淺談如何有效做好檔案管理工作

王威

[摘 要]做好檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，具有相對(duì)的獨(dú)立性。文書是檔案的歸宿，要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹立標(biāo)準(zhǔn)化的管理思想，在實(shí)際工作中，把實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。本文說(shuō)明了做好檔案管理的重要意義，并闡述了具體措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；意義；措施

檔案管理工作是對(duì)現(xiàn)行文件、歷史檔案由分散到集中的過程。隨著檔案管理工作的不斷深化，做好檔案管理工作是擺在各級(jí)管理人員面前的一個(gè)重要課題，要立足于我國(guó)現(xiàn)代管理的現(xiàn)狀，順應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。眾所周知，實(shí)行分級(jí)管理維護(hù)檔案的完整與案例，便于社會(huì)各界利用，是檔案工作的基本原則，這一做法是為了防止和個(gè)人做出危害檔案事業(yè)的行為的發(fā)生，對(duì)鞏固社會(huì)關(guān)系和社會(huì)秩序起著重要作用。因此，各級(jí)檔案部門要依法管理檔案事業(yè)。

一、做好檔案管理的重要意義

1.檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)

企業(yè)或事業(yè)單位的檔案中記載著一切人事調(diào)動(dòng)信息和資金調(diào)撥情況，是企業(yè)或事業(yè)單位成敗榮辱的珍貴的一手資料。檔案不僅是企事業(yè)單位開拓未來(lái)的基礎(chǔ)，也是對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部資料進(jìn)行優(yōu)化管理提供的重要保障。管理工作信息化影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性， 用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式有助于提高檔案管理的工作效率。

2有利于企事業(yè)單位及時(shí)了解生產(chǎn)情況

對(duì)檔案進(jìn)行適時(shí)的歸納整理，可以方便企事業(yè)單位各個(gè)部門隨時(shí)調(diào)用檔案作為決策參考，也方便企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)分析出企業(yè)或事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀、了解到企事業(yè)單位不同階段的生產(chǎn)情況以及設(shè)備調(diào)動(dòng)情況，幫助企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人通過優(yōu)化調(diào)整制定出保障企業(yè)或事業(yè)單位平穩(wěn)發(fā)展、促進(jìn)企事業(yè)單位效益提高的科學(xué)發(fā)展計(jì)劃。

3.保障檔案信息的真實(shí)性

由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對(duì)檔案管理工作采取集中式的管理才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。由于企事業(yè)單位的內(nèi)部檔案涉及廣泛的信息有正面信息，也有負(fù)面信息。只有確保檔案的真實(shí)性才能準(zhǔn)確地把握企事業(yè)單位的發(fā)展情況，從而根據(jù)信息制定正確的發(fā)展策略。因此，必須嚴(yán)格控制檔案錄入、調(diào)用等環(huán)節(jié)，從而確保檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

二、做好檔案管理工作的具體措施

1提高案卷錄入質(zhì)量

在推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，提高檔案案卷質(zhì)量是關(guān)鍵，我們必須解決好立卷方法問題，以有利于循序漸進(jìn)的做好檔案管理工作，檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高社會(huì)利用的效率。 首先要分級(jí)次著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件進(jìn)行文件組合。其次是分門別類，對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好的案卷在著錄時(shí)可以直接在計(jì)算機(jī)程序上直接錄入，然后根據(jù)分類號(hào)，分門別類地進(jìn)行整理，從而有效地提高了著錄速度。

2.利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

（1）設(shè)計(jì)好檔案現(xiàn)代化管理總體方案

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難，所以檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理就成了一個(gè)新的課題。檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程就是把網(wǎng)絡(luò)作為主導(dǎo)力量和決策實(shí)施者，在整體協(xié)作的基礎(chǔ)上分期、分段、分區(qū)、分工地進(jìn)行，才能有效地解決在新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題，因此這就對(duì)檔案管理者提出來(lái)更高的要求。

（2）推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；在堅(jiān)持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)卷宗的完整性。

3.加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計(jì)算機(jī)，或者說(shuō)有了計(jì)算機(jī)而沒有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，檔案現(xiàn)代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動(dòng)檢索。所以，計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，由于各機(jī)關(guān)單位日常工作每天都需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用高速掃描儀集中掃描。為了提高利用率，還應(yīng)通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。

4.開展檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作

開展宣傳工作是優(yōu)化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實(shí)質(zhì)是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設(shè)營(yíng)造良好的人文環(huán)境。

綜上所述，隨著檔案管理工作的不斷完善，要發(fā)揮檔案管理工作的最大作用，就在實(shí)際工作中，不斷更新檔案管理制度，根據(jù)檔案信息資源的共享性，探索現(xiàn)代化檔案管理模式，從而為檔案資源的合理利用與管理做出有益貢獻(xiàn)。

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