蔣艷華

“云”時(shí)代的到來，推進(jìn)了社會(huì)分工的不斷細(xì)化，各個(gè)行業(yè)也呈現(xiàn)出專業(yè)化、技術(shù)化的趨勢。在這樣的大背景下，一些檔案機(jī)構(gòu)加快了與其他技術(shù)部門的合作，實(shí)行工程外包，將一些保密程度低的工作交給有經(jīng)驗(yàn)的機(jī)構(gòu)去做，以期盡快完成數(shù)字檔案建設(shè)。這樣不僅加快了數(shù)字檔案建設(shè)的進(jìn)程，更確保了數(shù)字檔案建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度。這種嘗試雖然還處于探索階段，但是這種模式為數(shù)字檔案建設(shè)指明了發(fā)展的方向。

1 數(shù)字檔案建設(shè)對外承包內(nèi)涵

業(yè)務(wù)外包是一種常見的企業(yè)經(jīng)營模式，它起源于二戰(zhàn)后的發(fā)達(dá)資本主義國家。一些效益好的企業(yè)，為節(jié)約勞動(dòng)成本、減少能耗和污染等，將一些非保密或保密級(jí)別低的工作外包給其他企業(yè)，以減少和壓縮不必要的人工消耗，從而實(shí)現(xiàn)利潤最大化。這種經(jīng)營管理的主要特點(diǎn)是保密強(qiáng)、成本低、效益高等。數(shù)字檔案業(yè)務(wù)外包則是將即將建設(shè)的數(shù)字檔案工程中的部分工作承包給有經(jīng)驗(yàn)、有資質(zhì)、要價(jià)低的企業(yè)，以加快數(shù)字檔案建設(shè)的步伐。數(shù)字檔案對外承包工程主要包括：數(shù)字檔案軟件開發(fā)與利用、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理、數(shù)字檔案區(qū)域共享、日常維護(hù)等內(nèi)容。

2 “云”時(shí)代視域中的數(shù)字檔案建設(shè)策略

專業(yè)化的數(shù)字檔案建設(shè)公司是實(shí)現(xiàn)“云”時(shí)代數(shù)字檔案建設(shè)的重要前提?！霸啤睍r(shí)代把人們帶向了專業(yè)化、精細(xì)化。因此，數(shù)字檔案的建設(shè)要求“專業(yè)發(fā)展”，在外包過程中要尋找資質(zhì)好、專業(yè)過硬、經(jīng)驗(yàn)豐富的公司合作。主管部門在考慮合作對象時(shí)，不僅要聽取專家的意見，更重要的是要根據(jù)自身的實(shí)際需要，對外包公司的情況有一個(gè)全面細(xì)致的了解，如：技術(shù)能力、財(cái)務(wù)狀況、創(chuàng)新與研發(fā)能力、服務(wù)能力等。具體做法是：首先要對承包公司的相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行審核，如證書證明、資質(zhì)級(jí)別、資質(zhì)種類以及國家允許其承接業(yè)務(wù)范圍等。其次，要審核外包公司以前的業(yè)績，了解其技術(shù)、服務(wù)態(tài)度、后續(xù)管理等各方面的情況。再次，要對承包公司的相關(guān)能力進(jìn)行調(diào)查。筆者認(rèn)為，不僅要調(diào)查其數(shù)字檔案建設(shè)能力，也要對其駕馭設(shè)備、后續(xù)管理、開發(fā)研究的能力進(jìn)行調(diào)查，看其是否滿足相關(guān)要求。最后，還要考察承包公司的品牌實(shí)力。品牌文化是一個(gè)公司長期積淀形成的，通過對公司近幾年的工作業(yè)績的考察，鑒定其管理、技術(shù)、成本控制、工具設(shè)備等全面品牌實(shí)力。

加強(qiáng)對數(shù)字檔案建設(shè)外包企業(yè)的管理是做好“云”時(shí)代數(shù)字檔案建設(shè)的重要保障?！霸啤睍r(shí)代的內(nèi)涵要求全面滿足客戶的需要，加強(qiáng)管理則是實(shí)現(xiàn)滿足客戶需求的重要途徑。我國數(shù)字檔案的建設(shè)規(guī)模大、范圍廣、難度大，采取對外承包部分業(yè)務(wù)的做法是必要的。對外承包是一個(gè)繁復(fù)的過程，簡而言之，就是要實(shí)現(xiàn)由業(yè)務(wù)的承辦者向業(yè)務(wù)的管理者轉(zhuǎn)變。首先，要制定數(shù)字檔案建設(shè)對外承包業(yè)務(wù)合同，規(guī)范和明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同要堅(jiān)持原則性與靈活性并重，既要強(qiáng)調(diào)在服務(wù)范圍內(nèi)雙方的責(zé)任，又要靈活處理在管理過程中出現(xiàn)的各種問題；既要相互充分信任，又要按照合同在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)；既要明確賠償制度，又要制定解決爭端的辦法。另外，合同年限也不必太長，以三到五年為宜。其次，要加大對外承包業(yè)務(wù)的監(jiān)督力度，主管單位或企業(yè)應(yīng)組建對外承包業(yè)務(wù)督導(dǎo)小組，聘請專家擔(dān)任小組負(fù)責(zé)人，定期對外包公司進(jìn)行技術(shù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等方面的督查，并及時(shí)向主管單位反饋，如匯報(bào)一段時(shí)間內(nèi)承包公司的業(yè)務(wù)進(jìn)度、調(diào)查承包公司的滿意程度、在公司外圍開展公司信譽(yù)評(píng)價(jià)；也可以將承包公司的各項(xiàng)能力與其他公司進(jìn)行對比，以期發(fā)現(xiàn)問題，減少不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

加強(qiáng)與承包公司的溝通和聯(lián)系是推進(jìn)“云”時(shí)代數(shù)字檔案建設(shè)的有效方法。溝通與協(xié)調(diào)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大助力，數(shù)字檔案建設(shè)外包業(yè)務(wù)的溝通與協(xié)調(diào)工作的主要形式是召開協(xié)調(diào)會(huì)議，可以明確外包的階段性任務(wù)，強(qiáng)調(diào)總?cè)蝿?wù)，強(qiáng)化對經(jīng)費(fèi)以及人員的調(diào)配，優(yōu)化工作進(jìn)度。同時(shí)，數(shù)字檔案建設(shè)外包業(yè)務(wù)并不意味著主管單位或企業(yè)可以放手不管，而是要時(shí)常注意發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案建設(shè)過程中的不足，如及時(shí)發(fā)現(xiàn)頁碼錯(cuò)誤、信息輸入錯(cuò)誤等。

總之，“云”時(shí)代是滿足人們對數(shù)字化需要的時(shí)代，而數(shù)字檔案的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人們對數(shù)字檔案的需要。數(shù)字檔案的建設(shè)是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工程，整體工程的不斷推進(jìn)是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的第一步。相信隨著這項(xiàng)工程的穩(wěn)步推進(jìn)，將來一定能為網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享創(chuàng)造良好的條件。