文/劉偉偉

淺析水土保持檔案管理工作

文/劉偉偉

在水土保持的工作之中，很多資料都是在運行過程中逐步累計的，它反映著水保工作最真實的歷史記錄，是整個水保工作最為重要的信息來源，是整個水保工作在管理決策上的重要依據(jù)。這主要是因為它內(nèi)容強大，綜合性強，周期差距大，這些全都構(gòu)成了水保工作，而且他們之間還可以相互的滲透。所以，就目前而言，怎么提高相應(yīng)的水保認知和建設(shè)對于檔案的整理及信息化建設(shè)有著非常重要的意義。

水土保持；檔案管理；信息化

1　引言

在水土保持的檔案里有著各種各樣的歷史記錄，這些記錄有不同價值的文字、音像和圖表構(gòu)成，它記載了整個建設(shè)活動中最重要的成果，然后根據(jù)經(jīng)驗教訓(xùn)反映出工程建設(shè)的整個過程中最為真實的信息傳遞，他是整個水土保持中建設(shè)者最為智慧的結(jié)晶和產(chǎn)物。它是整個檔案資源中最為重要的部分，是開展技術(shù)性交流的極為重要的依據(jù)。

2　水土保持檔案的基本特點

對于水土保持檔案來說，它擁有著完整性、服務(wù)性以及科學(xué)性的特點，除了這些之外，它其實還擁有著下面的幾個重要特點：

2.1綜合性強

水土保持檔案在下文中筆者就簡稱為“水?！?。關(guān)于水保，筆者了解到它的工作非常的繁瑣，工作面涉及的也非常之廣，并且可能會牽涉到農(nóng)林、水利、環(huán)保以及交通上的問題，另外還和建筑、天文等一些知識緊密連接。所以說由此形成的水土保持檔案更加具有多元性以及綜合性，同時體現(xiàn)更多的學(xué)科知識和信息。

2.2季節(jié)性強

因為水保這份工作是一種對自然環(huán)境的改造工作，所以它必然要受到相應(yīng)的自然規(guī)律的制約。另外在一年當(dāng)中每個季節(jié)都有著特定的一些工作內(nèi)容，比如：在春天的時候進行植樹活動，到了夏天進行筑壩活動，再到了秋天開展歲修的工程等。在這些工作中，由于工作量特別大自然會形成很多檔案，尤其是那些多變的檢測數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)需要認真的考量，因為它們至關(guān)重要。這些數(shù)據(jù)可以在一定程度上防治洪澇，其對應(yīng)是季節(jié)性強但時間短的特點。

2.3周期差異大

在水保工程中，由于其工程效益和地質(zhì)條件以及其他等等因素，造成了周期的長短差距特別大。所以說，對于一般的閘溝來說，需要進行建設(shè)打壩和水保工作，這些東西一般都是在數(shù)月之內(nèi)完成。對于其他的一些建設(shè)工程而言，需要的時間就不是現(xiàn)在這時間了，可能要花費上數(shù)年或則數(shù)十年才能最終完成。由于其施工的周期存在著長短不一，這樣一來便使得對應(yīng)的工程檔案在周期上存在很大差異。

2.4文書與科技檔案之間相互滲透

對于水保員工來說，他們需要規(guī)劃、管理、設(shè)計和施工等一系列的過程，然后運用一體化的機制工作。對于那些業(yè)務(wù)性的文書以及科技檔案來說，他們之間需要不斷的交流滲透。在很多文書里面，其不僅僅有檔案的前期活動性記錄，還具有文書檔案和科技檔案走向一體化的最終趨勢。

3　水土保持檔案管理工作中存在的問題

3.1不能貫穿整個水保工程建設(shè)程序的各個階段

水土保持檔案的管理工作一般情況下是對相應(yīng)文件進行收集和整理的工作。因此在簽訂合同以及協(xié)議的時候，一定要完成檔案收集、整理和移交；在進行水保工程的進度查詢的時候，一定要認真的完成水保工程中檔案的收集整理；在進行項目的評審時，需要不斷完善內(nèi)容和質(zhì)量，然后給出關(guān)聯(lián)性的一些評語。最后，由于有關(guān)的部門在水土保持檔案工作少了極為重要的一部分，所以說很容易變化因此造成了檔案的不完整性。

