姚文霞

內(nèi)部控制是企業(yè)生命之基石

姚文霞

企業(yè)自依照相關(guān)法律注冊(cè)成立后，法律就賦予了企業(yè)生命的特征。有的企業(yè)如同參天大樹，根基牢固、枝繁茂生、碩果累累，有的企業(yè)還沒等到成材，便中途夭折。我們的經(jīng)營(yíng)者都是育樹人，而內(nèi)部控制就如同給“樹木”澆水、梳理、施肥、除害，讓樹根舒展、牢靠，使養(yǎng)分得以充分循環(huán)。筆者從事會(huì)計(jì)職業(yè)30多年，接觸了國(guó)有大型兵工企業(yè)、事業(yè)單位、事業(yè)單位企業(yè)化管理、事業(yè)單位投資的國(guó)有企業(yè)，也接觸了很多的私有企業(yè)，耳聞目睹了參差不齊的內(nèi)控制度?，F(xiàn)實(shí)給筆者的感受是“內(nèi)部控制是企業(yè)管理的靈魂、生命之基石”。

筆者有幸在大型兵工企業(yè)工作13年。兵工企業(yè)組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、多級(jí)下屬機(jī)構(gòu)、人員眾多、業(yè)務(wù)分布廣泛、產(chǎn)品種類多、工作程序繁瑣且全方位協(xié)調(diào)與配合。很難想象，這樣一個(gè)全民國(guó)有企業(yè)，如果缺乏有效的內(nèi)部控制度會(huì)造成的混亂不堪。也許是國(guó)家監(jiān)管力度較大的緣故，筆者所就職的兵工企業(yè)，從內(nèi)部控制環(huán)境到風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估、控制活動(dòng)、信息的溝通、內(nèi)部監(jiān)督，都環(huán)環(huán)相扣，設(shè)計(jì)合理，基本做到了遵守國(guó)家法律法規(guī)，維護(hù)了資產(chǎn)的安全，保證信息質(zhì)量的真實(shí)和一定的經(jīng)營(yíng)效率和效果。內(nèi)部控制有效地把可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)降到了最低點(diǎn)，盡管內(nèi)部控制無(wú)法規(guī)范人們的道德水平，無(wú)法絕對(duì)杜絕貪腐、浪費(fèi)行為，如材料領(lǐng)出后的浪費(fèi)和采購(gòu)中的回扣、多報(bào)。但它已經(jīng)較好地實(shí)現(xiàn)了，把人性的弱點(diǎn)鎖在制度的牢籠，用監(jiān)督的眼睛盯著，除非你愿意名聲掃地。最讓筆者感觸到企業(yè)文化的魅力，一種無(wú)形的力量影響著職工思維和行為方式。在兵工企業(yè)就職的財(cái)務(wù)工作環(huán)境中，筆者體會(huì)到了制約、監(jiān)督、程序化的協(xié)調(diào)配合。無(wú)論是財(cái)務(wù)科室各個(gè)不相容崗位的內(nèi)控設(shè)置，還是從銷售環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、供應(yīng)環(huán)節(jié)與相關(guān)部門的牽制配合，還是財(cái)務(wù)部門與人事、計(jì)劃、生產(chǎn)部門、車間的業(yè)務(wù)配合關(guān)系，都設(shè)計(jì)得較為科學(xué)合理。深感在這樣的會(huì)計(jì)環(huán)境中工作，財(cái)務(wù)人員只要按照流程和制度辦事，自己稍加用心努力，每個(gè)人的成長(zhǎng)是必然的。人隨著制度走，而不是制度隨人變。筆者曾經(jīng)工作過的兵工企業(yè)已經(jīng)走過了40多個(gè)春秋，如果不是受時(shí)代和政策的影響，筆者想，它應(yīng)該猶如茂盛的老樹一般，枝繁葉茂、屹立不倒。