淺談工程檔案管理在內(nèi)河水運工程建設(shè)中的重要性

陳允才　劉麗娟

摘 要：工程檔案是指在項目建設(shè)與管理過程中形成的，具有保存價值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理的各類不同載體形式的歷史記錄，包括項目前期報批文件、招投標文件及合同文件、設(shè)計文件、施工文件及監(jiān)理文件、交工竣工文件等。連云港港疏港航道工程在實施的前、中、后三個階段尤其注重工程檔案工作，不僅制定詳盡的檔案管理辦法，在施工過程中更是投入了大量的人力物力。工程內(nèi)業(yè)資料不僅作為工程實體質(zhì)量的書面反映，更是為后續(xù)的航道養(yǎng)護及船閘運營提供了工程檔案，不僅是對工程實體質(zhì)量的書面反映，更是為后續(xù)航道養(yǎng)護和船閘運營提供了詳盡的斷面及平面圖資料。文章對疏港航道工程檔案管理制度進行簡單說明，對內(nèi)河航道施工單位資料填寫及工程檔案管理的幾點經(jīng)驗進行詳盡說明，以期對從事工程檔案管理的工作人員能有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；水運工程；特性

引言

連云港港疏港航道是交通運輸部批準的長三角高等級航道網(wǎng)連申線的起點段，北起連云港物流園區(qū)，南連灌河、通榆河，西接蘇北運河，全長71.363公里，工程總投資31.16億元。連云港港疏港航道整治工程是江蘇省委、省政府加快推進新一輪沿海開發(fā)開放，加快蘇北振興的重大先導(dǎo)性、公益性的內(nèi)河航道建設(shè)項目。該工程2013年通過江蘇省交通建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程項目復(fù)查，2014年通過交通運輸部優(yōu)質(zhì)工程項目驗收。2015年8月，國家優(yōu)質(zhì)工程現(xiàn)場復(fù)查專家組對連云港港疏港航道申報國優(yōu)進行現(xiàn)場復(fù)查，經(jīng)過現(xiàn)場察看工程實體、聽取項目情況匯報、核查內(nèi)業(yè)資料等環(huán)節(jié)，專家組一致認為連云港港疏港航道符合國家優(yōu)質(zhì)工程獎申報條件。專家組對本工程檔案管理工作給予了充分肯定，內(nèi)業(yè)資料分類歸檔、書寫規(guī)范、歸檔格式正確、裝訂正規(guī)，對工程質(zhì)量的保證起到了應(yīng)有的作用。

1 工程檔案管理制度

連云港港疏港航道工程現(xiàn)場指揮部項目管理辦公室在本項目審批階段就開始了工程檔案管理辦法的編制辦法，依據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《江蘇省檔案管理條例》、《江蘇省水運工程檔案管理表格》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本工程的實際特點制定了《工程項目檔案管理辦法》（下稱“辦法”）。辦法對檔案工作的組織管理、檔案管理控制措施、文件資料的收集、整理、歸檔職責(zé)、檔案的信息化管理、檔案質(zhì)量檢查和驗收、項目檔案的移交進行了詳細的規(guī)定和說明。文章僅對“文件資料的收集、整理和歸檔職責(zé)”進行簡要說明。（1）各參建單位應(yīng)按照項目檔案的歸檔范圍，按時完成各自合同內(nèi)項目的檔案文件的收集、整理和歸檔工作。（2）項目文件的收集范圍包括項目前期文件、綜合管理性文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、竣工驗收文件、科研文件等。a.項目前期文件是指項目開工以前在立項、審批、招投標、勘察、征地拆遷、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件，由項目辦負責(zé)，其中勘察、設(shè)計文件由勘察和設(shè)計部門負責(zé)。b.綜合性管理文件是指業(yè)主在項目建設(shè)過程中形成的管理文件，主要有各種批文、請示、通知、會議紀要、簡報、情況匯報、總結(jié)等，由項目辦負責(zé)。c.項目竣工文件是指竣工時形成的反映施工過程和項目實體真實面貌的文件，由施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖組成。施工文件和竣工圖由施工單位負責(zé)，監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負責(zé)。d.設(shè)計部門確保設(shè)計變更文件的完整性。e.項目竣工驗收文件，指工程完成后質(zhì)量評定、試運行階段及竣工驗收形成的文件，由項目辦負責(zé)。（3）施工單位竣工文件編制完成后，由施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位有關(guān)人員對竣工文件的完整、準確和系統(tǒng)情況以及案卷編目、裝訂等質(zhì)量進行審查，合格后，施工單位和監(jiān)理單位在案卷上簽字確認，連同審查記錄移交給建設(shè)單位。（4）各參建單位同時做好照片、音像檔案的收集和歸檔工作。

2 內(nèi)河航道施工單位資料

2.1 施工單位資料的分類

施工單位資料包括施工準備文件、施工過程資料、交工資料。施工準備文件包括開工報告、技術(shù)交底、圖紙會審紀要，施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工計劃。施工過程資料包括原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定材料試驗、強度試驗報告，設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批，施工定位、測量、復(fù)核記錄，隱蔽工程驗收記錄，工程質(zhì)量檢測、評定、匯總，沉陷、位移、變形觀測記錄，技術(shù)總結(jié)、施工日記、大事記等。交工資料包括竣工報告，缺陷責(zé)任期以及掃尾工程，施工聲像材料，竣工圖等主要文件。