3.2未嚴格執(zhí)行檔案管理移交手續(xù)

在工程建設(shè)中，相關(guān)的技術(shù)和管理人員都是整個檔案整理工作中最為直接的責(zé)任人，他們需要將工作中的檔案進行歸納和整理。不過在實際的過程中，相關(guān)的技術(shù)人員在資料歸納上并沒有很好的完成，同時在移交檔案的時候也不是特別利落，丟失了一些基本的檔案。

3.3檔案基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

很多大中型的水保工程之中，由于其沒有建立完善相應(yīng)的工作任務(wù)，因此在符合規(guī)范化要求的同時加強自身設(shè)備的安裝；只有這樣才能真正的完善相應(yīng)的設(shè)備以及裝備，由此使得相應(yīng)的檔案管理是否能夠真正的正?；\行。

4　加強水土保持檔案管理的對策

4.1宣傳建立檔案的重大意義

在水保的工程之中，其涉及到的部門很多，這也是其資源廣泛的一個重要原因。而且作為一個建檔的單位，他們不但要加強內(nèi)部的一些學(xué)習(xí)，還應(yīng)該不斷的夸張自己的知識，然后再明確水保工作的重要性。同時還應(yīng)該積極的向有關(guān)的部門主動宣傳建立檔案的重要意義，一定要在部門之間形成共識，特別是建檔的共識，只有這樣才能是確保其對應(yīng)的重要地位，才能開展一個和諧積極的內(nèi)部和外部環(huán)境。

4.2加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案的基礎(chǔ)設(shè)施是整個水保工作順利開展的依據(jù)，是整個檔案在安全保管和開發(fā)之中必不可少的物質(zhì)條件。所以，各個單位對這份工作都很重視，如何改變現(xiàn)有的這些簡陋的保管和保護條件，對于檔案部門來說至關(guān)重要。在檔案的管理中一定要完善相關(guān)的設(shè)備，如空調(diào)、復(fù)印機、計算機等最基本的包公設(shè)備。如果正好存在了建檔的關(guān)鍵過度期，也應(yīng)該采取措施，盡可能的為檔案的開展提供有利的工作環(huán)境。

4.3規(guī)范水土保持的檔案整理工作

尤其是最近幾年，我國根據(jù)相關(guān)的文檔資料制定了很多規(guī)章制度和相應(yīng)的規(guī)范，并且在規(guī)范中對整理的原則以及方法做出明確規(guī)定。同時有關(guān)的水土保持檔案組要遵循一定的文件材料，區(qū)分出不同的價值，這樣才能最大限度的進行有效利用。在有關(guān)的地點上，需要采用一些分散的方式進行局部結(jié)合，然后把整理的工作逐步的分散在各個環(huán)節(jié)上。在相應(yīng)的地點上，要采用時間點的收集，然后對當(dāng)前的檔案管理部門進行統(tǒng)一的組織和歸檔。對于水保工作，筆者認為凡事無大小，一定要認真對待。筆者認為檔案可以按照不同的大綱進行分類，這樣尋找起來也比較方便，特別是目錄的搜索一定要做好。同時，相關(guān)的檔案部門還應(yīng)該建立獨有的工作規(guī)章制度，然后明確人員的職責(zé)及要求，進而保證檔案在收集的時候更加統(tǒng)一，然后對其合理的利用。

5　結(jié)語

水土保持檔案的工作強度比較大，總體來說是一個艱苦并且需要耐心的工作，同時也是一個基礎(chǔ)性的行政管理工作，更是連接著過去、未來和現(xiàn)在的重要紐帶。所以說，水保的工作人員一定要仔細全面、精準(zhǔn)系統(tǒng)化的完善相關(guān)的水土檔案，并且還應(yīng)該讓現(xiàn)有的水土保持檔案真正的服務(wù)于工程建設(shè)，然后在實際中解決問題。

［1］李銳，楊勤科等.中國水土保持管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計方案［J］.

水土保持通報，2015，18（3）：42-45.

［2］孫穎等.模型庫系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)［J］.學(xué)報.2012，13（5）：20-23.

劉偉偉（1976.—），性別：女，籍貫：山東省乳山人，學(xué)歷：大專，現(xiàn)有職稱：助理工程師；研究方向：檔案管理。

（作者單位：乳山市水土保持監(jiān)督管理站）