淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

傅育利

摘 要：檔案管理是國有企業(yè)管理活動的重要組成部分，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營具有重要的指導(dǎo)價值。但當(dāng)前，國有企業(yè)檔案管理普遍存在檔案管理人才緊缺、檔案信息開發(fā)滯后、檔案法制觀念不足、電子檔案管理滯后等問題，亟需企業(yè)加以改進(jìn)和調(diào)整。基于此，本文分析了國有企業(yè)檔案管理存在的問題，并提出了幾點(diǎn)改進(jìn)對策，以期為相關(guān)檔案管理人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案管理；檔案管理員；檔案法制意識

檔案是企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動中形成的各種文件資料及電子數(shù)據(jù)的總和，是企業(yè)歷史面貌的真實(shí)記錄和反映。國有企業(yè)開展檔案管理工作，可以為企業(yè)文化建設(shè)、經(jīng)營決策及技術(shù)發(fā)展提供強(qiáng)大助力，促進(jìn)企業(yè)的良性有序發(fā)展。因此，研究國有企業(yè)檔案管理問題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理人才緊缺

為了加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，很多企業(yè)都安排辦公室管理人員兼任檔案管理員。一般來說，這些兼職檔案員除了檔案管理工作還要承擔(dān)其他的工作，很難將過多的精力放在文件材料的收集、整理、歸檔上。而且這些人員往往缺乏檔案管理專業(yè)知識，有的雖然有經(jīng)過上崗培訓(xùn)，但后續(xù)沒有對其進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識的再培訓(xùn)，最終導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作混亂，整體管理質(zhì)量較低。

2.檔案保管設(shè)施落后

檔案庫房本來應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，有些國企寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡陋，有些國企甚至都沒有專門的檔案室，檔案資料長期與一些雜物存放在一起，檔案資料霉變、蟲蛀、損毀現(xiàn)象時有發(fā)生。

3.檔案信息開發(fā)滯后

第一，企業(yè)在分析檔案信息的同時不能編制參考資料。第二，檔案信息開發(fā)方式較為落后，且開展途徑較少。第三，企業(yè)對信息開發(fā)與經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系了解尚淺。某些企業(yè)為了達(dá)到檢查標(biāo)準(zhǔn)，可能隨便選人參與編制研究工作，這導(dǎo)致研究的產(chǎn)品層次較低、質(zhì)量較差且實(shí)用性不強(qiáng)。有的企業(yè)雖然選題較好并且緊跟時代潮流，但也會因?yàn)榫幹蒲芯繒r間過長而導(dǎo)致該項(xiàng)工作無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

4.電子檔案管理滯后

電子檔案在管理過程中主要有以下問題：第一，電子檔案對軟硬件的依賴性較強(qiáng)。電子檔案依賴計(jì)算機(jī)和各種信息技術(shù)進(jìn)行操作和管理，如果計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)問題或者網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，電子檔案的管理工作將很難繼續(xù)進(jìn)行，這說明電子檔案管理的獨(dú)立性較差。第二，信息的固定性和客觀性較差，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上，信息的修改和增減是很方便的，這在一定程度上影響了信息的穩(wěn)定性。

2 國有企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)對策

1.加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理人才是連接檔案和檔案利用者的紐帶，因此，加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)，對企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。首先，有能力的企業(yè)應(yīng)配備專職的檔案管理人員管理企業(yè)的檔案，檔案管理人員應(yīng)該熟悉企業(yè)檔案管理的流程和規(guī)范，在檔案的接收、整理、歸納、保存和上架等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格把握，并將各類信息及時錄入到計(jì)算機(jī)中。其次，企業(yè)應(yīng)該重視對檔案管理人員的后續(xù)教育和培養(yǎng)，在經(jīng)濟(jì)和技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)前社會，新的行業(yè)領(lǐng)域不斷形成，給企業(yè)的檔案管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。最后，檔案管理人員自身也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)，努力拓寬自身的業(yè)務(wù)范圍和知識面，及時了解與檔案管理工作相關(guān)的各領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀，努力提高自身素質(zhì)，運(yùn)用新技術(shù)和新理念進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)單一檔案管理向復(fù)合型檔案管理的轉(zhuǎn)變。

2.加大檔案庫房建設(shè)投入

檔案庫房是檔案室保存檔案的基地，是為保護(hù)檔案提供基本物質(zhì)條件的重要場所，是檔案保護(hù)技術(shù)中最重要的也是最基本的一項(xiàng)內(nèi)容。檔案庫房建筑為檔案保護(hù)技術(shù)中長期起作用的因素，它為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，檔案庫房建筑的好壞直接影響到檔案的保護(hù)條件，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室

分開。

3.增強(qiáng)檔案法制意識宣傳

檔案管理的法制建設(shè)工作在很多國企中都得不到應(yīng)有的重視，甚至有的企業(yè)完全沒有開展法制建設(shè)工作。增強(qiáng)檔案法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。做好企業(yè)檔案工作著重要從“提高認(rèn)識、強(qiáng)化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法的認(rèn)識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認(rèn)識，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案工作重要性的正確認(rèn)識是推進(jìn)和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。

4.完善檔案管理規(guī)章制度

國有企業(yè)要有效解決檔案管理分散、移交不全的問題，最重要的是要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定完善的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，同時結(jié)合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略對該項(xiàng)制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，以使各項(xiàng)制度都與企業(yè)發(fā)展策略相吻合。另外，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的宣傳力度也是很重要的，通過宣傳，企業(yè)應(yīng)讓各部門都能認(rèn)識到企業(yè)檔案管理工作的重要性和其對企業(yè)發(fā)展的意義所在，讓各部門員工積極配合檔案管理部門對檔案信息進(jìn)行完善和補(bǔ)充，及時把檔案移交檔案室，促進(jìn)檔案室文件的齊全和完善。

5.強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)

強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)不僅能提高企業(yè)對檔案的利用效率，還能為企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展服務(wù)，因此，企業(yè)應(yīng)該對檔案的信息化建設(shè)提起高度重視，將檔案現(xiàn)代化建設(shè)提上企業(yè)管理日程。首先，在檔案的信息化建設(shè)方面，企業(yè)應(yīng)該加大資金投入力度，改善檔案管理工作的硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)等硬件設(shè)備，其次，企業(yè)還應(yīng)購買一定的檔案管理軟件，并根據(jù)需要對軟件進(jìn)行及時的更新和升級，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索，迅速、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理工作。

6.注重檔案資源開發(fā)利用

企業(yè)檔案是很重要的信息資源，不僅可以發(fā)揮檔案自身的價值，為企業(yè)發(fā)展提供依據(jù)，還能幫助企業(yè)管理者進(jìn)行決策和管理戰(zhàn)略的制定。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案資源開發(fā)的時候，要積極轉(zhuǎn)變思想，將企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作提上工作日程，在物質(zhì)和人力資源等各方面給予充分支持。檔案室要結(jié)合自身的室藏情況，積極開展檔案的編制和研究工作，挖掘有效的檔案資源和信息，積極對檔案進(jìn)行深層次的開發(fā)，為公司的發(fā)展提供保證。

3 結(jié)語

綜上，國有企業(yè)的檔案管理工作是一項(xiàng)長期且重要的任務(wù)，為了規(guī)范企業(yè)的檔案管理工作，相關(guān)管理人員必須對現(xiàn)代化檔案管理工作提起重視，加大資金和人才投入，完善檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，使其更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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