科研單位行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧淺析

趙琦妍

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，科研單位的行政事務(wù)職位收到了越來(lái)越多的重視，具有相當(dāng)?shù)奶接憙r(jià)值和研究必要性。為此，本文在行政事務(wù)職業(yè)技能改進(jìn)目標(biāo)的指引下，通過(guò)自身經(jīng)驗(yàn)分享，對(duì)科研單位的行政事務(wù)工作人員的事務(wù)應(yīng)對(duì)技能和方式進(jìn)行研究分析，以為科研單位行政事務(wù)人員工作效能和工作質(zhì)量的提升提供借鑒。

關(guān)鍵詞：科研單位;行政事務(wù);工作人員;提倡事務(wù)處理

科研單位的行政事務(wù)崗位設(shè)置由來(lái)已久，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)的持續(xù)轉(zhuǎn)型，科研單位行政事務(wù)人員的工作作用、工作職能和基本工作性質(zhì)產(chǎn)生了很大的變化，尤其是在21世紀(jì)的當(dāng)下，行政事務(wù)工作者的崗位要求和工作性質(zhì)已產(chǎn)生了翻天覆地的改變。作為科研單位重要的職能角色，行政事務(wù)人員人員在科研單位日常事務(wù)處理中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，其工作相當(dāng)繁瑣、非常復(fù)雜，不但需要進(jìn)行指示傳達(dá)、電話接錄、訪客接待、日程安排等，還要進(jìn)行信息溝通和事務(wù)協(xié)調(diào)，甚至還要進(jìn)行檔案管理和文檔處理等。因此，想要做一名合格的行政事務(wù)工作者，科研單位的行政事務(wù)人員就要不斷總結(jié)現(xiàn)實(shí)工作經(jīng)驗(yàn)，合理的進(jìn)行工作方式創(chuàng)新和工作技能改良，以不斷提升自身的工作水平和綜合素質(zhì)，進(jìn)而更好、更有效的進(jìn)行工作任務(wù)完成，推動(dòng)科研單位各項(xiàng)工作的有序、健康開展。

一、科研單位行政事務(wù)人員必備的工作方法

（一）分類臺(tái)賬法

分類臺(tái)賬法又叫臺(tái)賬分類法，主要是指在現(xiàn)實(shí)工作中，行政事務(wù)工作人員通過(guò)相關(guān)臺(tái)賬的建立、維護(hù)和更新，提升工作效能的一種有效工作方式。分類臺(tái)賬法的運(yùn)用不但能夠讓復(fù)雜、繁瑣的工作變革更為有序、更加清晰，而且還能有效提升日常工作處理方式的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化程度。尤其是在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，科研單位行政事務(wù)人員可以通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)的應(yīng)用將各種臺(tái)賬信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)模式構(gòu)建，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的更新和補(bǔ)充，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的大幅提升。

（二）追根究底法

這種工作方法對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事物辦理來(lái)說(shuō)非常有效。由于這類事物普遍具有線索較少、難度較大的特性，在指令發(fā)出時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)往往不會(huì)對(duì)行政人員陳述事物的來(lái)龍去脈，只是進(jìn)行交辦信息發(fā)放，這就需要行政事務(wù)工作者認(rèn)真追查事務(wù)的根源，了解事件本身的詳細(xì)信息，稿清楚事務(wù)的重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)，只有這樣才能正確理解領(lǐng)導(dǎo)的指令，進(jìn)而才能順利進(jìn)行事務(wù)處理。

（三）舉一反三法

日常事務(wù)不能呆板、也不可僵化的進(jìn)行處理，而是應(yīng)學(xué)會(huì)融會(huì)貫通，舉一反三，在處理一項(xiàng)事務(wù)時(shí)，就能迅速的觸類旁通，這有這樣才能有效的進(jìn)行開展工作。因此，行政事務(wù)工作人員在日常事務(wù)處理中必須要善于開動(dòng)腦筋，學(xué)會(huì)見微知著、舉一反三，對(duì)自己遇到的問(wèn)題進(jìn)行有效的分析和深入的挖掘，在認(rèn)真總結(jié)的基礎(chǔ)上向領(lǐng)導(dǎo)提供最客觀、最可行的建議，以促進(jìn)科研單位自身的良性、健康發(fā)展。

