基于OA系統(tǒng)的工資發(fā)放管理流程

山東高速股份有限公司濰坊分公司 田桂友

基于OA系統(tǒng)的工資發(fā)放管理流程

山東高速股份有限公司濰坊分公司 田桂友

本文對濰坊分公司工資發(fā)放管理體系的目標、構(gòu)建原則和思路進行了探討，重點闡述了工資發(fā)放管理體系中管理成本的減少、審批環(huán)節(jié)的嚴謹性與安全性、工資發(fā)放管理體系與分公司OA系統(tǒng)相結(jié)合等幾方面的內(nèi)容，在具體的實踐工作中有一定的現(xiàn)實意義和借鑒價值。

OA 工資發(fā)放 管理 流程

1　實施背景

根據(jù)山東高速股份有限公司機構(gòu)改革要求，2014年7月，在整合原組織架構(gòu)基礎(chǔ)上山東高速股份濰坊分公司成立，管轄原濟青分公司濟青高速濰坊到青島段，以及原山東高速濰萊公路公司路橋資產(chǎn)。分公司成立后，工資發(fā)放管理工作面臨新問題。濰坊分公司所屬的濟青路、濰萊路不再單設(shè)人力資源職能部室，只設(shè)相關(guān)人力資源輔助工作人員，負責(zé)履行原管理處綜合部人力資源工作人員全部工作職責(zé)。新成立的濰坊分公司所轄高速公路管理里程達300多公里，管理1200余名合同制員工。與此相對應(yīng)的是，人力資源工作人員大幅縮減，而人力資源工作人員對應(yīng)服務(wù)的員工數(shù)量、公路里程大幅增加。

濰坊分公司成立前，原濟青路段已經(jīng)實現(xiàn)了基于公司協(xié)同辦公平臺的工資發(fā)放網(wǎng)上審批管理，但其安全性有待提高。原濰萊路段根據(jù)單位實際，一致采用現(xiàn)場辦理紙本審批的方式。新成立的濰坊分公司亟需對原有的工資發(fā)放管理模式進行整合和改進。

在人力資源工作人員大幅縮減，對應(yīng)服務(wù)的員工數(shù)量、公路里程大幅增加的情況下，再用以往的思路進行工資發(fā)放管理，需相關(guān)人員來回奔波辦理，不僅成本較高而且增加了安全風(fēng)險?？陀^情況倒逼我們對員工工資發(fā)放管理模式進行修改完善，以適應(yīng)分公司運營管理的實際情況。

濰坊分公司成立后，積極實施信息化管理，投入專項資金設(shè)計研發(fā)分公司內(nèi)部OA(辦公自動化)系統(tǒng)，為工資發(fā)放實現(xiàn)流程化管理提供了信息技術(shù)支持。

2　目標要求和解決思路

2.1 目標要求

進一步規(guī)范工資發(fā)放管理工作，明確各節(jié)點參與人員工作職責(zé)，明確流程各節(jié)點完成時效，增強工資審核的嚴密性、規(guī)范性，降低工資發(fā)放管理成本，促進全年工資預(yù)算執(zhí)行管理工作。

2.2 解決思路

結(jié)合濰坊分公司實際，制定工資發(fā)放管理規(guī)定，對人力資源工作人員、財務(wù)工作人員在編制工作表中的職責(zé)分工進行明確，對工資發(fā)放要經(jīng)過的審批節(jié)點進行規(guī)定，對從制表到工資劃入個人工資賬戶全過程的重點環(huán)節(jié)設(shè)定完成時限，為工資發(fā)放審批流程在OA系統(tǒng)上的運行提供制度依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新工作思路，利用OA辦公平臺設(shè)計使用新的工資發(fā)放網(wǎng)上審批流程。

3　工資發(fā)放管理流程設(shè)計

3.1 工資發(fā)放管理工作職責(zé)分工

各信息分中心人力資源工作人員負責(zé)編制所轄部門的人員工

對于野外補貼、夜班費等津補貼，以及加班費等浮動工資項目，每月由各部門根據(jù)考勤匯總情況，核算、填報津補貼、加班費等發(fā)放數(shù)據(jù)，經(jīng)部門負責(zé)人審批簽字后，報相應(yīng)信息分中心人力資源工作人員。

微笑獎、增收獎等收費人員享受浮動工資項目，由分公司收費管理中心在可支配額度內(nèi)，按有關(guān)規(guī)定將數(shù)額分配至收費站，收費站再按規(guī)定進行二次分配，分配結(jié)果反饋收費管理中心，由收費管理中心一并提交人力資源與黨工部，人力資源與黨工部將相應(yīng)數(shù)據(jù)反饋各工作點人力資源工作人員。

人力資源與黨工部負責(zé)對工資發(fā)放表內(nèi)容、格式進行統(tǒng)一，對工資發(fā)放表進行審核，確保發(fā)放項目符合工資管理的有關(guān)要求，做好工資總額控制。計劃財務(wù)部負責(zé)公積金及個人所得稅的審核及資金的劃轉(zhuǎn)，負責(zé)及時與工資代發(fā)銀行協(xié)調(diào)溝通，確保銀行每月15日前將工資劃入個人工資賬戶。

