檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施與應(yīng)用

梅杰（新疆眾和股份有限公司　烏魯木齊　830013）

檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施與應(yīng)用

梅杰
（新疆眾和股份有限公司烏魯木齊830013）

本文描述的是新疆眾和股份有限公司檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施和應(yīng)用情況。利用C/S與B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)軟件技術(shù)，對(duì)公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)，初步實(shí)現(xiàn)公司檔案數(shù)字化管理與應(yīng)用。項(xiàng)目實(shí)施的核心是以檔案目標(biāo)管理為基礎(chǔ)，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新，以解決傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)的問題，可以更好地開發(fā)和利用信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共建與共享。

檔案數(shù)字化項(xiàng)目

1　前言

隨著網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)的發(fā)展，信息的形式和數(shù)量隨之發(fā)生了巨大的變化，數(shù)字化文件將成為信息和數(shù)字時(shí)代新產(chǎn)生文件的主體，數(shù)字化檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，數(shù)字化信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)逐步得到認(rèn)可。在公司快速發(fā)展的過程中，我們也充分認(rèn)識(shí)到檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，不僅可以提升企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理工作，同時(shí)還可以更好地開發(fā)和利用檔案信息資源；為在數(shù)字化時(shí)代更好地實(shí)現(xiàn)公司檔案永久保管和數(shù)字檔案資源體系的建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范并提升公司檔案管理，查詢方便快捷、提高調(diào)閱速度、提高利用效率，實(shí)現(xiàn)了一檔提供多終端同時(shí)利用的目的；進(jìn)而更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與改革發(fā)展，提供準(zhǔn)確全面的信息檢索及檔案信息獲取服務(wù)。

2　檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的優(yōu)越性

2.1提高工作效率

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅降低檔案利用成本，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：查找快，提高工作效率，庫存空間小，最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全。

2.2提高檔案資料及時(shí)歸檔性和提供快捷利用

檔案數(shù)字化管理能使資料及時(shí)歸檔，并能夠及時(shí)提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)與信息為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，公司檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供快捷及時(shí)的利用服務(wù)。

2.3原件保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好地保護(hù)；另外，檔案通過數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

3　項(xiàng)目實(shí)施背景

我公司始終把檔案管理工作作為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理工作的重要資源條件，并在不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作過程中保持持續(xù)有效的推進(jìn)，其檔案信息資源的價(jià)值在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和改革發(fā)展過程中已得到充分的顯現(xiàn)。2009年公司通過了自治區(qū)檔案局檔案目標(biāo)管理驗(yàn)收，并獲得“國(guó)家二級(jí)檔案管理單位”稱號(hào)，公司檔案基礎(chǔ)管理工作得了到切實(shí)有效的規(guī)范和提升，按照新時(shí)期檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和要求，檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)得到顯現(xiàn)，且數(shù)字化檔案已成為檔案管理發(fā)展趨勢(shì)和必然要求，公司啟動(dòng)了檔案數(shù)字化管理項(xiàng)目。按照公司三化建設(shè)的總體要求，在公司已成熟運(yùn)行的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)（v3.2版）的基礎(chǔ)上，充分利用公司局域網(wǎng)和OA辦公系統(tǒng)，采用深圳市世紀(jì)科怡科技發(fā)展有限公司開發(fā)的C/S結(jié)構(gòu)與B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，對(duì)公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了全面升級(jí)，使檔案這一原生信息，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)為公司檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)揮作用提供有效的應(yīng)用平臺(tái)。

4　項(xiàng)目組織架構(gòu)

公司將檔案數(shù)字化項(xiàng)目納入公司年度“三化”工作計(jì)劃組織實(shí)施，公司成立專門的組織機(jī)構(gòu)，公司分管信息化中心的領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)督導(dǎo)，信息化中心技術(shù)人員和公司檔案室管理人員組成項(xiàng)目組，承擔(dān)項(xiàng)目的策劃和實(shí)施。

5　需求分析

檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，需建立數(shù)字化管理系統(tǒng)和平臺(tái)，使該系統(tǒng)符合檔案管理規(guī)范要求和業(yè)務(wù)流程的需要，同時(shí)又是對(duì)工作機(jī)制的創(chuàng)新，既要滿足現(xiàn)行檔案管理的需要，又要滿足后一步檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)和持續(xù)發(fā)展的需要。這就要求該管理系統(tǒng)能夠具備足夠的可操作性、檔案管理和業(yè)務(wù)建設(shè)的適應(yīng)性。

實(shí)施數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，首先要結(jié)合公司檔案管理實(shí)際進(jìn)行目標(biāo)策劃和規(guī)劃，通過對(duì)公司檔案管理工作需求分析和論證，確定系統(tǒng)建設(shè)主要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

（1）檔案資料綜合系統(tǒng)在檔案條目的著錄和進(jìn)行資料數(shù)據(jù)化加工后，通過IE瀏覽器可進(jìn)行Web查詢。

（2）需要進(jìn)行檔案利用的人員，只要使用IE瀏覽器，就可在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，進(jìn)行目錄及原文的查詢、瀏覽及打印等操作，可大量節(jié)省查閱實(shí)物檔案的時(shí)間，提高利用效率。

（3）公司各終端用戶可以通過該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)查詢，切實(shí)提高檔案的查詢和調(diào)閱速度，改變傳統(tǒng)的利用方式，提高利用效率，達(dá)到檔案資料的共享。

（4）進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理，建立數(shù)字檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案全過程業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化管理。

