改善檔案數(shù)字化質(zhì)量問題的探討

文/云南省大理州檔案局 李國生

改善檔案數(shù)字化質(zhì)量問題的探討

文/云南省大理州檔案局 李國生

隨著信息化步伐的加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要，對檔案資源服務(wù)內(nèi)容和方式提出了新的要求。本文從檔案數(shù)字化加工各流程入手，分析影響檔案數(shù)字化質(zhì)量的主要因素，提出控制數(shù)字化質(zhì)量的方法、措施。

檔案數(shù)字化；質(zhì)量；管理

一旦遇到不可預(yù)料的天災(zāi)人禍會對檔案產(chǎn)生毀滅性破壞，檔案數(shù)字化勢在必行。然而，檔案數(shù)字化投入大、周期長，把好質(zhì)量控制是重要問題之一。

一、檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)

按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，檔案數(shù)字化過程主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等基本環(huán)節(jié)。

（一）檔案整理。包括拆卷（件）、頁面修整、檔案整理登記等工作，是數(shù)字化前必要準備工作。

（二）檔案掃描。根據(jù)字跡清晰情況和利用需求，設(shè)置恰當?shù)姆直媛?、亮度，選定掃描色彩模式。

（三）圖像處理。為保證數(shù)字圖像清晰、端正，需對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、去黑邊、噪點、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調(diào)整，以符合正常的閱讀習慣，節(jié)省存儲空間，提高圖像質(zhì)量。

（四）圖像存儲。存儲格式與壓縮率相關(guān)，在保證圖像清晰不影響閱讀的前提下，可盡量減少存儲空間。

（五）目錄建庫。按照《檔案著錄規(guī)則》（歷史檔案依照相應(yīng)的“著錄細則”進行）對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄，是獲取檔案中所含情報信息的主要途徑。其目的是為實現(xiàn)機檢提供目錄數(shù)據(jù)庫。

（六）數(shù)據(jù)掛接。分別對目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進行分批處理，將檔案掃描圖像和對應(yīng)目錄進行掛接，建立圖像文件與檔案目錄的對應(yīng)關(guān)系。

（七）數(shù)據(jù)驗收。對目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量進行檢查驗收。

（八）數(shù)據(jù)備份。及時采用多種載體多套備份。

（九）成果管理。在維護好數(shù)字化成果的安全、完整的前提下發(fā)揮效益。

二、影響檔案數(shù)字化質(zhì)量的主要因素

上述檔案數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、互相制約，共同構(gòu)成完整質(zhì)量體系。部分節(jié)點的障礙，可能造成系統(tǒng)的梗阻。影響數(shù)字化質(zhì)量的主要因素有：

（一）人員素質(zhì)。檔案數(shù)字化工作涉及多個業(yè)務(wù)部門和工作環(huán)節(jié)，需要專業(yè)人員協(xié)調(diào)解決一系列問題：制訂數(shù)字化方案。明確數(shù)字化建設(shè)的指導思想、基本原則、目標任務(wù)、方法措施、時間安排、主要項目和具體要求，保證數(shù)字化工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化快速發(fā)展的當今，傳統(tǒng)的檔案管理方式日顯弊端。傳統(tǒng)實體管理，對環(huán)境要求高，載體壽命很有限，加之日常利用一次次調(diào)閱、復(fù)制，檔案制成材料不斷磨損，其利用范圍也很有限。只有改變傳統(tǒng)的管理模式，積極適應(yīng)社會發(fā)展，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化平臺，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)優(yōu)勢，才能管理好越來越多的檔案種類，充分挖掘檔案信息資源。數(shù)字化前處理。要進行數(shù)字化的檔案必須可公開、完整、有序、頁面修整。因此，要做好檔案鑒定、拆卷（件）、編號、整理頁面等基礎(chǔ)工作。1.檔案鑒定。由于檔案數(shù)字化工作量非常大，要投入大量的人力、物力、財力。從保管檔案的投入產(chǎn)出考慮，應(yīng)產(chǎn)生盡可能大的效益。館藏檔案分重要全宗和一般全宗，即使在同一個全宗內(nèi)，價值也存在很大區(qū)別。必須對每一份已開放檔案內(nèi)容進行價值鑒定，剔除那些無關(guān)緊要的而選擇潛在利用價值的檔案作為數(shù)字化對象。在此基礎(chǔ)上，再區(qū)分同一份檔案掃描到什么稿本，也就是正本、定稿、草稿的取舍。2.頁面整理。拆卷（件）。必須拆卷（件）的，要在不損傷檔案原件的前提下拆除裝訂物，使之呈單張平整狀態(tài)。裝訂物種類繁多，對于常見的線裝等形式，很容易去除。而有些檔案用黏性極強的膠粘劑裝訂成卷（件），拆開時需一定的方法和技術(shù)。在不影響字跡情況下，先點少量溫水將膠粘物化軟，直至黏性降致最低時再用工具慢慢揭開。3.編號。數(shù)字化的檔案檔號需準確，其內(nèi)不能出現(xiàn)重號、漏號，否則會給圖像排列帶來困難。4.頁面修整。較厚的案卷直接掃描會漏光，影響圖像質(zhì)量，需要拆卷；字跡緊靠裝訂線的檔案不能完全掃描，也要拆卷；以件為單位裝訂的檔案影響數(shù)字化的也要拆分。紙張破損和字跡不清的檔案在掃描前要進行技術(shù)處理。由于年代不同，載體、字跡復(fù)雜多樣，紙張質(zhì)量差異很大，字跡清晰度也不同，分別依照破損紙張修復(fù)和字跡褪變恢復(fù)技術(shù)，選用合乎要求的材料以修補或托裱方式對檔案紙張進行加固或選用相應(yīng)的材料對模糊不清褪變字跡進行特殊處理，以盡量恢復(fù)原字跡狀態(tài)。

