔助核算，不要將部門輔助核算只理解為公司管理部門。可以將部門輔助核算作為需要的一項核算功能來使用。在軟件提供的機構設置下的部門檔案中設置一個“合同付款節(jié)點管理”部門，在這個部門下，設置“預付款”“一次性付款”“第一次付款”“第二次付款”“第三次付款”“第四次付款”，等等，如圖1所示。

圖1輔助核算界面

3　項目輔助核算設置

用友軟件的項目輔助核算是針對公司在一個賬套內核算多個建設項目而開發(fā)的一項非常實用的輔助核算方法，項目輔助核算設置好后，在會計科目的控制下，一次設置完成，多個建設項目共享，可以更加精細化地核算成本開支情況，可以自動分門別類歸集匯總。利用項目輔助核算的這一功能，可以將涉及建設項目成本各個類別的合同設置為項目輔助核算的項目目錄。

3.1項目輔助核算大類設置方法

進入基礎設置→基礎檔案→財務→項目目錄，出現項目檔案設置界面，點擊上圖中項目大類右邊的下拉箭頭，選擇“項目管理”，將待選的這兩個成本科目移到右邊已選科目內，意思就是這兩個成本科目在“項目管理”內進行輔助核算，點擊確定。然后，點擊項目分類定義，項目輔助核算主要用于建設項目成本輔助核算，作為房地產企業(yè)，房建成本分類遠遠大于10，因此，必須要修改項目規(guī)則，要將 “項目編碼規(guī)則：1”變?yōu)?，這樣改變后就可以滿足成本的精細化分類要求了。

可以在新項目大類名稱中將軟件自帶的“項目管理”改成喜歡或更直觀的名稱，如 “建設項目成本合同管理”。

3.2項目核算分類名稱設置方法

項目核算分類名稱，實際上就是我們通常說的成本類別分類。這個分類要根據各個公司具體的會計政策、核算方法、房建工程的分包形式來確定。如果是采用全面總承包形式，成本分類就相對簡單些，如果是采用清包方式，成本分類就相對復雜些。以下就以工程總承包形式來研究分類名稱設置的步驟。大致分：土地及拆遷補償、前期工程費用、主體工程費用、安裝工程費用、配套工程費用。

3.3項目目錄設置方法

所謂項目目錄，就是工程合同。就是將各個大大小小的工程合同和無合同費用根據費用性質在分類項下設置成項目目錄。如，土地出讓合同、土地及拆遷合同費用、可研、地勘、設計等合同、××標段主體承包合同、××設備安裝采購合同等。

點擊“項目目錄”，同時，點擊項目大類右邊的下拉箭頭選擇項目大類“建設項目成本合同管理”，點擊“維護”出現圖2所示界面。

圖2維護界面

點擊菜單欄上的“增加”菜單出現圖3所示界面。

“項目編碼”可以按前面的兩位數按成本大類的編碼做為合同的所屬分類編碼，后四位數是流水號。這樣會計人員每拿到一份合同就可根據成本分類首先確定前面兩位數，然后按照合同到來的流水號對合同進行編碼，并可以輕松排序將成本合同進行分類。

到此為止，工程建設項目成本歸集涉及到的科目設置、付款次數管理設置、“建設項目成本合同管理”合同目錄設置的框架設置全部設置完畢。

圖3項目界面

4　填制成本類會計憑證方法

會計人員進行賬務處理時，要做幾個判定：一是要判定這筆款屬于哪個建設項目，以便在開發(fā)成本下準確選擇二級科目中的建設項目；二是要判定這筆付款是第幾次付款，以便在部門核算的付款次數管理中選擇第幾次付款；三是要判定這筆合同付款屬于哪個成本類別，如果是首次付款以便將這份合同正確增加到成本分類中去；四是要確定這家單位是哪家供應商。這些基本涵蓋了合同管理的幾個基本要素了。

5　利用UFO報表系統自動生成各個合同執(zhí)行情況統計表的設置方法

用友軟件里的UFO報表系統，是一個功能非常強大的報表編輯系統，通過在賬套設置中設置相關取數項，進行簡單編輯設置，它可以在任意單元格內取出設定的條件要求的數據。如，要求在某一單元格內反映某個建設項目 （科目代碼與名稱）、某項成本類（項目輔助核算分類編碼與名稱）、某個合同（項目目錄編碼及名稱）、第幾次付款（部門輔助核算中的付款次數代碼及名稱）數據，利用之前設置好的相關輔助核算功能，就能夠很方便地利用UFO報表系統設計出一張合同成本統計表的表樣。各個合同的付款情況在表中全部反映出來，根據這張表就可以編制出詳細的資金計劃。年末打印賬頁時，可將各個項目目錄逐個打印，相當于就把各個合同一年的執(zhí)行情況打印出來了，非常清楚明了。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.036

F231.4

A

1673-0194（2016）11-0065-02

2016-03-15