2.2 施工單位資料的特性

2.2.1 先行性。施工前期準備資料應(yīng)在工程開工前進行編制、審批、專家論證及批準。施工組織設(shè)計是施工單位如何組織施工，施工采取何種保證措施，如何投入各項資料的直觀反映，是所有施工資料的前提和引導(dǎo)性文件，編制一份完整、技術(shù)性強、全面性的施工組織設(shè)計需要施工企業(yè)的綜合素質(zhì)、項目經(jīng)理的組織理念、各參建人員的共同參與。施工組織設(shè)計文件應(yīng)根據(jù)設(shè)計文件、施工合同、規(guī)范標準、施工現(xiàn)場條件進行編制，對工程概況、施工組織體系、主要分部分項工程的施工方案、施工安排、資源投入計劃、施工平面布置圖進行詳細的說明。施工組織設(shè)計由施工項目經(jīng)理主持編制，技術(shù)負責(zé)人負責(zé)具體的書寫工作，報公司工程科及技術(shù)科進行審批，簽發(fā)審批意見。按照建設(shè)單位要求召開專家論證會議，按照專家意見對施工組織設(shè)計進行修改完善，報業(yè)主進行批準實施。

2.2.2 同步性。施工過程資料如施工報表、各類施工記錄、隱蔽工程報驗資料等應(yīng)確保與外業(yè)施工同步進行。施工人員應(yīng)按照現(xiàn)場實際施工情況，對人員、機械、施工工序、施工時間及段落進行詳細的施工日志記錄，以反映當(dāng)日的施工情況。隱蔽工程結(jié)束之后，施工單位應(yīng)進行執(zhí)行“自檢、互檢、專檢”三檢制度，然后報監(jiān)理單位進行驗收。作為當(dāng)月計量支付報表的附件進行費用的申報。

2.2.3 真實性。隱蔽工程資料的填寫尤其重要，應(yīng)按照相應(yīng)的質(zhì)量檢驗標準對一般檢驗項目和主要檢驗項目進行填寫，抽檢允許偏差值應(yīng)按實際測量情況進行填寫，確保真實反映實際工序情況。沉降觀測資料應(yīng)如實記錄，如出現(xiàn)超偏差情況，應(yīng)及時通知設(shè)計進行協(xié)商處理方案，防止建筑物發(fā)生結(jié)構(gòu)失穩(wěn)及超常規(guī)變形。

2.2.4 完整性。開工報告文件應(yīng)填寫規(guī)范，對施工人員進場、機械進場、材料進場情況進行說明，并將已審批的施工技術(shù)方案、材料及設(shè)備報驗表格封面作為其附件，以保證資料的完整性和說服力。計量支付文件應(yīng)詳細說明鋼筋等主材的計量方法和公式，將變更文件、隱蔽報驗記錄文件、工程量確認文件、安全經(jīng)費報驗文件等作為其附件，以保證計量支付文件的自證性。

3 工程檔案管理的幾點經(jīng)驗

（1）連云港港疏港航道工程現(xiàn)場指揮部項目管理辦公室除制定各類規(guī)章制度外，還引進了“航閘工程檔案全過程控制管理信息系統(tǒng)”，全部案卷目錄和文件級目錄錄入檔案管理信息系統(tǒng)，項目綜合管理性文件和竣工圖實行全文數(shù)字化管理，同時制成不可擦除型光盤保存。（2）項目管理辦公室多次組織內(nèi)業(yè)資料管理會議，對各類表格如何適用、如何填寫進行詳細的說明，設(shè)置專門的工程檔案管理部門，積極解答各參建單位工程檔案管理人員在實際使用過程中遇到的問題。每季度對各工地進行一次綜合大檢查，設(shè)置季度獎金，極大地帶動了各參建單位的積極性。（3）各參建單位設(shè)置專門的技術(shù)人員負責(zé)檔案資料管理，既能確保內(nèi)業(yè)反映外業(yè)，也能確保內(nèi)業(yè)資料的專業(yè)性；設(shè)置專門的檔案室，測量組、總工辦、試驗組、工程組及時記錄、編制各自的檔案，最終由檔案組負責(zé)匯總、分類、存放。各參建單位嚴格按照建設(shè)單位要求準確使用各類表格，及時上報各類報表，積極迎接上級的每一次檢查，多次迎接江蘇省交通廳質(zhì)檢站檢查，并于2008年接受了交通部的檢查。每次檢查過后，各參建單位都按照專家意見積極進行整改完善。

4 結(jié)束語

水運行業(yè)發(fā)展晚于建設(shè)行業(yè)，各類的規(guī)章制度正在逐步完善，隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，水運行業(yè)的國家、省級、市級重點項目越來越多，水運工程的質(zhì)量已取得很大的成效，各類標準化施工文件應(yīng)運而生。隨著計算機應(yīng)用的普及、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的騰飛，內(nèi)河水運工程內(nèi)業(yè)檔案可以采取多種信息化技術(shù)平臺進行編制和管理，為工程實體質(zhì)量提供支持，也為后期的航道養(yǎng)護、疏浚維護、船閘運營提供技術(shù)文件支持，提高實施的準確性、科學(xué)性、高效性，更好地為內(nèi)河水運發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

[1]連云港港疏港航道整治工程工程管理制度（匯編）[Z].2008：1-5.