文/龍口市檔案局 王耀波
大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用
文/龍口市檔案局王耀波
本文論述了大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)信息化管理的主要內(nèi)容,以及大數(shù)據(jù)環(huán)境中文書檔案信息化利用分析。
大數(shù)據(jù)環(huán)境;企業(yè)文書檔案;信息化管理;利用
大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)的文書檔案管理對于企業(yè)健康發(fā)展具有重要作用,企業(yè)文書檔案,主要是指企業(yè)各種管理活動中形成的具有一定價(jià)值的信息。信息化發(fā)展過程中,不論政府或者企業(yè)個(gè)人都可以通過信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作,這種通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息管理模式,相比傳統(tǒng)檔案管理具有眾多優(yōu)勢,不但存儲量大,而且信息瀏覽快捷。本文主要對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用進(jìn)行分析。
所謂大數(shù)據(jù),是指伴隨人類的網(wǎng)絡(luò)行為產(chǎn)生的具有真實(shí)意義的數(shù)據(jù)。其中,大數(shù)據(jù)中包含著巨大的商機(jī)。由于互聯(lián)網(wǎng)的普及,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被運(yùn)用到生活的方方面面,各種數(shù)據(jù)量激增。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用過程中產(chǎn)生的難以處理加工的數(shù)據(jù)就簡稱為大數(shù)據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,一些用戶通過相關(guān)軟件可以對文件進(jìn)行查詢、下載獲取、數(shù)據(jù)管理或者加工處理等。信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天,誰掌握了信息數(shù)據(jù)就具有占領(lǐng)商機(jī)主動權(quán),由此數(shù)據(jù)資產(chǎn)保護(hù)日益成為人們的共識。通常而言,掌握大數(shù)據(jù),不只是意味著掌握龐大數(shù)據(jù)源,而且意味著對相關(guān)有價(jià)值數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和處理。當(dāng)前,數(shù)據(jù)體量不斷增加,因此,大數(shù)據(jù)逐漸成為人們生產(chǎn)生活中不可缺少的東西,伴隨著企業(yè)信息檔案管理建設(shè)速度的不斷增加,企業(yè)文書檔案管理逐漸成為大數(shù)據(jù)信息管理重要部分。
大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)信息化管理對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益提高具有十分重要的意義,其中主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容,數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理,通過信息化管理,有效利用信息資源,促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的、健康的發(fā)展。
(一)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案管理,主要采用紙質(zhì)作為信息載體,并且對信息進(jìn)行必要記錄。傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理中,錄入員需要錄入大量數(shù)據(jù),不但工作十分繁瑣枯燥,而且勞動強(qiáng)度比較大。此外,由于錄入信息量很大,不但容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤,而且用戶查詢信息也比較困難。此外,檔案管理需要配置大量庫房進(jìn)行資料存放。然而,通過大數(shù)據(jù)信息化管理模式,載體為電子計(jì)算機(jī),在計(jì)算機(jī)的方式下進(jìn)行信息管理工作,不但節(jié)省人力、物力、財(cái)力,而且極大提高工作效率以及降低勞動強(qiáng)度。其中,大數(shù)據(jù)環(huán)境中的企業(yè)文書檔案管理工作顯著特點(diǎn)是可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案,建立數(shù)字信息化檔案系統(tǒng)。
(二)網(wǎng)絡(luò)化管理。文書檔案經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理轉(zhuǎn)化之后,需要采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息檔案進(jìn)行必要管理。計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)之后,經(jīng)過相關(guān)處理,數(shù)據(jù)可以形成不同層次、不同地域、不同范圍以及不同類型的數(shù)據(jù),這種經(jīng)過處理細(xì)分后的數(shù)據(jù),極大方便了用戶查詢數(shù)據(jù),在數(shù)據(jù)查詢過程中,節(jié)約了用戶時(shí)間。企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)化管理信息檔案,有利于用戶查詢快捷以及信息資源共享。對于企業(yè)發(fā)展具有重要意義,此外,企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)功能包括以下幾個(gè)方面:網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)分類、網(wǎng)絡(luò)隔離、網(wǎng)絡(luò)借閱以及網(wǎng)絡(luò)復(fù)制等。
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步,信息技術(shù)為企業(yè)帶來更大挑戰(zhàn)以及機(jī)遇。其中,大數(shù)據(jù)環(huán)境中的企業(yè)文書檔案信息化管理,對于維持企業(yè)競爭優(yōu)勢以及促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展具有重要作用。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對企業(yè)文書檔案信息化管理的研究力度,并且切實(shí)做好相關(guān)信息化管理工作。不但提高信息檔案管理的利用效率,而且促使檔案更為科學(xué)、完整,對于整個(gè)企業(yè)發(fā)展具有重要意義?,F(xiàn)在主要對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理的利用方面進(jìn)行分析。利用信息化技術(shù),不但方便用戶,而且促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
其中,文書檔案最為主要的目的是提供有價(jià)值的信息給用戶,文書檔案一般記錄企業(yè)創(chuàng)立到當(dāng)前的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動,比如財(cái)務(wù)管理、管理制度、人事管理以及科研成果等。文書檔案主要保留這些具有一定意義以及價(jià)值的文書信息。因此,企業(yè)文書檔案對于企業(yè)以后決策以及發(fā)展具有一定參考價(jià)值。文書檔案實(shí)現(xiàn)檔案化管理,為客戶提供檔案服務(wù)。這種建立文書檔案,并為用戶提供功能齊全服務(wù)的方式,是大數(shù)據(jù)環(huán)境檔案信息化的重要表現(xiàn)形式之一。此外,通過現(xiàn)代化信息技術(shù),不但節(jié)省企業(yè)人力、財(cái)力以及物力投入,而且方便了用戶資料復(fù)制、檢索、查閱等。
綜上所述,本文主要對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用進(jìn)行分析,其中,大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)信息化管理主要內(nèi)容包括數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理。企業(yè)文書檔案信息化管理不但提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,節(jié)省檔案管理費(fèi)用以及提高管理水平,而且方便用戶資料檢索、復(fù)制以及文件下載等。
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