在兵工企業(yè)財(cái)務(wù)工作的10年經(jīng)歷是筆者會(huì)計(jì)人生中的一筆寶貴財(cái)富，現(xiàn)在良好的工作作風(fēng)和習(xí)慣就是從那時(shí)形成的。我們當(dāng)年的財(cái)務(wù)處室工作人員，今天已經(jīng)散落在全國(guó)的各行各業(yè)，但走到那里都是骨干力量，傳播制度、理念、作風(fēng)。自2003年開始，筆者在科技孵化器工作，入住筆者孵化器的企業(yè)百家之多。由于科技孵化器的服務(wù)宗旨“以科技型創(chuàng)業(yè)企業(yè)為服務(wù)對(duì)象，通過開展創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、輔導(dǎo)、咨詢，提供研發(fā)、試制、經(jīng)營(yíng)的場(chǎng)地和共享設(shè)施，以及政策、法律、財(cái)務(wù)、投融資、企業(yè)管理、人力資源、市場(chǎng)推廣和加速成長(zhǎng)等方面的服務(wù)，以降低創(chuàng)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和創(chuàng)業(yè)成本，提高企業(yè)的成活率和成長(zhǎng)性，培養(yǎng)成功的科技企業(yè)和企業(yè)家”。［1］筆者所服務(wù)的客戶大都是中、小企業(yè)，筆者見證了部分企業(yè)的發(fā)展壯大，也目睹了眾多企業(yè)由生到死的過程，由內(nèi)控薄弱導(dǎo)致企業(yè)倒閉的不乏少數(shù)。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為內(nèi)部控制有些作繭自縛，還要增加管理成本，得不償失，甚至有人認(rèn)為帳越亂越好，稅務(wù)也難查，渾水摸魚，使跑冒滴漏隨處可見。其實(shí)，沒有內(nèi)控的企業(yè)猶如千里之堤毀于螻蟻，所有的研發(fā)、生產(chǎn)、開拓市場(chǎng)的辛苦都會(huì)毀于一旦。人性的弱點(diǎn)造成人有僥幸心理，沒人監(jiān)督往往容易使人貪心泛濫。有些企業(yè)主為了避免漏洞，只好家族化和任人唯親，關(guān)鍵崗位通常都是家人或朋友擔(dān)任，這樣治標(biāo)不治本。筆者見過出納卷款逃跑的事實(shí)，官司贏了，也難于追討，打官司的成本和強(qiáng)制執(zhí)行的麻煩讓你只好棄之，還有采購(gòu)人員吃回扣、銷售人員截留收入等舞弊，最終結(jié)果是親人反目為仇，損失的親情更是無(wú)法用金錢衡量。如果企業(yè)杜絕一個(gè)人單獨(dú)處理某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程；如果出納、會(huì)計(jì)、記賬、保管等不相容的職務(wù)相互分離、監(jiān)督；如果企業(yè)采購(gòu)和銷售過程中，從合同訂立的編號(hào)、蓋章、執(zhí)行、收款、付款就分人管理、監(jiān)督和控制；如果能做到及時(shí)溝通信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，營(yíng)私舞弊等漏洞就會(huì)少侵蝕些企業(yè)。現(xiàn)在的企業(yè)在市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)激烈，人員流動(dòng)頻頻，一個(gè)人或幾個(gè)人的離去便可使企業(yè)處于癱瘓，何不建立有效的內(nèi)控制度，讓企業(yè)成為鐵打的營(yíng)盤流水兵。

