推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理方法探究

安靜

摘 要：檔案管理是保證事業(yè)單位科學(xué)管理的重要保證，也是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分。當(dāng)前檔案管理還存在一些不足，在進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)，還受到較多因素的影響。因此，需要解決制約檔案管理規(guī)范化的因素，才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

隨著當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)也隨之快速普及。當(dāng)前事業(yè)單位的辦公對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)越來(lái)越大，文件生產(chǎn)與文件傳輸基本上都可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，無(wú)紙化的辦公方式給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了新的要求。因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)的新要求，需要加快推動(dòng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視度不夠

通過(guò)檔案規(guī)范化管理，可以有效的推動(dòng)事業(yè)單位的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展，并且對(duì)提高事業(yè)單位的工作效率還具有非常重要的作用。目前，許多的事業(yè)單位都對(duì)檔案規(guī)范化管理有了足夠的重視，但是仍然有許多事業(yè)單位沒(méi)有注意到檔案規(guī)范化管理的重要性[1]。一些事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理的規(guī)范化不會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作不會(huì)關(guān)注。還有一些事業(yè)單位在人力財(cái)力等方面存在不足，造成檔案規(guī)范化管理工作無(wú)法得到有效地貫徹。

1.2 檔案管理制度的規(guī)范化不足

檔案管理制度是事業(yè)單位制度建設(shè)的重要部分，當(dāng)前我國(guó)大部分的事業(yè)單位都建立了檔案管理制度。然而，在我國(guó)還是存在一些事業(yè)單位沒(méi)有建立完整的檔案管理制度，不注重對(duì)檔案管理制度的建設(shè)。一些事業(yè)單位制定的檔案管理制度較多的是對(duì)檔案人員的管理，沒(méi)有將檔案管理制度應(yīng)用到事業(yè)單位全體人員的工作中，因此使得檔案管理工作缺乏配合，難以進(jìn)行。還有一些事業(yè)單位建立了完善的檔案管理工作制度，但是沒(méi)有執(zhí)行力，無(wú)法使檔案管理工作制度得到深入的貫徹實(shí)施，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)較大的問(wèn)題，使檔案管理制度形同虛設(shè)[2]。

1.3 檔案管理模式缺乏規(guī)范化

在當(dāng)前統(tǒng)計(jì)的事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化的情況來(lái)看，一些事業(yè)單位并不重視檔案管理的規(guī)范化與制度化，在檔案管理工作中，還存在著人工管理的情況。一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)也不到位，沒(méi)有為檔案管理工作提供相應(yīng)的檔案管理軟件，沒(méi)有配備相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，使得許多檔案管理工作只能依靠人工進(jìn)行[3]。還有一些事業(yè)單位的檔案管理工作封閉性較強(qiáng)，不具備足夠的開(kāi)放性，導(dǎo)致檔案管理在開(kāi)放與利用方面存在較大的不足，使得檔案規(guī)范化管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的制約。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

2.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)建設(shè)力度

加大對(duì)檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，提高事業(yè)單位人員對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)。通過(guò)學(xué)習(xí)與宣傳的途徑，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)以及相關(guān)規(guī)定的宣傳，提高各事業(yè)單位人員的檔案意識(shí)，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與干部職工認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)國(guó)家的重要性，對(duì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要性，做好檔案工作是所有工作人員肩負(fù)的責(zé)任。增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平。還需要穩(wěn)定檔案工作人員，確保檔案管理人員的穩(wěn)定是檔案管理工作的保障。檔案管理工作作為一份專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要工作人員具備較強(qiáng)的實(shí)踐性與操作性，這就要求工作人員要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，才能達(dá)到檔案管理、收集工作的規(guī)范。因此，需要加強(qiáng)檔案工作人員自身綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，樹(shù)立為社會(huì)服務(wù)的觀念，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，不斷加強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)技能，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。

2.2 強(qiáng)化職責(zé)范圍，健全檔案管理制度

要落實(shí)檔案管理工作，首先要有制度上的堅(jiān)實(shí)依靠。因此，首先需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運(yùn)行，同時(shí)在各個(gè)檔案小組建立綜合檔案室，確定相關(guān)人員的職權(quán)以及職責(zé)范圍，并根據(jù)檔案室工作的實(shí)際，對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)配置一定數(shù)量的兼職檔案人員，從而形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作機(jī)制的運(yùn)行。還要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，建立健全檔案管理工作制度，保證檔案管理工作的有序規(guī)范運(yùn)行，因此，需要用制度來(lái)規(guī)范以及保證檔案管理工作。

2.3 擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理?xiàng)l件

我國(guó)各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展差異巨大，不同地區(qū)事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)的程度也存在較大的差異。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)貧困地區(qū)，一些事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)條件較差，對(duì)單位檔案的管理也比較落后，受經(jīng)濟(jì)條件的制約，事業(yè)單位在短時(shí)間內(nèi)還無(wú)法籌集資金以加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理部門(mén)的主管需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督，積極向政府部門(mén)請(qǐng)示，給予經(jīng)濟(jì)支持，從而促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。對(duì)于具備相關(guān)條件的事業(yè)單位，需要投入資金改善檔案工作所需的設(shè)備，提高檔案管理設(shè)備的水平，從而提高檔案管理工作的水平。

2.4 開(kāi)發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案管理體系

要推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，需要打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，以及管理模式，并樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，充分利用檔案的資源信息。事業(yè)單位可以開(kāi)展檔案的應(yīng)用研究，可以根據(jù)本事業(yè)單位的檔案，編寫(xiě)單位相關(guān)的發(fā)展史、編年史，擴(kuò)大單位的知名度，從而促進(jìn)單位的發(fā)展，并通過(guò)檔案資料的匯編，可以為各個(gè)部門(mén)提供所需的檔案資源。同時(shí)，爭(zhēng)取將現(xiàn)代科技融入到檔案管理工作中，從而最大限度的為事業(yè)單位與社會(huì)提供全面的服務(wù)。在利用檔案信息資源的同時(shí)，還需要強(qiáng)化檔案管理體系，確保與檔案規(guī)范化管理形成合力。建立完整的檔案管理體系，將檔案管理精確到事業(yè)單位工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)健全與完善檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的工作也要與時(shí)俱進(jìn)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要不斷規(guī)范化、系統(tǒng)化。當(dāng)前檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，比如：事業(yè)單位對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視度不夠、檔案管理制度的規(guī)范化不足、檔案管理模式缺乏規(guī)范化等。這些問(wèn)題嚴(yán)重的制約了事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。因此，要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，就需要加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的宣傳，提高對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，還需要建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理制度的正常運(yùn)行，確定工作人員的職責(zé)范圍，根據(jù)檔案室工作的實(shí)際，給相關(guān)機(jī)構(gòu)配置兼職檔案人員，以建立完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。工作人員要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)技能，并樹(shù)立為社會(huì)服務(wù)的觀念，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，還需要健全檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，從而達(dá)到強(qiáng)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。

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