數(shù)字化時代的紙質(zhì)氣象檔案管理

文/大連市氣象信息中心 蔡冬梅 程航 王錫軍

數(shù)字化時代的紙質(zhì)氣象檔案管理

文/大連市氣象信息中心 蔡冬梅 程航 王錫軍

在數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案的出現(xiàn)使得人們對紙質(zhì)檔案的管理產(chǎn)生了誤區(qū)。紙質(zhì)氣象記錄檔案作為數(shù)字化檔案唯一的憑證，具有查考作用，也是寶貴的歷史產(chǎn)物，而且隨著時間推移而將日益彌足珍貴。紙質(zhì)檔案的管理和電子檔案一樣需要重視，且需要雙套保存。

數(shù)字化；紙質(zhì)檔案；電子檔案；檔案管理

隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，氣象記錄的電子檔案成為當(dāng)前存檔的主流形式，原來的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也陸續(xù)轉(zhuǎn)化為電子檔案，氣象檔案管理理念也發(fā)生了變化。在數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，紙質(zhì)檔案的管理已是當(dāng)前迫切需要解決的問題。筆者以大連氣象局檔案管理的現(xiàn)狀為例，探討紙質(zhì)檔案管理的正確途徑。

一、檔案管理的歷史和現(xiàn)狀

大連市氣象局檔案館是以氣象科技檔案為館藏主體的專業(yè)檔案館，于1992年6月26日成立，2002年12月晉升為國家二級檔案館，氣象記錄檔案保管體制“四改二”的實現(xiàn)為現(xiàn)代化的氣象記錄管理、數(shù)據(jù)共享創(chuàng)造了極大便利。從2002年開始氣象記錄逐漸由人工觀測轉(zhuǎn)向自動觀測，紙質(zhì)的科技檔案也逐步轉(zhuǎn)向電子檔案。

隨著歷史地面、高空氣象資料數(shù)字化工作全面開展和氣象業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為電子文件的采集歸檔，電子檔案的數(shù)量快速增長，從而引發(fā)對紙質(zhì)氣象記錄檔案管理逐漸放松忽視的現(xiàn)象。兩種檔案的管理有輕重之分，認為既然已經(jīng)都轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案了，那么傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案就不重要了，管理好壞都無所謂。有人甚至覺得，數(shù)字化環(huán)境下，紙質(zhì)檔案是多余的了，把精力都投放到電子檔案上，缺乏對紙質(zhì)檔案重要性的認識和管理。

二、重視紙質(zhì)檔案的管理是對歷史檔案價值的尊重

（一）歷史資料數(shù)字化只是保護檔案的重要措施之一。氣象檔案是在氣象科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域活動中形成的以氣象信息記錄為主體的專業(yè)檔案，大連氣象檔案館所收集的檔案主要是建國以后的氣象觀測記錄檔案。新中國成立后，大連地區(qū)逐步建立了地面氣象觀測站網(wǎng)，所形成的記錄檔案齊全、完整，已成為國家科技檔案的重要組成部分。

大連最早的紙質(zhì)氣象記錄檔案是解放前偽滿時期的觀測記錄，早在1904年9月7日，日本因日俄戰(zhàn)爭需要即在大連設(shè)立臨時觀測所，后改稱為測候所，但由于幾經(jīng)變化，這一部分檔案現(xiàn)僅存部分《滿州氣象累年報告》了，雖不齊全，但是保存完好，對于了解過去的天氣氣候狀況，是很寶貴的資料。解放后，對這一部分資料進行了整編（1905-1940），其觀測項目包括氣壓、氣溫、濕度、云量、風(fēng)速等。1940年后，由于歷史原因，資料缺失。新中國成立后，大連站觀測記錄從1951年開始，以后各縣站也陸續(xù)開展了地面氣象業(yè)務(wù)，一直延續(xù)至今。

氣象觀測記錄檔案是我館收集存儲最齊全、系統(tǒng)、數(shù)量最多的一類檔案。氣象記錄檔案主要包括地面、高空、太陽輻射、農(nóng)業(yè)氣象，酸雨等探測資料形成的觀測記錄簿、自記紙、記錄曲線、手工或微機編制輸出的記錄報表，雷達回波圖、衛(wèi)星云圖、地面和高空手繪天氣圖、歷史天氣圖、臺風(fēng)年簽、寒潮年簽、各種氣候圖及各種氣象資料統(tǒng)計整編資料等。這些檔案是氣象事業(yè)發(fā)展軌跡的重要來源，是氣象事業(yè)不可少的歷史記憶，是社會科學(xué)技術(shù)的重要參考憑證。但是早期的紙質(zhì)檔案壽命是有限的，隨著時間的增長，紙張逐漸出現(xiàn)變黃發(fā)脆、字跡變色褪色、膠片霉?fàn)€等等現(xiàn)象。目前，我們館藏的紙質(zhì)歷史氣象資料大部分已信息化處理，主要是通過計算機錄入和圖像掃描方式對紙質(zhì)檔案進行備份保護，從而提高了資料利用率、加大共享性，而非單純的替代。

紙質(zhì)和數(shù)字化資料是兩種不同形式的資料，具有不同的價值和意義，需有不同管理措施，絕不能認為數(shù)字化后的紙質(zhì)檔案就無保存必要了，或者紙質(zhì)檔案管理不需重視了。

