無(wú)紙化辦公對(duì)提升檔案管理效率的思考

楊芳芳 韋劼群

（1.南寧市國(guó)土資源檔案館 廣西南寧 530022；2.廣西廣播電視大學(xué)教育技術(shù)中心 廣西南寧 530023）

當(dāng)今世界，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相互交織、互促發(fā)展，大量新技術(shù)新方法進(jìn)入到了政府和機(jī)關(guān)的辦公中，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間?？萍歼M(jìn)步帶來(lái)了優(yōu)勢(shì)，也是對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作的挑戰(zhàn)。文章聯(lián)系自身的工作實(shí)際，在無(wú)紙化辦公發(fā)展的趨勢(shì)下就檔案的現(xiàn)代化管理及其應(yīng)用進(jìn)行探究，提升檔案管理的效率和管理水平。

1 無(wú)紙化辦公的特點(diǎn)

OA系統(tǒng)（即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為Office Automation的縮寫(xiě)），20世紀(jì)50年代興起于美國(guó)等西方國(guó)家，是發(fā)達(dá)國(guó)家為了解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加而導(dǎo)致對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響的問(wèn)題，進(jìn)而發(fā)展起來(lái)的。到了20世紀(jì)70年代中期則獲得快速發(fā)展。OA系統(tǒng)通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及通信技術(shù)為手段的人機(jī)綜合信息系統(tǒng)來(lái)提高辦公效率，達(dá)到自動(dòng)化處理的目的。它是一項(xiàng)綜合性的跨學(xué)科技術(shù)，它的產(chǎn)生大大提高了日常的辦公效率，同時(shí)改變了傳統(tǒng)的辦公方式。

其主要方式是引入了工作流的概念，利用靈活的電子公文傳閱流程替代以往的純手工化流程，使企業(yè)及單位人員可以方便快捷的共享信息，各類電子文件能迅速而準(zhǔn)確的送達(dá)指定位置及對(duì)象。由于把收到的紙質(zhì)文件全部數(shù)字化（如利用掃描儀把紙質(zhì)文檔掃描成電子版本），文件管理人員把收到的電子文件直接錄入進(jìn)OA系統(tǒng)，并呈送給相應(yīng)人員處理（如領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批）。整個(gè)過(guò)程可以忽略傳統(tǒng)流程中必須的打印裝訂、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的流程。這極大的降低辦公紙張和打印設(shè)備耗材的用量，把辦公人員從傳統(tǒng)的勞作方式中解放了出來(lái)，大大節(jié)省了人力、物力、財(cái)力。

OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息共享、輔助辦公、規(guī)范流程、提高效率，“無(wú)紙化”是其外在的一種表現(xiàn)形式。其過(guò)程是把傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)字化，在這過(guò)程中會(huì)生成電子文件（數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字信息的形式存儲(chǔ)于依賴計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行閱讀及處理的磁盤(pán)磁帶和光盤(pán)等載體中，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件）。而與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。檔案分為通用檔案（文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、聲像、電子、實(shí)物）和專業(yè)檔案（各機(jī)關(guān)單位在其職能活動(dòng)中形成，有特定的信息且在同級(jí)單位中不具備共性）。

圖1 “三位一體”檔案數(shù)字化

無(wú)紙化辦公與檔案管理的無(wú)縫連接，極大地提高檔案管理工作效率，也降低了工作的成本，大大方便了檔案資料的收集、整理等工作，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)高密度的永久保存檔案資料。與傳統(tǒng)檔案管理相比，由于數(shù)字化的引入，在查詢和利用方面，可為用戶提供更準(zhǔn)確、快速實(shí)時(shí)的信息服務(wù)；安全管理方面，可以更加安全的加密保護(hù)檔案資料，也支持快速統(tǒng)計(jì)和分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2 當(dāng)前無(wú)紙化辦公和檔案管理的問(wèn)題

無(wú)紙化辦公改變了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，在電子信息管理系統(tǒng)的支撐下，形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)、到歸宿的文檔一體化，即在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的同時(shí)，建立了檔案，同步實(shí)現(xiàn)了檔案管理所需的錄入、修改、查詢等各項(xiàng)工作，文件信息流在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。

