淺談如何做好檔案管理工作

陳靜

摘 要：隨著時代的發(fā)展和科技的進步，檔案管理在經(jīng)濟社會中的作用日益明顯，地位和重要性不斷提升。檔案工作如何與時俱進，與經(jīng)濟社會同步發(fā)展，特別是如何進一步增強檔案管理對工作的支持力、推動力，應積極使檔案管理工作走向現(xiàn)代化，為企業(yè)及社會進步發(fā)展服務(wù)，努力工作，不斷創(chuàng)新。因此，對檔案部門和檔案管理人員提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理方式；綜合型管理人才；檔案管理人員

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.18.058

檔案是知識資產(chǎn)和信息資源的重要成果的匯總，是對歷史記錄的真實驗證，且能真實、準確地反映經(jīng)濟社會的發(fā)展與變革，是社會管理與經(jīng)濟發(fā)展不可或缺的重要組成部分。隨著時代發(fā)展和科技的進步，檔案工作在社會中的作用也在不斷提升。與之相符的是檔案業(yè)務(wù)也在不斷更新和拓展，檔案工作開始逐步向載體多樣化、工作方式信息化轉(zhuǎn)變，這對傳統(tǒng)的檔案工作理念與管理方式造成了巨大的沖擊，給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，要想使檔案事業(yè)能夠更加適應社會需求，更加體現(xiàn)其重要性，就必須加快促進檔案工作的規(guī)范化、信息化、制度化。結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀得出了以下體會。

1 建立完善的檔案管理制度

檔案管理制度是為了加強檔案管理服務(wù)的，是為了更有效地保護和利用檔案。檔案收集、整理工作是檔案各項工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是豐富檔案館藏的重要途徑，沒有收集和整理，檔案工作便無從談起。因此，在整個文件收集整理立卷過程中，也是按照檔案規(guī)范要求進行整理和歸檔的。具體而言，應將歸檔的文件收集齊全，凡需歸檔的文件起草時必須用黑色鉛字筆書寫，嚴禁用圓珠筆、鉛筆書寫批改文件，并在歸檔文件上加蓋有關(guān)部門公章；將需要歸檔的文件按照分類方法分門別類地組成一件件保管案卷，以便于檔案的保管、提供和利用；每一個文件都需要按時間的先后順序排列，按正件在前、附件在后，請示在前、批復在后的順序排列，逐頁編號，去除金屬物，形成完整、規(guī)范的歸檔文件，保證其完整性和準確性，盡量延長其壽命；檔案的開發(fā)利用則是檔案工作的最終目標，包括檔案的檢索、編研、提供利用等環(huán)節(jié)。

2 努力創(chuàng)新、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，要求每位檔案工作人員既要有高度的工作責任心和良好的職業(yè)道德，又要有扎實的檔案管理理論知識。在社會進步、科學發(fā)展的新時代，要想利用先進的管理方法管理企業(yè)的各類檔案，就要提高檔案人員知識理論水平。檔案管理人員要結(jié)合自己的工作崗位，在提高業(yè)務(wù)能力的同時，注重計算機知識和網(wǎng)絡(luò)信息的學習，努力使自己成為具備信息知識和現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)的綜合型管理人才。利用信息化技術(shù)管理檔案，使檔案形成了豐富的資源信息庫。檔案的整理工作煩瑣、枯燥，重復工作較多，而利用計算機等現(xiàn)代化方式工作可以起到事半功倍的效果。同時，信息化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正做到了使工作人員足不出戶便可知曉天下大事。因此，發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，不僅提高了工作效率，還可為企業(yè)服務(wù)。

3 加強檔案保密意識，提升檔案管理水平

在檔案保障工作的具體實踐中，檔案保密是檔案安全管理工作中的重中之重。檔案本身是知識產(chǎn)權(quán)保護的重要內(nèi)容，無論是科技檔案、文書檔案、聲像檔案，還是會計檔案的開發(fā)利用，都可為社會創(chuàng)造可觀的財富。從歷史及當今的情況看，檔案安全無小事，檔案的丟失和泄密可能會引發(fā)一些權(quán)益損害，有的會造成重大的經(jīng)濟損失，有的還會引發(fā)群體性事件。我們一定要引以為戒，檔案丟失或泄密并不只是檔案人員的個人問題，要注重檔案安全的重要性，事關(guān)黨和國家的根本利益。因此，加強檔案保密意識是檔案管理人員的神圣職責，保守國家機密是每個檔案人員應盡的義務(wù)。

4 加強思想教育，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的進步和發(fā)展。為了使檔案工作人員能更快地適應標準化檔案管理的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性和主動性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。所以，要充分認識到思想教育在檔案發(fā)展中的作用和意義。檔案事業(yè)本身是企業(yè)的一個服務(wù)窗口，檔案服務(wù)質(zhì)量提高的根本在于檔案人員自身素質(zhì)的提高。具體而言，要加強思想教育培訓，促使檔案人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動參加定期教育培訓，提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量；明確教育的方向，教育要從檔案管理的實踐要求出發(fā)，堅持“學用結(jié)合”的方針，遵守“學以致用”的原則，為檔案人員提供全面、系統(tǒng)的學習專業(yè)檔案知識的機會，掌握更先進的理論實踐知識；進一步提高檔案管理人員對檔案工作的認識，檔案工作相對其他工作而言是一項非常煩瑣的工作，日復一日，年復一年，相關(guān)管理人員默默無聞地承擔著大量的工作，要忍得住辛苦，耐得住寂寞。此外，還應結(jié)合《檔案法》和國家檔案工作規(guī)范化管理對其進行宣傳教育，使檔案人員充分認識到搞好檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。

綜上所述，如何做好檔案管理工作，制度是保障、技術(shù)是創(chuàng)新、業(yè)務(wù)是根本。檔案的價值顯而易見，檔案事業(yè)正在成為經(jīng)濟發(fā)展的助推器、社會管理的穩(wěn)壓器、大湖名城的記憶庫，所以，我們必須以從容求實的科學態(tài)度，嚴謹細致的工作作風為黨和政府保管著珍貴的檔案資料，為社會各方面提供有價值的檔案文獻。只有這樣，檔案事業(yè)才能更加輝煌。

〔編輯：張思楠〕