為實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，項(xiàng)目組成員結(jié)合公司檔案管理實(shí)際和工作流程，采取各種方式從終端用戶處了解需求和建議；并通過與自治區(qū)檔案局信息處及相關(guān)開展數(shù)字化企業(yè)管理的先進(jìn)單位進(jìn)行對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)和交流，經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)人員和專業(yè)技術(shù)人員共同研究和討論，按照公司在檔案管理中的各項(xiàng)功能和流程需求，確定了該系統(tǒng)升級(jí)改造項(xiàng)目的技術(shù)路線和技術(shù)方案，確保使該系統(tǒng)和軟件的選擇劃分更加科學(xué)、更加完善。

6　系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

6.1技術(shù)路線及技術(shù)特點(diǎn)

6.1.1技術(shù)路線

采用深圳市世紀(jì)科怡科技發(fā)展有限公司開發(fā)的C/S結(jié)構(gòu)與B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件。

開發(fā)語言：C/S程序采用VB和VC++，B/S程序采用ASP。

開發(fā)平臺(tái)：WINDOWS環(huán)境下的C/S+B/S架構(gòu)程序。

運(yùn)行環(huán)境：跨平臺(tái)（WINDOWS/LINUX/UNIX）。支持的數(shù)據(jù)庫：MS SQl Server、Oracle、Sybase、DB2。

6.1.2技術(shù)手段

基于ASP的B/S程序，可跨平臺(tái)部署?？梢院椭髁鞯慕y(tǒng)一認(rèn)證服務(wù)（LDAP SERVER）無縫集成，并實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。

6.1.3技術(shù)特點(diǎn)

該系統(tǒng)執(zhí)行效率高，系統(tǒng)安全可靠，可處理業(yè)務(wù)功能、邏輯功能比較復(fù)雜的檔案管理系統(tǒng)。軟件維護(hù)工作量小，客戶端只需要一個(gè)通用的WEB瀏覽器即可實(shí)現(xiàn)功能需求。

6.2過程實(shí)施

6.2.1軟件升級(jí)

在公司原使用的檔案管理（單機(jī)版V3.2）軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)：

（1）升級(jí)版本功能包括檔案錄入、預(yù)立卷、檔案審核、接收入庫、檔案調(diào)整、自動(dòng)組卷、保管、移交接收、鑒定銷毀、檔案編研、統(tǒng)計(jì)、檔案綜合利用查詢等檔案管理全過程。C/S、B/S結(jié)構(gòu)。

（2）WEB查詢系統(tǒng)，使用IE錄入、查詢（一站式多表檢索、門類檢索、跨庫檢索）、利用、借閱審批。B/S結(jié)構(gòu)。

（3）光盤發(fā)布系統(tǒng)，光盤可選擇性發(fā)布及瀏覽；支持CD、DVD盤質(zhì)的發(fā)布。

（4）批量掃描系統(tǒng)，批量識(shí)別即為原文預(yù)處理，就是將包含有頁碼信息的掃描圖像文件中的頁碼信息提取到一個(gè)文件中，然后將這批文件批量掃描到一指定的目錄。

（5）OA接口控件，基于把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理信息系統(tǒng)和以后可能把其他業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)集成到一起，做到信息共享的目的，同時(shí)又考慮到提高整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，強(qiáng)健性，可擴(kuò)展能力和有效地降低整個(gè)系統(tǒng)的成本，這就要求各個(gè)系統(tǒng)自成體系，獨(dú)立運(yùn)行，又需要各個(gè)系統(tǒng)之間有相對(duì)穩(wěn)定的獨(dú)立接口，在修改一個(gè)系統(tǒng)的同時(shí)，不影響其他系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

6.2.2硬件配備

在充分利用公司局域網(wǎng)、OA辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，根據(jù)項(xiàng)目升級(jí)工作配套硬件設(shè)施的需要，配置了掃描儀、彩色打印機(jī)等數(shù)字采集設(shè)備和設(shè)施。

6.2.3業(yè)務(wù)培訓(xùn)

根據(jù)項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃，公司組織各部室、分公司兼職檔案員結(jié)合本次檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了檔案管理信息化系統(tǒng)、軟件使用查詢等方面技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)請(qǐng)軟件開發(fā)的技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)的工作流程和實(shí)際操作進(jìn)行了實(shí)操培訓(xùn)和講解。通過培訓(xùn)使大家對(duì)檔案信息化的意義和重要性認(rèn)識(shí)有了進(jìn)一步地提升。

6.2.4系統(tǒng)運(yùn)行

系統(tǒng)試運(yùn)行期間，在軟硬件配套到位后，大量的工作就是各類原始文件資料的終端采集。系統(tǒng)運(yùn)行界面見圖1。

圖1

7　總結(jié)與展望

本項(xiàng)目在信息化和大時(shí)代背景下借助數(shù)字信息技術(shù)，利用專業(yè)的檔案管理工具，實(shí)施建立并完善了公司檔案數(shù)字化信息資源庫，進(jìn)一步提高了檔案的工作效率。一是改變了傳統(tǒng)的檔案管理使用單純的紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔處理過程，而是直接利用計(jì)算機(jī)完成檔案信息加工、著錄、組成檔案數(shù)字機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，工作效率得到了顯著提高。二是檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，提高了檔案檢索和利用的工作效率。三是檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，擴(kuò)大了檔案資源共享的空間和領(lǐng)域，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化不僅具有能夠提供資料的存取和快捷服務(wù)的能力，還能最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案信息平臺(tái)的資源利用率。后期我們還要不斷研究和解決數(shù)字檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)方面的問題，進(jìn)一步健全并完善數(shù)字檔案的歸檔、利用、保密、開發(fā)和動(dòng)態(tài)管理工作，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用數(shù)字檔案的目的。

收稿：2016-05-25

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.06.044