圖2 檔案文件信息流

2.1 檔案意識(shí)需加強(qiáng)

由于推行無(wú)紙化辦公，從而促進(jìn)了“雙套制”(同時(shí)保存同一份文件的電子版本與紙質(zhì)版本)的形成，其融合了電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，既發(fā)揮了高效存儲(chǔ)與檢索功能，也保護(hù)了紙質(zhì)檔案。但仍有多數(shù)人認(rèn)為其兩種類型相同內(nèi)容的文件并發(fā)保存的狀況，導(dǎo)致人力、物力與財(cái)力的浪費(fèi)，這種形式利弊參半，所以推進(jìn)無(wú)紙化辦公建設(shè)的積極性不強(qiáng)。這也是因?yàn)樗麄儗?duì)電子文檔及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，思想仍停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，缺乏對(duì)電子文件的長(zhǎng)久保存及可用性的認(rèn)知。

2.2 無(wú)紙化程度有待提高

無(wú)紙化辦公雖已推行多年，但由于工作流程和公文處理機(jī)制還不完善，有時(shí)還由人工對(duì)文檔進(jìn)行檢索和傳閱操作，繼續(xù)延續(xù)著傳統(tǒng)觀念和管理模式，不僅使得辦公系統(tǒng)沒(méi)有得到合理的利用而造成浪費(fèi)，而且還導(dǎo)致了這部分檔案在歸檔過(guò)程中的繁瑣程序。

2.3 電子檔案保存安全性不足

從經(jīng)濟(jì)條件考慮，目前對(duì)電子檔案的備份采用較多且較易操作的方法是光盤(pán)數(shù)據(jù)備份。光盤(pán)備份后普遍存在的問(wèn)題是：不按規(guī)定歸檔、保管環(huán)境不符合要求、未定期檢查及重新備份等，這對(duì)電子檔案的安全保護(hù)和長(zhǎng)期保存造成很大的威脅。

2.4 系統(tǒng)建設(shè)中協(xié)調(diào)與溝通不夠

從推行無(wú)紙化辦公的進(jìn)程來(lái)看，在一個(gè)單位內(nèi)部常常會(huì)出現(xiàn)各部門(mén)各自為戰(zhàn)的現(xiàn)象，在沒(méi)有做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的情況下，部門(mén)之間缺乏溝通，很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)及功能的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一設(shè)計(jì)。

2.5 電子文件歸檔缺乏制度

為了規(guī)范管理，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的單位制定了一些內(nèi)部管理規(guī)定，但大多主要從提高辦事效率、規(guī)范系統(tǒng)操作流程等方面做出要求，而對(duì)電子文件的形成和電子檔案的移交、歸檔等未明確。

2.6 權(quán)限不清晰導(dǎo)致利用率低

電子文件在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成，電子檔案在電子文件完成歸檔后形成，兩者都需要解決信息共享和實(shí)時(shí)利用的問(wèn)題。在實(shí)際工作中，因不能科學(xué)合理的設(shè)置角色權(quán)限，造成了大量信息數(shù)據(jù)不能滿足利用的怪象。如何解決提高利用效率的同時(shí)保證信息安全的問(wèn)題，已是當(dāng)務(wù)之急。

3 解決對(duì)策

由于檔案管理思維的固化及電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的不統(tǒng)一，為無(wú)紙化辦公的深入開(kāi)展以及信息數(shù)據(jù)的共享帶來(lái)了很大的阻力，怎么突破檔案管理的瓶頸，是我們面臨的挑戰(zhàn)。

3.1 提高認(rèn)識(shí)，正視無(wú)紙化辦公

無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，對(duì)很多人來(lái)說(shuō)還是一個(gè)新事物，隨著信息化的廣泛推進(jìn)，無(wú)紙化辦公將會(huì)全面鋪開(kāi)，各類信息系統(tǒng)也會(huì)層出不窮，我們要認(rèn)識(shí)到這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中一直把推動(dòng)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)，在我國(guó)進(jìn)行全面改革之時(shí)，黨中央不斷重申提高行政審批效率、加強(qiáng)資源節(jié)約等要求，可見(jiàn)無(wú)紙化辦公具有深遠(yuǎn)的意義。我們必須轉(zhuǎn)變觀念，積極參與，主動(dòng)應(yīng)用，如通過(guò)教育培訓(xùn)、普及推廣、完善技術(shù)等手段，逐步推進(jìn)實(shí)施無(wú)紙化辦公。

