試論辦公室秘書(shū)工作的“五心”要求

文/福建省婦幼保健院　陳靜

試論辦公室秘書(shū)工作的“五心”要求

文/福建省婦幼保健院陳靜

辦公室秘書(shū)在日常工作中主要承擔(dān)單位信息傳遞、文件收發(fā)、文稿起草、會(huì)議布置、事務(wù)安排等“三辦”工作，俗稱(chēng)辦文、辦會(huì)、辦事，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手，其工作素質(zhì)和能力與部門(mén)的整體發(fā)展緊密聯(lián)系。本文為作者在十幾年的秘書(shū)工作經(jīng)歷中，總結(jié)出有關(guān)秘書(shū)工作需要具備的“五心”要求。

辦公室；秘書(shū)；工作；要求

秘書(shū)工作是一個(gè)小到燒水、倒茶、復(fù)印，中到辦文、辦會(huì)、辦事，大到收集調(diào)研素材、提交文章報(bào)告、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的全面型、多面手的工作。秘書(shū)職責(zé)的履行好壞，與一個(gè)部門(mén)、一個(gè)單位行政事務(wù)的有序開(kāi)展息息相關(guān)，是一個(gè)表面上看似“微不足道”，實(shí)際上發(fā)揮“不可或缺”作用的兼具技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性的重要崗位。我認(rèn)為，作為一個(gè)合格的秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)具有“五心”標(biāo)準(zhǔn)：

一是“關(guān)心”。秘書(shū)要有“身在兵位，胸為帥謀”的準(zhǔn)確定位，要認(rèn)真收集、過(guò)濾、整理在日常工作中接收的文件、資料和信息，做到去偽存真，去粗取精，了解行業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)的工作熱點(diǎn)、重點(diǎn)和要點(diǎn)，以此作為衡量“三辦”事務(wù)的輕重緩急標(biāo)準(zhǔn)。秘書(shū)要做領(lǐng)導(dǎo)身邊的“隱形人”，在陪同領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)、聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、接待上級(jí)來(lái)訪的過(guò)程中，了解有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)工作的看法、想法與思路，要定期整理、總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議中的講話(huà)內(nèi)容，作為今后有關(guān)工作匯報(bào)的原始素材和資料，這樣寫(xiě)出來(lái)的報(bào)告，就帶有領(lǐng)導(dǎo)自身的“思想”，更能貼合領(lǐng)導(dǎo)的需求，而不是簡(jiǎn)單從網(wǎng)上摘抄、復(fù)制或者從與之不相關(guān)的工作材料中剪切出來(lái)，顯得文不對(duì)題、詞不達(dá)意。

二是“用心”。秘書(shū)要用“心”做事，這里體現(xiàn)在把領(lǐng)導(dǎo)的事當(dāng)作自己的事，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，把被動(dòng)工作轉(zhuǎn)化成為主動(dòng)服務(wù)，要做領(lǐng)導(dǎo)的好幫手、好助手。譬如在什么時(shí)間內(nèi)該完成什么樣的工作，細(xì)化分解到什么程度，落實(shí)進(jìn)展到哪個(gè)步驟，達(dá)到何種目標(biāo)效果等等，都應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)、反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)你這扇“窗口”，掌握到工作有關(guān)的關(guān)鍵信息，提前做好問(wèn)題預(yù)判分析，運(yùn)籌帷幄全局。同時(shí)，還要通過(guò)對(duì)外溝通協(xié)調(diào)事務(wù)，掌握了解有關(guān)部門(mén)的工作重點(diǎn)，記錄有實(shí)際意義的線索和信息，既有利于學(xué)習(xí)積累專(zhuān)業(yè)以外的知識(shí)，也能夠在組織相關(guān)材料時(shí)，融入更專(zhuān)業(yè)的術(shù)語(yǔ)和表達(dá)，是日常不斷學(xué)習(xí)、積累、完善的過(guò)程。

三是“細(xì)心”。作為秘書(shū)，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣、愛(ài)好和工作風(fēng)格有所區(qū)分和記錄，要因人而異，要依據(jù)情勢(shì)的變化而變化，不要出現(xiàn)服務(wù)工作中丟三落四、張冠李戴等低級(jí)錯(cuò)誤。而在文稿書(shū)寫(xiě)、校核以及PPT制作過(guò)程中，小至一個(gè)字、一個(gè)標(biāo)點(diǎn)，都要細(xì)心推敲，都要反復(fù)瀏覽，絕不能抱有僥幸，更不能自我滿(mǎn)足，要把體現(xiàn)秘書(shū)崗位嚴(yán)謹(jǐn)性的“細(xì)心”兩字時(shí)刻放在心上，不要因?yàn)槲⑿〉年P(guān)鍵錯(cuò)誤而導(dǎo)致功虧一簣。

四是“耐心”。秘書(shū)應(yīng)該要具備能動(dòng)能靜的素質(zhì)，既要會(huì)外聯(lián)協(xié)調(diào)，也要能夠沉下心來(lái)，在看似一成不變的日常工作中，及時(shí)總結(jié)、回顧、發(fā)現(xiàn)工作中的亮點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)，并定期收集、歸納、匯總，以便在今后的材料書(shū)寫(xiě)時(shí)，可以從信息收集的“籃子”中將有用的信息拾起來(lái)、用起來(lái)，讓文章活起來(lái)。還有一種耐心，指的是能夠靜下心來(lái)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，用平靜平常的心態(tài)去面對(duì)工作中的困難也好、挑戰(zhàn)也罷，不能輕言放棄，更不能急功急利、患得患失，要厚積薄發(fā)。

五是“愛(ài)心”。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具有博愛(ài)之心，要敬愛(ài)領(lǐng)導(dǎo)、互愛(ài)同事、關(guān)愛(ài)下屬。對(duì)于醫(yī)院、學(xué)校等服務(wù)性行業(yè)來(lái)說(shuō)，還要從內(nèi)心去愛(ài)我們的服務(wù)對(duì)象：患者、學(xué)生等等。通過(guò)秘書(shū)服務(wù)的一個(gè)點(diǎn)，與各部門(mén)各單位形成多個(gè)點(diǎn)、多條線，從而織成一面網(wǎng)將工作輻射到各個(gè)服務(wù)對(duì)象中，實(shí)現(xiàn)面面俱到，傳遞對(duì)他們的愛(ài)。

總之，秘書(shū)工作是一項(xiàng)看似局部，卻影響整體的全面性工作，在工作中要多聞、多問(wèn)、多思、多寫(xiě)、多做、少說(shuō)，要有甘于人后、默默無(wú)聞、耐得住寂寞的職業(yè)特質(zhì)，要有不畏困難、敢于擔(dān)當(dāng)、不計(jì)較得失的職業(yè)精神，要在崗位中處理好局部和全局、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)、重點(diǎn)和非重點(diǎn)的關(guān)系，要做好領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，用“五心”標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)好工作大局。