周靜
摘要:隨著信息化技術的不斷發(fā)展,計算機輔助審計逐步廣泛應用起來。然而,要順利開展計算機輔助審計,前提條件是要將被審計單位的財務數(shù)據(jù)進行采集轉(zhuǎn)換,成為審計人員看得懂、查得了的電子賬。本文主要就某單位財務軟件升級后,審計人員如何順利將新舊版本中的財務數(shù)據(jù)合并后導入現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)進行詳細的闡述,希望對廣大審計人員開展計算機審計起到一定的促進作用。
關鍵詞:AO2011;數(shù)據(jù)采集;計算機審計
中圖分類號:F239.45 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2016)022-000-01
一、引言
在開展計算機審計時,一般需要如下幾個步驟:首先,采集被審計對象信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù);然后,根據(jù)對這些數(shù)據(jù)的分析和理解將其轉(zhuǎn)換為審計軟件所需要的數(shù)據(jù)形式;最后,運用計算機審計軟件對采集到的電子數(shù)據(jù)進行分析復核。[1]審計人員在面對被審計單位紛繁復雜的財務軟件和電子數(shù)據(jù)時,為了保證數(shù)據(jù)能夠準確無誤地采集轉(zhuǎn)換到AO2011中,審計人員必須熟悉和掌握一些常見的數(shù)據(jù)庫技術,如SQLServer、Access和Oracle等。
二、審計現(xiàn)狀
審計組在對某單位開展2014年預算執(zhí)行審計時,發(fā)現(xiàn)被審計單位財務軟件是用友NC5.6版本,但2014年11月財務軟件升級為用友NC6.3版本,升級后只對各科目余額作了數(shù)據(jù)遷移,這就意味著2014年1至10月份數(shù)據(jù)存放在NC5.6版本的后臺數(shù)據(jù)庫中,11至12月份數(shù)據(jù)存放在NC6.3版本的后臺數(shù)據(jù)庫中,新舊版本財務軟件所基于的后臺數(shù)據(jù)庫都是Oracle數(shù)據(jù)庫。為了保證數(shù)據(jù)的完整性、可靠性和安全性,促使審計人員必須將新舊版本中的財務數(shù)據(jù)合并后導入AO2011中。
三、數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換思路
針對被審計單位的財務數(shù)據(jù)現(xiàn)狀,審計人員只能采用財務軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的采集方式將處理后的財務數(shù)據(jù)導入AO2011,在使用該方法進行采集時,數(shù)據(jù)采集的結果,需要通過數(shù)據(jù)整理、字段對應關系設置等操作,使其與標準庫中的表、字段相對應,最后按照設置的對應關系導入標準庫中,實現(xiàn)賬表重建。從而生成與被審計單位一致的報表、總賬、明細賬、記賬憑證等。[2]
審計人員通過分析,發(fā)現(xiàn)科目余額表只需導入年初余額,而一個會計年度所使用的科目表是一致的,不會出現(xiàn)中途增減科目的情況,因此,科目余額表只需要整理升級前NC5.6版本中的數(shù)據(jù),科目表即可用NC5.6版本中的科目表也可用NC6.3版本中的科目表,而憑證表需要將NC5.6版本和NC6.3版本中的憑證表合并后生成全年的憑證表再導入AO2011。
通過采用上述數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換新思路,有效解決了被審計單位會計核算軟件升級后,給審計應用計算機輔助審計帶來的一些障礙性問題,此方法不僅僅針對該項目有用,也將在其他審計項目中得到廣泛應用。
四、數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換步驟方法
第一步:將被審計單位財務軟件升級前和升級后的備份文件(.dmp)恢復到本地oracle數(shù)據(jù)庫中。
第二步:連接Oracle數(shù)據(jù)庫,將升級前和升級后需要用到的表導入到SQLServer2008中。其中:采集NC5.6版本財務數(shù)據(jù)需要用到的表有:科目表(bd_accsubj)、余額表(gl_balance)、憑證主表(GL_VOUCHER)、憑證子表(gl_detail)、會計主體賬簿(BD_GLORGBOOK)等;采集NC6.3版本財務數(shù)據(jù)需要用到的表有:會計科目(BD_ACCASOA)、會計科目基本信息(BD_ACCOUNT)、余額表(GL_BALANCE)、財務核算賬簿(ORG_ACCOUNTINGBOOK)、憑證子表(GL_DETAIL)、憑證主表(GL_VOUCHER)等。
第三步:根據(jù)AO2011數(shù)據(jù)庫標準表所需要的字段,利用SQL語句構建新的科目表、憑證表、余額表。
1.構建科目表(采用NC6.3版本中科目表)
需構建出科目代碼(code),科目名稱(NAME)。需要用到的表有BD_ACCASOA,BD_ACCOUNT,連接字段為PK_ACCOUNT。
2.構建余額表(采用NC5.6版本中余額表)
需構建出貸方金額(LOCALCREDITAMOUNT),借方金額(LOCALDEBITAMOUNT),會計期間(PERIOD),主體賬簿(GLORGBOOKCODE),主體賬簿名稱(GLORGBOOKNAME),科目代碼(SUBJCODE),科目名稱(SUBJNAME)字段。需要用到的表有GL_BALANCE、BD_GLORGBOOK、BD_ACCSUBJ,連接字段為pk_glorgbook、pk_accsubj。
3.構建憑證表
首先構建NC5.6版本憑證表,需構建出摘要(EXPLANATION),貸方(LOCALCREDITAMOUNT),借方(LOCALDEBITAMOUNT),會計期間(PERIODV),憑證日期(PREPAREDDATEV),憑證號(nov),憑證類型(pk_vouchertype),主體賬簿(GLORGBOOKCODE),主體賬簿名稱(GLORGBOOKNAME),科目代碼字段(SUBJCODE),需用到的表有GL_DETAIL、GL_VOUCHER、BD_ACCSUBJ、BD_GLORGBOOK,連接字段為PK_VOUCHER、pk_accsubj、pk_glorgbook。
然后構建NC6.3版本憑證表,需構建的字段與NC5.6版本一致,不同之處有憑證號(num),主體賬簿(CODE),主體賬簿名稱(NAME),科目代碼(accountcode),需用到的表有GL_DETAIL、GL_VOUCHER、ORG_ACCOUNTINGBOOK,連接字段為PK_VOUCHER、PK_ACCOUNTINGBOOK。
最后利用unionall語句合并新舊版本憑證表。
第四步:根據(jù)數(shù)據(jù)采集需要,篩選出相應單位對應年度的數(shù)據(jù)。
第五步:將處理好的科目表、余額表、憑證表采用財務軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的采集方式采集到AO2011中。
五、總結
被審計單位的信息化使計算機輔助審計成為必然。為了完成面向電子數(shù)據(jù)的計算機審計,如何采集被審計信息系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)是計算機審計研究中的一個熱門問題。本文的創(chuàng)新點在于有效解決了財務軟件升級后新舊版本如何對接的數(shù)據(jù)采集方法,保障了數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性。
參考文獻:
[1]劉汝焯.審計數(shù)據(jù)采集與分析技術[M].北京:中國審計出版社,2001.
[2]王青,王榮靜,李紅英.AO2011實用手冊.北京:清華大學出版社,2011.6.