淺談機(jī)關(guān)文書檔案管理

文/廣東省珠海市金灣區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 李月嬌

淺談機(jī)關(guān)文書檔案管理

文/廣東省珠海市金灣區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 李月嬌

文書檔案是對(duì)社會(huì)組織和黨務(wù)行政管理的活動(dòng)所形成的客觀記錄，在這個(gè)記錄中包含了活動(dòng)中所涉及的所有行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源、業(yè)務(wù)發(fā)展等信息，主要的組成是由文書轉(zhuǎn)換，最終以多樣化的文字、圖表、影像等形式存在的具有完整性和規(guī)律性的真實(shí)信息資料。因此文書檔案對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，是反映其工作歷程的客觀縮影，又是管理建設(shè)現(xiàn)狀的記錄，在整個(gè)機(jī)關(guān)工作中發(fā)揮著不可忽視的重要作用。

機(jī)關(guān)；文書檔案

文書檔案是對(duì)社會(huì)組織和黨務(wù)行政管理的活動(dòng)所形成的客觀記錄，在這個(gè)記錄中包含了活動(dòng)中所涉及的所有行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源、業(yè)務(wù)發(fā)展等等信息，其反映的是機(jī)關(guān)工作歷程的縮影。這里面檔案是文書的載體也是文書的內(nèi)容精華所在，而文書則是檔案形成的基礎(chǔ)，也是檔案的前身，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，尤其是檔案管理人員，機(jī)關(guān)文書檔案的科學(xué)、高效率管理工作將對(duì)檔案信息工作有著重要的意義，這也是當(dāng)前檔案管理中所面對(duì)的問題。本文就機(jī)關(guān)文書檔案的管理展開研究。

一、文書檔案的基礎(chǔ)工作

機(jī)關(guān)單位的文書工作是檔案中內(nèi)容的一部分，也是檔案管理的必要內(nèi)容之一，文書工作主要內(nèi)容包含了對(duì)文件資料的集中、記錄、運(yùn)輸、交接、辦理和重要信息資料的歸納整理。文書工作人員將機(jī)關(guān)的工作內(nèi)容和活動(dòng)內(nèi)容以文件資料的形式經(jīng)過管理形成系統(tǒng)性的檔案，而檔案的形成中，文件資料的書寫內(nèi)容、規(guī)范、資料的集中度、信息的真實(shí)性、書寫質(zhì)量等都是對(duì)檔案管理有著深遠(yuǎn)意義的。檔案管理是建立在文書的文件資料的前提下對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行二次歸集、對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分門別類的歸納整理，對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行鑒定，對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行保管，對(duì)數(shù)據(jù)信息形成統(tǒng)計(jì)資料，最后將所有資料進(jìn)行編碼并保存好，用于資料的調(diào)取中發(fā)揮其價(jià)值。文書檔案的基礎(chǔ)工作不單單是對(duì)本單位之間的活動(dòng)資料，還要對(duì)其他上級(jí)單位、下級(jí)單位、平級(jí)單位的各個(gè)信息報(bào)表，公務(wù)活動(dòng)等進(jìn)行收納整理，通過對(duì)信息的二次篩選和鑒別，以此不斷地豐富本單位的檔案內(nèi)容和檔案資源，把握住機(jī)關(guān)單位的不同階段的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，從整體性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性兩個(gè)方面來考慮檔案工作，不斷地完善檔案信息功能。

二、文書檔案的收集和整理工作

為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，對(duì)于文書檔案的整理和文件資料的運(yùn)轉(zhuǎn)方向要時(shí)刻掌握，及時(shí)地對(duì)時(shí)效性文件資料進(jìn)行辦理完結(jié)，集中保管，防止因?yàn)楣ぷ魇韬龆鴮?dǎo)致的資料遺失、錯(cuò)誤，檔案的收集工作的重要性要突出，無論是哪一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案的資料收集質(zhì)量要得到保障，這是保證信息資料的真實(shí)性的根源所在，收集資料工作將對(duì)檔案管理的歸檔率和完整性有著深遠(yuǎn)的影響，甚至是對(duì)整個(gè)文書檔案工作最終的價(jià)值和檔案信息所反饋出來的功能都有著決定性的作用。在機(jī)關(guān)單位的事務(wù)管理中，大部分的人物事件、活動(dòng)事件、會(huì)議事件的有關(guān)信息、圖表、影響等都需要以真實(shí)性的載體保留下來，這是文書檔案工作的重點(diǎn)，收集、保存、記載，最后經(jīng)過編碼將其歸類，放在歸屬的檔案架中，形成有規(guī)律、查詢方便的管理工作流程

三、進(jìn)一步完善文書檔案制度約束，推動(dòng)工作的規(guī)范化

為了使機(jī)關(guān)的文書檔案工作進(jìn)一步地規(guī)范化、制度化，使檔案信息管理工作受到行為約束，完善檔案價(jià)值和功能，我局制定了《金灣區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，規(guī)定了歸檔的文件材料是在本單位工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄、材料，在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的，需要貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送重要的文件材料。還規(guī)定了不歸檔范圍及文件材料整理歸檔方法、要求、分類和保管期限，文件價(jià)值不同歸檔的保管期限也不同（保管期限分永久、30年、10年），既杜絕不符合歸檔要求文件材料的產(chǎn)生，又提高檔案質(zhì)量。

四、提高檔案管理員整體工作水平

要想進(jìn)一步提升文書檔案的管理工作效率和工作質(zhì)量，發(fā)揮檔案工作的價(jià)值，檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)水平是必不可少的。一是要有高度的政治意識(shí)和政治素養(yǎng)，機(jī)關(guān)單位的文書工作具有較強(qiáng)的政治性，其涉及相當(dāng)一部分的信息有十分明顯的政治內(nèi)容，是機(jī)關(guān)單位的黨群工作的重要記錄，因此需要管理人員有著而高度的政治意識(shí)，能夠甘守寂寞，敬業(yè)勤奮。二是要有高度的責(zé)任感，機(jī)關(guān)文書檔案工作事關(guān)單位發(fā)展的核心，其中大部分的信息需要保密，規(guī)范，因此需要有責(zé)任心來約束個(gè)人的工作行為。三是要有強(qiáng)大的檔案工作專業(yè)技能。檔案既要有一定的理論基礎(chǔ)，又要有一定的服務(wù)技能。提高檔案的管理水平必須掌握一套科學(xué)的管理方法，能熟練地運(yùn)用在檔案的收集、整理、鑒定、保管和提供作用的工作中，必須加強(qiáng)檔案管理員專業(yè)技能知識(shí)的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，提高自身素質(zhì)。

五、文書檔案信息化管理

利用計(jì)算機(jī)檔案軟件整理文件可以事半功倍。檔案員根據(jù)《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》規(guī)定，按單位歸檔，按保管期限永久、30年、10年歸檔，輸入檔案軟件系統(tǒng)，利用檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息化管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率，節(jié)省了群眾查閱檔案的時(shí)間。

［1］李道逸.淺談文書檔案管理［J］.經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2008（01）.