（二）紙質(zhì)檔案是電子檔案唯一的憑證，需要雙套保存。電子檔案的信息是可分離的載體，使得其在存儲過程中易發(fā)生意外錯誤，即受病毒攻擊、甚至因人為修改、刪除、剪貼，而存在變動的風(fēng)險。再者，電子檔案信息還有依賴計算機軟硬件的特性，計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，軟、硬件快速的升級換代都對其后續(xù)使用構(gòu)成影響。后人對前人留下的電子檔案如何使用存在無法確定的因素，也是其最大的后顧之憂。另外，由于電子介質(zhì)獨有的物理特性使他的保管使用壽命尚存在缺陷，不利作為檔案信息永久保存的介質(zhì)?？傊?，電子檔案的安全性較低，所以現(xiàn)行檔案保管體制明確要求實行紙質(zhì)檔案與電子檔案共同保存。兩種載體的檔案相互依存、互補才能保證安全。在今后的檔案管理中要消除不正確的觀念，不能忽視紙質(zhì)檔案的重要性，已經(jīng)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案不但要繼續(xù)保管，而且要保管好。再者，紙質(zhì)氣象記錄檔案是在每日定時氣象觀測中直接生成的原始記錄，能真實客觀地反映當(dāng)時的天氣情況，具有歷史見證的憑證依據(jù)。原始資料在數(shù)字化過程中，由于疏忽大意或誤操作等各種原因，會造成數(shù)字化產(chǎn)品錯漏之處，這些錯漏之處在長期的產(chǎn)品利用過程中被逐步發(fā)現(xiàn)，需要更正，而更正的依據(jù)就是曾經(jīng)被數(shù)字化了的紙質(zhì)檔案。如果紙質(zhì)檔案被損毀或丟失，那么被發(fā)現(xiàn)的疑誤記錄就無法找到正確的依據(jù)，那么這些疑誤記錄將會成為永遠無法弄清楚的懸案。

紙質(zhì)氣象記錄檔案是唯一具有查考作用的憑證，具有寶貴的歷史價值，而且其價值隨著時間推移而更加珍貴。例如：遼寧省局2012年在做1981—2010年30年整編資料時發(fā)現(xiàn)大連地區(qū)普蘭店站、瓦房店站某歷史年月日照時數(shù)統(tǒng)計值有誤，大連市局某歷史年月降水量統(tǒng)計值有誤、都影響到年統(tǒng)計值，通過對紙質(zhì)歷史資料的查詢核實，對錯誤記錄進行了糾正。因此大量檔案需要長期保存，還有部分檔案需要永久保存。這些檔案具有很重要的業(yè)務(wù)、科研和史料價值。隨著氣象業(yè)務(wù)“數(shù)字化”的不斷推進，未來移交進檔案館的紙質(zhì)檔案將會越來越少，紙質(zhì)檔案具有稀有性，這種情況使紙質(zhì)歷史資料的價值日益凸顯出來，這些檔案憑證需要雙套保存。

三、完備紙質(zhì)氣象記錄檔案的管理措施

2001年4月，中國氣象局下發(fā)《關(guān)于加強氣象記錄檔案管理工作的通知》(中氣預(yù)發(fā)〔2001〕6號)文件指出：由于氣象記錄檔案保管業(yè)務(wù)體制調(diào)整為國家、省(含單列市局)兩級。大連市氣象記錄檔案保管業(yè)務(wù)體制調(diào)整后，氣象檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施條件得到很大改善，按檔案庫房要求配備檔案密集架、防磁柜、除濕機、吸塵機、臭氧消毒儀等設(shè)備。建立了檔案目錄管理系統(tǒng)，實現(xiàn)快速、準確地查找檔案的存放位置、種類、數(shù)量，統(tǒng)計出館藏檔案的內(nèi)容，實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理。雖然已進入數(shù)字化時代，紙質(zhì)檔案利用率不再像以前那樣高，但在管理工作和安全防護措施上仍要一如既往。嚴格遵守氣象科技檔案管理制度和檔案庫房管理制度。

（一）建立銷毀鑒定機制，降低管理成本。隨著紙質(zhì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的發(fā)展變化，一些檔案的使用價值發(fā)生了改變，保管期限由長期調(diào)整為短期。所以要注意階段性清查庫存的短期檔案期限，對于已到保管期限失去保存價值的檔案，要嚴格執(zhí)行氣象科技檔案鑒定銷毀制度；將沒有保存價值的檔案做好清除或處理工作，降低管理成本，提高工作效率。

（二）做好紙質(zhì)檔案的安全防護措施。一要防盜。庫房安裝防盜門窗、監(jiān)控器。二要防火。建立嚴格的防火制度，配有滅火設(shè)備。三要防蟲蛀霉變。蟲害、老鼠、霉變等對檔案的破壞極大，控制好庫房的溫濕度以限制微生物的繁殖，重視檔案有害微生物的預(yù)防及殺滅措施，定期對庫房進行密封殺蟲消毒。定期進行館藏檔案巡視檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，最大限度地延長檔案的壽命，這是檔案保護工作的一項重要任務(wù)。

四、 結(jié)語

數(shù)字化環(huán)境下，紙質(zhì)氣象記錄檔案與電子檔案在當(dāng)前和今后相當(dāng)長的一個時期將長期并存且互為補充、取長補短，各自發(fā)揮優(yōu)勢。紙質(zhì)氣象記錄檔案是氣象業(yè)務(wù)真實面貌的真跡；電子檔案可以充分發(fā)揮檢索、利用、存貯和傳輸方面的優(yōu)勢。數(shù)字化大環(huán)境下，我們的工作重心需要發(fā)生轉(zhuǎn)移，但千萬不可忽視對紙質(zhì)氣象記錄檔案的安全保管工作。

[1]王英瑋．專門檔案管理[M]．(第2版)．北京：中國人民大學(xué)出版社，2010．

[2]氣象檔案管理技術(shù)手冊 [M] . 中國氣象局.