如何才能建立一個(gè)有效的內(nèi)部制度呢？財(cái)政部從2008年開始相繼出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，從企業(yè)層面和業(yè)務(wù)層面，分別為企業(yè)建立內(nèi)控制度提供了指導(dǎo)方針。企業(yè)性質(zhì)、大小、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容和形式各不相同，建立的內(nèi)控制度也有所不同，但需共同遵守的原則就是全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應(yīng)性原則和成本效益原則。第一，董事會(huì)高度重視后，全員群策群力，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，對(duì)企業(yè)的每一環(huán)節(jié)進(jìn)行一下風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，將容易出現(xiàn)的貪腐、漏洞、浪費(fèi)一一擺出，用制度、程序、監(jiān)督、多人經(jīng)手等等環(huán)節(jié)加以控制、責(zé)任到人，建立一套行之有效的內(nèi)控制度，讓內(nèi)部控制鑲嵌于整個(gè)企業(yè)管理當(dāng)中。第二，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部的審核和監(jiān)督。企業(yè)負(fù)責(zé)人帶頭重視內(nèi)控制度，并自覺接受審核和監(jiān)督，要確保內(nèi)部制度被切實(shí)地執(zhí)行，切勿將內(nèi)控制度束之高閣流于形式，且行且完善，使制度逐漸達(dá)到科學(xué)、有效、經(jīng)濟(jì)的程度。第三，組織實(shí)施有效的控制活動(dòng)。控制措施包括不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、營(yíng)運(yùn)分析控制和績(jī)效考評(píng)控制等，使各個(gè)環(huán)節(jié)保持獨(dú)立性，沒有獨(dú)立性就沒有監(jiān)督一說(shuō)，尤其重視三重一大的集體聯(lián)簽制度，防止一權(quán)獨(dú)大。第四，建立信息與溝通系統(tǒng)，明確內(nèi)部控制相關(guān)信息的收集、處理、傳遞程序，確保信息及時(shí)溝通，使公司的管理層及時(shí)掌握信息，并做出決策和調(diào)整方案，讓各項(xiàng)規(guī)章制度以及變更的條例深入員工人心，提高員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，最大地發(fā)揮集體的智慧。第五，逐步形成自己公司的企業(yè)文化，讓員工具有歸屬感，與企業(yè)榮辱與共，明確自己工作的重要性，充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動(dòng)性，共同維護(hù)企業(yè)的內(nèi)部制度和企業(yè)精神。

在企業(yè)內(nèi)控制度中，尤其要發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的核算和監(jiān)督作用。財(cái)會(huì)部門處于企業(yè)的中心環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)部門、人事部門、銷售部門、管理部門關(guān)系密切，業(yè)務(wù)范圍輻射到企業(yè)的每個(gè)角落，所有內(nèi)部控制的成效與否都會(huì)在財(cái)務(wù)部門有所反映。只有內(nèi)部控制完善、有效，才能保證企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字；才能真實(shí)可靠；才能讓企業(yè)、社會(huì)、投資者、債權(quán)人真實(shí)了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，以便于管理層的決策分析和必要的融資分析。財(cái)務(wù)部門的內(nèi)控制度要嚴(yán)格依《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法規(guī)來(lái)建立，同時(shí)要結(jié)合企業(yè)管理的要求。例如，企業(yè)對(duì)一些重要的設(shè)備或機(jī)器等要嚴(yán)格管理，財(cái)務(wù)報(bào)銷的過程中，就要依次對(duì)立項(xiàng)、合同、購(gòu)置、使用、責(zé)任人、維修臺(tái)賬等嚴(yán)格把關(guān)，甚至對(duì)各種資產(chǎn)的說(shuō)明書等資料都要辦理入庫(kù)等。財(cái)務(wù)人員應(yīng)注重道德的修養(yǎng)，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待每一筆業(yè)務(wù)，保證會(huì)計(jì)賬賬相符、賬實(shí)相符、賬表相符，保證資產(chǎn)的安全。建立會(huì)計(jì)的輪崗制度、檔案制度，注重不相容職務(wù)的分離，如銀行的對(duì)賬工作，避免由出納完成。

內(nèi)部控制貫穿于整個(gè)企業(yè)管理，與其他管理體系相輔相成、密不可分。它猶如一條線可以將管理制度串起來(lái)，綱舉目張，有效的內(nèi)控制度可以提高管理的效率和效果。它的建立會(huì)受到管理者的認(rèn)識(shí)不足、私心或成本的限制。但從企業(yè)長(zhǎng)期利益出發(fā)，它的建立定會(huì)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是企業(yè)在激烈市場(chǎng)中立于不敗的基石法寶，除非你就想當(dāng)一個(gè)肉爛鍋里的企業(yè)主。否則，建立內(nèi)控制度是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。目前還沒有建立內(nèi)控制度的企業(yè)，趕緊重視起來(lái)，磨刀不誤砍柴工，向管理要效益。

（作者單位為北京中關(guān)村京蒙高科企業(yè)孵化器有限責(zé)任公司、內(nèi)蒙古自治區(qū)火炬高技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)中心）

［1］ 科技企業(yè)孵化器認(rèn)定和管理辦法［S］.