3.2 工資發(fā)放流程節(jié)點設(shè)置

3.3 關(guān)鍵節(jié)點完成時限要求

每月6日前，各部門根據(jù)考勤匯總情況，核算、填報津補貼、加班費等發(fā)放數(shù)據(jù)經(jīng)部門負責(zé)人審批簽字后，報相應(yīng)信息分中心人力資源工作人員。

收費管理中心每月6日前，匯總微笑獎、增收獎等浮動工資項目二次分配情況，提交人力資源與黨工部，人力資源與黨工部7日前反饋各工作點信息分中心人力資源工作人員。

每月10日前，各信息分中心人力資源工作人員在OA系統(tǒng)上發(fā)起工資發(fā)放審批流程，進行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)審批。

每月12日前，人力資源與黨工部負責(zé)對工資發(fā)放表進行審核，確保發(fā)放項目符合工資管理的有關(guān)要求。

每月15日前，計劃財務(wù)部負責(zé)及時與工資代發(fā)銀行協(xié)調(diào)溝通，確保銀行15日前將工資劃入個人工資賬戶。

每月20日前，各信息分中心相關(guān)工作人員將工資發(fā)放表經(jīng)制表人、人力資源與黨工部主任、計劃財務(wù)部主任、經(jīng)理簽字后，原件報計劃財務(wù)部編制記賬憑證，同時復(fù)印件報人力資源與黨工部備查。

4　運行及實施效果

在信息技術(shù)人員的大力協(xié)助下，分公司OA系統(tǒng)工資發(fā)放審批流程2014年11月起著手設(shè)計，12月底設(shè)計完成。2015年1月開始試運行，試運行效果良好。自2015年2月起正式運行，運行至今一切順利，取得了良好的實際效果。

確保了工資發(fā)放管理各環(huán)節(jié)工作的相互銜接。各信息分中心人力資源工作人員發(fā)起OA系統(tǒng)工資審批流程后，相關(guān)節(jié)點人員根據(jù)分公司工資發(fā)放管理規(guī)定中明確的職責(zé)，對工資表中有關(guān)項目進行審核。如本節(jié)點審核通過，可發(fā)送至下一個節(jié)點繼續(xù)審核；如本節(jié)點審核未通過，可退回上一個節(jié)點重新處理。多個部門、多名人員分工協(xié)作，即各負其責(zé)，又共同參與，確保了工作相互銜接。

確保了工資發(fā)放的時效性。每月10日前，信息分中心人力資源工作人員在OA發(fā)起審批流程后，按流程節(jié)點設(shè)置好的的順序進行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)審批。OA系統(tǒng)自有的提醒功能對于未能及時處理的審批流程自動彈出提示窗口，并同時伴有語音提示。各相關(guān)部門根據(jù)工作時限及時辦理，確保了工資及時發(fā)放。

增強了工資審核的嚴密性、工資數(shù)據(jù)的安全性。流程運轉(zhuǎn)過程經(jīng)制表人、人力資源與黨工部、計劃財務(wù)部、經(jīng)理多個節(jié)點多名人員共同審核把關(guān)，為工資審核設(shè)置了多道“關(guān)卡”，增強了相關(guān)人員的工作責(zé)任心，增強了工資審核的嚴密性，確保了相關(guān)數(shù)據(jù)的準確性。憑借OA辦公系統(tǒng)平臺出色的安全性，工資發(fā)放審批節(jié)點所有參與人都無權(quán)限對數(shù)據(jù)做改動，系統(tǒng)管理員密碼只有分公司經(jīng)理掌握，其他無關(guān)工作人員，即使是信息專業(yè)技術(shù)人員，也無權(quán)限登錄獲取工資相關(guān)數(shù)據(jù)，確保了數(shù)據(jù)安全性。

為各信息分中心人力資源工作人員工資發(fā)放提供了極大便利。濰坊分公司所轄里程300多公里，跨濟青路濰坊、青島兩個工作點，濰萊路平度一個工作點。如果按照以往的方式進行工資書面審批，需相關(guān)人員來回奔波辦理。運用該流程后，審批環(huán)節(jié)都在網(wǎng)上完成，紙本的工資表每月由工作點報賬員報計劃財務(wù)部編制記賬憑證，不需要多次往返辦理。

有效降低了管理成本，降低了安全風(fēng)險。按照以往的工資發(fā)放審批路子，需要工作人員層層辦理紙本審批后才能兌現(xiàn)發(fā)放工資。有時相關(guān)簽字人員因公不在單位簽不上字，造成具體辦理人員多次往返。原來至少往返3次才能辦理成功的工資發(fā)放事宜，在實施OA系統(tǒng)審批后，不需要工作人員到現(xiàn)場辦理審批即可兌現(xiàn)工資發(fā)放。紙本審批手續(xù)由專門報賬人員每月捎帶辦理。濰坊分公司青島、平度點每年少跑約16000公里，節(jié)省管理成本約20000元，并且大大降低了安全風(fēng)險。

F279.23

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2096-0298（2016）09（a）-042-02

田桂友，男，漢族，山東昌樂人，經(jīng)濟師，政工師，人力資源管理師，歷史學(xué)碩士。資表，并按照規(guī)定代扣代繳社會保險、企業(yè)年金、公積金、個人所得稅等；財務(wù)工作人員負責(zé)公積金及個人所得稅的扣繳核算。