淺談基層行政事業(yè)單位檔案管理

摘 要：本文對(duì)基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并針對(duì)其中存在的問題提出一些建議，最后對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：基層行政事業(yè)單位；檔案管理

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的今天，檔案管理為保證基層行政事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行發(fā)揮了重要作用，但是當(dāng)前基層行政事業(yè)單位檔案管理也存在著一些問題，這影響了檔案管理為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，基層行政事業(yè)單位檔案管理工作必須緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。

1 基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、對(duì)檔案管理工作重視不夠

個(gè)別基層行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案意識(shí)淡薄，經(jīng)費(fèi)投入不足，未能對(duì)檔案管理工作所需的人、財(cái)、物及檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證。

雖然各部門把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃，也有專人負(fù)責(zé)，但真正把檔案管理工作作為各部門中心工作來抓的還是少數(shù)。檔案管理工作在基層行政事業(yè)單位只是作為輔助性部門工作，不易受到各方面的重視，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義和作用，不了解檔案管理工作中存在的困難與問題，對(duì)檔案管理工作的重視不夠，認(rèn)識(shí)不足，缺乏有力的領(lǐng)導(dǎo)。由于基層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)往往得不到保證，直接制約著檔案管理事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前一些基層單位檔案室存在著計(jì)算機(jī)數(shù)量少、檔次低、運(yùn)行慢等問題，要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)監(jiān)控、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案數(shù)字化等現(xiàn)代化技術(shù)還很困難。

2、檔案管理工作不規(guī)范

就目前情況來看，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化在基層行政事業(yè)單位檔案管理實(shí)施中還存在著一些問題。文件的登記、立卷、鑒定、編研、保管等都不夠標(biāo)準(zhǔn)化，這集中表現(xiàn)在分類和著錄上沒有按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《中國(guó)檔案分類法》、《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行分類和編目。有的基層單位甚至隨心所欲地進(jìn)行分類和編目，缺乏對(duì)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的正確認(rèn)識(shí)。

少數(shù)基層行政事業(yè)單位檔案室變成了雜物室，設(shè)備老化，有的檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)薄弱

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性與專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員要有較好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。檔案管理人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致對(duì)歸檔文件的整理、分類、保管期限劃分等問題不夠明確；檔案不按時(shí)立卷歸檔、未及時(shí)移交綜合檔案室等情況也時(shí)有發(fā)生。同時(shí)個(gè)別檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在應(yīng)付了事思想，對(duì)各科室需及時(shí)整理歸檔的檔案資料缺乏有效監(jiān)督指導(dǎo)。

2 對(duì)基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1、提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度

只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案管理工作，把其作為各部門中心工作來抓，才能保證檔案管理工作過程中所需人、財(cái)、物及整理歸檔時(shí)間，才能保證檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。對(duì)此縣委、縣政府要提高對(duì)檔案管理工作的重視度，首先從自身做起，同時(shí)要求各級(jí)各部門領(lǐng)導(dǎo)干部提高思想認(rèn)識(shí)，積極作好本單位檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化。各部門檔案工作人員也要積極主動(dòng)向單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理工作的重要意義，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作軟、硬件方面給予有力支持。

2、提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

要提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先要建立科學(xué)、合理的檔案管理工作的規(guī)章制度。規(guī)章制度必須簡(jiǎn)明實(shí)用，符合本單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，具有可操作性，且規(guī)章制度的約束具有雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。其次做好案卷的全面普查工作，對(duì)一些沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的庫(kù)房進(jìn)行徹底清理，去糟取精，從登記、分類、著錄、組織目錄到編研，都按檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，重新組合案卷，統(tǒng)一分類號(hào)，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證準(zhǔn)確檢索。同時(shí)，清理銷毀一批陳舊過時(shí)檔案，以保證庫(kù)存檔案質(zhì)量。最后要加強(qiáng)檔案的保密工作。不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

3、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理首先是人的管理，只有提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，才能規(guī)范、合理的對(duì)檔案進(jìn)行管理。在現(xiàn)代社會(huì)中，檔案管理人員承擔(dān)著檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的重要角色，檔案管理工作質(zhì)量的好壞與檔案管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)。不全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案管理工作水平的提高只是一句空話。

要避免只強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)與應(yīng)用計(jì)算機(jī)，而忽略對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的提高。學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)是任何一個(gè)高素質(zhì)檔案管理人員必備的一種基本素質(zhì)，然而一個(gè)高素質(zhì)檔案管理人員還應(yīng)首先具備全面系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，否則就根本不可能用計(jì)算機(jī)來提高檔案管理工作的水平。同時(shí)，高素質(zhì)的檔案管理人員整體素質(zhì)還包括政治素質(zhì)和綜合素質(zhì)，這兩方面也不可偏廢。

3 基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化展望

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是基層行政事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息日益增強(qiáng)的客觀需求。

要提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，最大限度提高的檔案利用效率，必須把先進(jìn)的科技手段應(yīng)用于檔案管理，達(dá)到提高工作效率與延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先各級(jí)行政事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料輸入計(jì)算機(jī)中，然后通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、音像等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)化并存。最后，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)將不屬于保密范疇的檔案信息進(jìn)行社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息檢索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

參考文獻(xiàn)

[1]朱里香，淺談加強(qiáng)基層事業(yè)單位基建檔案管理.科教導(dǎo)刊，2013（19）

[2]王德俊，當(dāng)前國(guó)際檔案界學(xué)術(shù)新動(dòng)態(tài)新觀點(diǎn).北京檔案，2005（1）

[3]劉焱華，對(duì)事業(yè)單位檔案管理新思路的分析.赤子，2012（4）

[4]樂利珍，淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策.科技風(fēng)，2008（24）

[5]解俊霞，談加強(qiáng)基層事業(yè)單位衛(wèi)生檔案的管理.檔案人語，2009（12）

[6]郝國(guó)，試論依法行政與檔案管理.黑龍江史志，2012（8）

作者簡(jiǎn)介

朱婧（1988-），女，湖北丹江口市，湖北省十堰市丹江口市農(nóng)村公路管理局，研究方向：檔案管理。