3.2 構(gòu)建大系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一庫(kù)管理

無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的使用要面向一個(gè)單位的所有部門(mén)，各部門(mén)職能不同，對(duì)系統(tǒng)功能的需求也不相同。構(gòu)建大系統(tǒng)，必須從全局出發(fā)，明確目標(biāo)，考慮經(jīng)濟(jì)、技術(shù)條件、運(yùn)行環(huán)境等因素，權(quán)衡各種技術(shù)和實(shí)施方法的利弊，合理使用各種資源。這就要求在無(wú)紙化辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，單位內(nèi)應(yīng)確定牽頭部門(mén)，開(kāi)展系統(tǒng)分析，將信息部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)反映的需求進(jìn)行充分考慮，為系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)奠定基礎(chǔ)。根據(jù)實(shí)際條件開(kāi)發(fā)完成的系統(tǒng)，在各部門(mén)的功能模塊之間應(yīng)建立有橫向通道，使電子文件從收件環(huán)節(jié)，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)，最后到歸檔環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)一庫(kù)管理。

圖3 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

現(xiàn)今，一個(gè)政府職能部門(mén)內(nèi)，同一申請(qǐng)單位（或申請(qǐng)人）在各項(xiàng)審批業(yè)務(wù)的受理環(huán)節(jié)中，重復(fù)提供相關(guān)的材料的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。如數(shù)據(jù)一庫(kù)管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，那么申請(qǐng)單位（或申請(qǐng)人） 只需在最初的業(yè)務(wù)受理環(huán)節(jié)提供相關(guān)資料，則資料會(huì)實(shí)時(shí)共享到其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。這樣不僅規(guī)范了資料樣式及業(yè)務(wù)流程，也解決了檔案的歸檔和保管的問(wèn)題。同時(shí)，政府職能部門(mén)的窗口工作量也會(huì)大幅度減少，進(jìn)而會(huì)提升服務(wù)質(zhì)量和水平。

3.3 建立健全電子文件管理制度

傳統(tǒng)規(guī)范紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)管理制度依然可以面對(duì)電子文件和電子檔案的收集、整理和保管管理等方面，但畢竟電子文件本身載體和存在方式與紙質(zhì)文件發(fā)生了根本性的變化，且原有的各項(xiàng)管理制度在制訂時(shí)沒(méi)過(guò)多考慮到電子文件和電子檔案，所以，在實(shí)際工作中，不能將“無(wú)紙化辦公”生硬地照搬到檔案管理上，檔案管理是要依據(jù)相關(guān)法規(guī)進(jìn)行處理。我國(guó)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》指出，電子文件形成單位必須指定專門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。我們可以這樣理解：各類單位及檔案管理部門(mén)明確責(zé)任和任務(wù)，從自身職責(zé)范圍入手，進(jìn)一步修改、補(bǔ)充和完善原有的制度，在生成文件時(shí)要根據(jù)電子文件和電子檔案的特點(diǎn)，有針對(duì)性的制訂科學(xué)的、便于操作的各項(xiàng)管理制度（如電子文件的催辦、收集、電歸檔制度及電子檔案的查閱制度等）。

3.4 堅(jiān)持檔案保管的“雙套制”

在日常工作中必須堅(jiān)持電子檔案與紙質(zhì)檔案同保管的辦法，進(jìn)一步提高電子檔案的安全性，避免因檔案丟失而導(dǎo)致的損失。即除了保存電子檔案外，還要根據(jù)保存價(jià)值及保管期限將其打印成紙質(zhì)文件，并按照檔案管理實(shí)施細(xì)則的要求進(jìn)行分類、立卷和保管，從而實(shí)現(xiàn)“雙保險(xiǎn)”。同時(shí)也要注意，以年度為單位保存的電子檔案必須與實(shí)物的紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，兩者相輔相成，不可分割。