（二）資金條件。檔案數(shù)字化需要一系列設(shè)備，如計算機、服務(wù)器、數(shù)碼相機、掃描儀、縮印設(shè)備等高性能設(shè)備。這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度比較快，需要大量的資金投入。業(yè)務(wù)外包的單位還要支付相當?shù)募庸べM用。

（三）標準體系建設(shè)。檔案數(shù)字化涉及信息的存儲與管理、訪問與查詢、安全和權(quán)限一系列標準問題。如果數(shù)據(jù)格式各自為政，不統(tǒng)一，就不能實現(xiàn)信息共享，更談不上安全有效利用。

三、提高檔案數(shù)字化質(zhì)量采取的主要措施

（一）加強人才隊伍建設(shè)。數(shù)字化是技術(shù)密集業(yè)務(wù)，涉及檔案管理及現(xiàn)代信息技術(shù)，需要高素質(zhì)的人才支撐。人員素質(zhì)不過關(guān)，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。即使采用數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的形式，從審查外包商的資質(zhì)到日常數(shù)據(jù)加工各環(huán)節(jié)監(jiān)管，都要由既懂專業(yè)又善管理的內(nèi)行負責，否則會偏離原先確定的數(shù)字化目標，帶來因質(zhì)量問題而返工的麻煩。如對破損檔案的修復(fù)，需要由一定實踐經(jīng)驗的修復(fù)人員來承擔。遇到嚴重破損的檔案，則要求更高，需技術(shù)非常過硬、具有豐富經(jīng)驗的專家完成。主管部門要把好修復(fù)質(zhì)量關(guān)，不能由外包公司工作人員隨意使用不合格的粘膠劑（如固體膠）、材料（像信箋紙、復(fù)印紙等）來粘貼檔案而破壞原件，一定要按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》修復(fù)原則要求，選用厚薄、顏色質(zhì)地與檔案載體相似或相近，耐久性好的修復(fù)材料，采用可逆的修復(fù)技術(shù)（即所選用的材料在必要時能揭去重新修復(fù)）。特別是著錄格式要求、檢索方式、文件保存格式、查詢統(tǒng)計等非專業(yè)人員能勝任。

（二）爭取資金支持。檔案部門在爭取各級財政經(jīng)費支持的同時，要盡可能將數(shù)字化工作列入當?shù)卣?wù)建設(shè)中。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源?！笆濉币?guī)劃編制在即，這是爭取支持的好機會。

（三）健全制度。數(shù)字化檔案的規(guī)范與否直接制約著信息交流的范圍和共享性程度，影響檔案信息資源的建設(shè)與開發(fā)利用。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)標準，結(jié)合本地情況制訂統(tǒng)一規(guī)范的實施細則，加強實時歸檔、技術(shù)鑒定、存儲管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實時發(fā)布等新型技術(shù)應(yīng)用。作為一項全新業(yè)務(wù)，很多問題需要探索研究，如數(shù)字化檔案信息法律地位、知識產(chǎn)權(quán)、信息安全（在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的當今社會，“病毒”和“黑客”等安全問題日益嚴重）、電子文件歸檔（在電子政務(wù)背景下，文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，以便于修改、復(fù)制、檢索和利用，歸檔則要求“雙套制”，以避免重蹈立檔單位形成的電子文件打印成紙質(zhì)文件之后便自生自滅，到時又要重新掃描“還原”成傳統(tǒng)數(shù)字化文件的惡性循環(huán)之路）標準問題，維護數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機密性、可控性，以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性。在檔案標準化、規(guī)范化基礎(chǔ)上，推廣應(yīng)用相對統(tǒng)一的檔案管理軟件，利于檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。才能提高管理水平，發(fā)揮檔案數(shù)字化成果的效能。

［1］徐曉春.影響檔案數(shù)字化進程的諸多因素［J］.中國檔案報，2012（4）.