錢志驥

摘 要 本文通過對企業(yè)公文電子審批系統(tǒng)的實(shí)施和規(guī)劃，探究文檔管理中存在的問題和相應(yīng)的解決方案，研究的是一套用于企業(yè)收發(fā)文的電子審批信息系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)公文 審批系統(tǒng) 設(shè)計(jì)

電子審批系統(tǒng)是典型的工作流處理系統(tǒng)，主要涉及的人員包括：領(lǐng)導(dǎo)、審核人員、流程管理人員、申請人員等。核心功能包括：流程審批定制，審批流轉(zhuǎn)控制，用戶角色管理三部分。除了功能性需求外，系統(tǒng)還考慮易用性，通過開發(fā)用戶UI界面，簡化常規(guī)操作過程，根據(jù)用戶使用習(xí)慣設(shè)計(jì)一些常用的統(tǒng)計(jì)查詢功能。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)能提供5000人規(guī)模的企業(yè)進(jìn)行日常審批的能力。

1 系統(tǒng)流程

功能的強(qiáng)壯代表著平臺的可用性，能力的全面性，軟件的可靠與安全性。系統(tǒng)功能模塊分為流程配置模塊、流轉(zhuǎn)控制模塊及權(quán)限管理模塊三個部分。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

根據(jù)需求分析系統(tǒng)功能劃分為流轉(zhuǎn)控制、流程配置和權(quán)限管理。系統(tǒng)實(shí)施選用N層架構(gòu)模型，為表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層、數(shù)據(jù)層，如圖1所示。

2.1 流轉(zhuǎn)控制模塊

該模塊通過自主開發(fā)的流程控制引擎控制整個流轉(zhuǎn)過程，如圖2所示。

限定條件：只有所有審核人員都通過后才可由最后一位審核人員執(zhí)行發(fā)送；會簽環(huán)節(jié)所需審核人員可由上一環(huán)節(jié)處理人指定；會簽人員不可執(zhí)行收回操作；所有環(huán)節(jié)的退回操作都不可退回給會簽環(huán)節(jié)。

2.2 流程配置模塊

流程設(shè)置模塊使用圖形化界面讓管理員定制及發(fā)布審批流程。流程調(diào)整不影響當(dāng)前流轉(zhuǎn)操作，對環(huán)節(jié)處理人的變更將即時(shí)生效。

2.3 權(quán)限管理模塊

實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)人員權(quán)限分配以及授權(quán)管理。系統(tǒng)從人力庫中獲取人員信息，對人員按不同級別進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。引入了角色概念，通過角色將權(quán)限分配給不同人員，系統(tǒng)查詢級別為三個層次，個人、部門以及公司級別。從企業(yè)實(shí)際需求出發(fā)設(shè)計(jì)授權(quán)功能，限定條件如下：必須指定起止時(shí)間；授權(quán)人可隨時(shí)收回權(quán)限；到期可自動收回授權(quán)；授權(quán)人有權(quán)查看被授權(quán)人處理的所有公文；記錄授權(quán)信息。

把工作流模式創(chuàng)建在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，不但能夠簡便公文系統(tǒng)和別的處理系統(tǒng)的合成，還能夠讓公文平臺能更加方便地適合公文業(yè)務(wù)。

2.4 實(shí)體描述

數(shù)據(jù) 庫規(guī)劃中，參照數(shù)據(jù)流圖抽取數(shù)據(jù)，獲得系統(tǒng)實(shí)體關(guān)系模型。利用實(shí)體-關(guān)系圖進(jìn)行數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分析。本系統(tǒng)主要實(shí)體如下：平臺用戶、部門信息、系統(tǒng)角色、系統(tǒng)功能、流程信息、流程配置、流程節(jié)點(diǎn)、流轉(zhuǎn)信息、流轉(zhuǎn)記錄、審核處理人、審核意見、授權(quán)信息、審核文檔。

2.5 聯(lián)系描述

本系統(tǒng)的E-R圖如圖3所示。

3 安全與可靠性設(shè)計(jì)

平臺的安全性與可靠性對任何信息系統(tǒng)來說都是非常重要的。通過操作系統(tǒng)提供的可靠性保障，加上賬戶安全控制等措施，能夠保證平臺的安全可靠。本系統(tǒng)的具體措施如下：采用面向?qū)ο笏枷氲姆謱娱_發(fā)設(shè)計(jì)，保證可維護(hù)性；系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中最大限度地滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求；系統(tǒng)通過配置形式進(jìn)行管理，調(diào)整都可以通過調(diào)整配置項(xiàng)完成；任何訪問系統(tǒng)的人員都需要有相應(yīng)登錄賬號及登錄口令，每個用戶都被授予相適應(yīng)的權(quán)限。采用MD5加密技術(shù)保證了數(shù)據(jù)的唯一認(rèn)可性。

4 總結(jié)

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了審核流轉(zhuǎn)控制、審核流程配置和權(quán)限管理等功能，無論是數(shù)據(jù)的錄入、修改還是數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，都符合系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求，實(shí)現(xiàn)了公文電子審批管理信息系統(tǒng)的信息化、智能化及網(wǎng)絡(luò)化管理，滿足了企業(yè)日常行政審批的業(yè)務(wù)需求。

隨著企業(yè)管理理念的迅猛發(fā)展和管理方法的日新月異，在企業(yè)里也務(wù)必要對行政管理方法進(jìn)行更為深刻的研究。企業(yè)公文電子審批系統(tǒng)作為企業(yè)行政辦公管理的重要組成部分更需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的進(jìn)行完善與自我提升。包括現(xiàn)代通訊技術(shù)、移動辦公技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)在內(nèi)的各類技術(shù)的應(yīng)用，爭取在系統(tǒng)后續(xù)版本中對系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性、安全性、共享性等方面進(jìn)行持續(xù)的改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

上海理想信息產(chǎn)業(yè)（集團(tuán)）有限公司 上海市 200065