二、科研單位行政事務(wù)人員需要學(xué)會(huì)的日常事務(wù)處理技巧

（一）信息處理技巧

作為行政事務(wù)工作的重要組成部分，信息的處理需要行政事務(wù)工作者需要較強(qiáng)的信息處理能力。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，內(nèi)部信息的處理對(duì)于任何科研單位的發(fā)展，甚至生存來(lái)說(shuō)都非常重要，內(nèi)部信息的管理水平會(huì)在很大程度上影響一個(gè)單位其它相關(guān)工作的順利開展和單位自身的穩(wěn)定。因此，行政事務(wù)工作人員必須具有較高的信息梳理和分類水平，通過(guò)臺(tái)賬分類法的利用根據(jù)事務(wù)本身的輕重緩急將信息進(jìn)行區(qū)分。此外，為了能夠向單位領(lǐng)導(dǎo)提供更好的建議策略，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供更為客觀、有效的依據(jù)，行政事務(wù)人員還要在日常工作中善于進(jìn)行信息收集，例如，國(guó)家政策、相關(guān)單位動(dòng)態(tài)信息的收集等。當(dāng)然，信息的準(zhǔn)確、及時(shí)反饋也是十分必要的，行政事務(wù)工作者要能及時(shí)的處理和上報(bào)本單位的確切信息。

（二）溝通協(xié)調(diào)技巧

溝通協(xié)調(diào)能力是行政事務(wù)工作人員的必備能力要求。第一，在進(jìn)行關(guān)系處理時(shí)，行政事務(wù)人員要具有良好意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和定位意識(shí)，理清思路，找準(zhǔn)門道，引導(dǎo)大家心往一處想、勁向一處使。第二，在日常工作中，行政事務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)肩負(fù)起關(guān)系處理的重?fù)?dān)，積極輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簡(jiǎn)單的關(guān)系處理，對(duì)于那些難度較大或者必須由領(lǐng)導(dǎo)出面處理的關(guān)系事務(wù)，要提前做好輔助和提醒工作。第三，要不斷強(qiáng)化自身的溝通協(xié)調(diào)能力，要確保自身語(yǔ)氣委婉、態(tài)度謙虛、協(xié)調(diào)到位、言語(yǔ)準(zhǔn)確，針對(duì)溝通個(gè)體和群體的不同，應(yīng)用不同的溝通協(xié)調(diào)技巧。

（三）文檔處理技巧

對(duì)于科研單位而言，其文檔管理主要涉及下述幾個(gè)方面：首先，處理來(lái)文。主要包括文檔接收、文檔登記、文檔呈批、文檔備份和文檔發(fā)送等;其次，管理文件資料和通信信函。主要涉及原始文件的保管、立卷、使用、備份和歸檔等。第三，管理電子文檔資料。接收、發(fā)送電子文檔和電子文檔的印發(fā)及登記等。文檔管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜、瑣碎的基礎(chǔ)性工作，他需要行政事務(wù)管理人員時(shí)刻保持較高的責(zé)任意識(shí)和擁有較強(qiáng)的文檔處理技巧，并有一定的工作忍耐性，只有這樣，行政事務(wù)人員才能得心應(yīng)手的處理好文檔管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，科研單位行政事務(wù)工作人員的工作比較繁瑣，也非常復(fù)雜，為了更好的完成自己的工作，行政事務(wù)工作人員必須要不斷強(qiáng)化自身建設(shè)，以現(xiàn)實(shí)工作為基礎(chǔ)，通過(guò)不斷的總結(jié)和積累，實(shí)現(xiàn)自身工作方式和工作技能的持續(xù)完善，以能得心應(yīng)手的進(jìn)行工作處理，成為領(lǐng)導(dǎo)的好助手，同仁的好幫手。

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