另外，值得一提的是，在現(xiàn)實(shí)工作中，電子檔案的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，所以，我們?cè)诒ＷC檔案的統(tǒng)一性和唯一性的同時(shí)，要考慮成本投入的問(wèn)題，避免為了搞紙質(zhì)檔案管理而得不償失。

3.5 確保信息數(shù)據(jù)的法律效應(yīng)

當(dāng)前，我國(guó)及大多國(guó)家都相繼頒布了各類《電子簽名法》和相關(guān)法律，以法律的形式確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位，同時(shí)須具有憑證性的條件。即電子文件必須使用數(shù)字水印、電子簽名和數(shù)據(jù)加密等技術(shù)對(duì)電子原件進(jìn)行保護(hù)，通過(guò)這些技術(shù)，保護(hù)電子文件的法律效益。具體為：

（1） 數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過(guò)程中的版權(quán)受到保護(hù)。

（2） 電子簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。

（3）數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開(kāi)。

電子檔案則使用添加歸檔標(biāo)識(shí)的方法保證其歸檔依據(jù)。首先分類整理歸檔電子文件，同時(shí)采用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)讀取電子文件的機(jī)讀數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成與歸檔紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的電子檔號(hào)章，電子檔案含有電子檔號(hào)章，這更好地體現(xiàn)了檔案的法律依據(jù)。

3.6 信息數(shù)據(jù)的利用

無(wú)論是電子文件還是電子檔案，只有充分得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。有些材料可以完全公開(kāi)，有些材料則需要保密。要保證信息利用安全，必須建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，有穩(wěn)妥的安全保密措施，如利用權(quán)限功能能夠分配、控制，利用申請(qǐng)功能實(shí)現(xiàn)流程化并可多級(jí)審批等等。也就是說(shuō)，不管是在局域網(wǎng)還是互聯(lián)網(wǎng)，在線查閱電子文件與電子檔案必須要進(jìn)行控制，要在規(guī)范的系統(tǒng)查閱環(huán)境下才能閱讀，利用信息資源過(guò)程應(yīng)做到方便快捷、科學(xué)管理。

3.7 信息數(shù)據(jù)的保管

為了保證信息數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，避免因計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的黑客入侵、木馬病毒、人為錯(cuò)誤操作等對(duì)數(shù)據(jù)造成破壞或丟失，一定要做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。而電子文件的特殊性，也決定了其保管的特殊性。數(shù)據(jù)備份（對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、電子檔案）可從以下幾方面考慮：一是源系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，二是進(jìn)行脫機(jī)耐久載體備份，三是實(shí)現(xiàn)異地備份，四是數(shù)據(jù)備份后的保管環(huán)境須符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。

3.8 建立數(shù)字檔案系統(tǒng)

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化建設(shè)并不是一蹴而就的過(guò)程，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。首先，建立檔案館的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)日常業(yè)務(wù)與檔案管理進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)工作的自動(dòng)化管理。同時(shí)搭建高速高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺(tái)，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，并輸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而達(dá)到一體化的管理和資源共享。

依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)數(shù)字化的館藏內(nèi)容進(jìn)行共享，構(gòu)建使用便利、大范圍、無(wú)時(shí)空限制的信息知識(shí)中心。用戶使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端可以突破時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制，方便快捷地對(duì)數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行查詢和調(diào)閱檔案信息。

圖4 數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)

4 小結(jié)

無(wú)紙化辦公是對(duì)政府和機(jī)關(guān)辦公的歷史性革命，在實(shí)際工作中，隨著實(shí)踐認(rèn)識(shí)的加深和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的改進(jìn)，必須加強(qiáng)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的能力。面對(duì)檔案工作中出現(xiàn)的一些新問(wèn)題，檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)協(xié)同其它部門(mén)，建立和完善工作體系，積極研究和解決問(wèn)題，不斷提升檔案系統(tǒng)的服務(wù)能力。