改善醫(yī)院檔案管理 努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

李 艷

黑龍江省大慶市中醫(yī)醫(yī)院 163000

改善醫(yī)院檔案管理 努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

李 艷

黑龍江省大慶市中醫(yī)醫(yī)院 163000

在現(xiàn)實(shí)生活中，我國(guó)少數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案的管理仍然不合理，存在很多混亂，這一現(xiàn)象不利于醫(yī)療工作的又好又快發(fā)展。為了努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高醫(yī)院為人民服務(wù)的水平，我們有必要改善醫(yī)院檔案管理，分析可能出現(xiàn)的問(wèn)題，優(yōu)化管理，提高品質(zhì)。

醫(yī)療檔案管理；管理現(xiàn)代化；醫(yī)療管理的信息化

醫(yī)療機(jī)構(gòu)里，工作繁多復(fù)雜，有很多的分管下設(shè)部門機(jī)構(gòu)，整個(gè)系統(tǒng)有其特殊性，針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理是有難度的。給醫(yī)院檔案下一個(gè)定義，即是對(duì)醫(yī)院每個(gè)層級(jí)的記錄，是醫(yī)院管理中不可或缺的重要部分。對(duì)醫(yī)療檔案的正確管理，能提高醫(yī)院的品質(zhì)，提高工作效率與能力。但是，有很大一部分的醫(yī)院，著眼于提高醫(yī)療服務(wù)水平上，卻忽略了檔案管理這一部分。實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，如果忽視了醫(yī)療檔案管理，醫(yī)院的運(yùn)作往往會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題，工作效率低下。綜上所述，提升檔案管理的水平，是大勢(shì)所趨，是醫(yī)院發(fā)展的必然。

一、檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏檔案管理意識(shí)

雖然，在醫(yī)院管理中，檔案管理是至關(guān)重要的，但是，很大一部分的醫(yī)院往往都忽略了這個(gè)重要部分，大筆的資金人力都投入在提高醫(yī)療技術(shù)和改善醫(yī)療環(huán)境上。很長(zhǎng)的一段時(shí)間里，對(duì)醫(yī)療檔案管理的投入資金薄弱，對(duì)醫(yī)療檔案管理工作不了解，不重視，不落實(shí)。即使有一部分企業(yè)，開(kāi)展了檔案管理活動(dòng)，也存在很多問(wèn)題，醫(yī)院對(duì)綜合管理的能力低下，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有盡到應(yīng)有的領(lǐng)頭羊的作用，對(duì)專業(yè)的檔案管理人員也缺乏一套嚴(yán)格的審核培養(yǎng)體系，管理人員往往工作隨意，效率低下。

（二）管理制度不完善

為什么會(huì)出現(xiàn)管理混亂的大局面呢？最主要的原因是醫(yī)院缺乏一個(gè)明確的管理制度。醫(yī)院的管理一般通過(guò)借鑒周圍不成熟的經(jīng)驗(yàn)，采取分散管理的方法。種種原因造成了醫(yī)療管理的混亂，人力物力沒(méi)有用到實(shí)處，甚至可能產(chǎn)生醫(yī)療糾紛問(wèn)題，影響企業(yè)的信譽(yù)。其次，醫(yī)院對(duì)檔案管理這一方面投入的人力物力少，很多重要的檔案如醫(yī)院的絕密資料、對(duì)病人病情記錄的檔案，由于管理的脫節(jié)，阻礙了醫(yī)院的正常發(fā)展，影響了病人求醫(yī)的效果，檔案管理工作的發(fā)展與醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展逐漸產(chǎn)生較大差距。

（三）管理不規(guī)范

隨著醫(yī)院的擴(kuò)張，醫(yī)院的下設(shè)機(jī)構(gòu)越來(lái)越大，病人的資料越來(lái)越多，醫(yī)院的檔案信息也處于一個(gè)逐漸膨脹的過(guò)程。為了維系醫(yī)院的正常發(fā)展，提高醫(yī)院的信譽(yù)，降低醫(yī)院可能產(chǎn)生混亂和更大損失的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范管理是至關(guān)重要的。因?yàn)獒t(yī)院不重視企業(yè)管理，很多錄音、照片等重要資料都沒(méi)有得到良好的保存，消失在歷史長(zhǎng)河中。如果管理不規(guī)范，損失基本都很慘重，如在分科或分卷保存時(shí)一旦出現(xiàn)失誤，后期資料的查詢和分類的難度都會(huì)特別大。

二、如何加強(qiáng)檔案管理

（一）完善檔案管理制度

如何完善醫(yī)院的檔案管理制度呢？有必要建立一套制度，規(guī)范醫(yī)院檔案管理，將醫(yī)院檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化檔案管理的制度。用制度規(guī)范運(yùn)作，提高醫(yī)院的效益。如何建立這項(xiàng)管理制度呢？應(yīng)建立一個(gè)全面的檔案管理體系，對(duì)每個(gè)崗位應(yīng)該做的事情下一個(gè)明確的定義，確定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則；培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，提高工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，定期檢查完善檔案；協(xié)調(diào)每個(gè)部門的工作，優(yōu)化管理檔案的效率；采用績(jī)效考核系統(tǒng)，檔案管理與評(píng)選職稱，年終評(píng)優(yōu)掛鉤，激勵(lì)有關(guān)人員。

（二）檔案管理的質(zhì)量受檔案管理人員的綜合素質(zhì)影響

如何提高檔案管理人員的素質(zhì)呢？提高管理人員對(duì)工作的認(rèn)同，培養(yǎng)專業(yè)人才，提高管理檔案工作的效率，而對(duì)于非專業(yè)人員，任職前的培訓(xùn)尤其重要。對(duì)不同人員的任職培訓(xùn)，應(yīng)該有一定的針對(duì)性，根據(jù)每個(gè)人的知識(shí)能力水平和崗位的差異，從考核、時(shí)間、內(nèi)容上凸顯出差異。在培養(yǎng)了專業(yè)人才的專業(yè)性后，有必要規(guī)范員工行為，引導(dǎo)員工形成正確的道德規(guī)范，遵守醫(yī)院的規(guī)章制度，培養(yǎng)法律意識(shí)，維護(hù)自己的合法權(quán)利。

（三）隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化是大勢(shì)所趨

從醫(yī)療改革的實(shí)際出發(fā)，我們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)有的管理需求，信息的增加加劇了醫(yī)療檔案管理的難度。隨著科技的進(jìn)步，檔案管理與計(jì)算機(jī)的結(jié)合日益密切，很多的醫(yī)院的檔案管理都向信息化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，電子信息手段提高了醫(yī)院儲(chǔ)存檔案的安全性，節(jié)省了儲(chǔ)存空間，提高了醫(yī)院服務(wù)水平。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院有必要建立一套完整的信息管理系統(tǒng)，建立局域網(wǎng)絡(luò)和電子檔案，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的又好又快發(fā)展。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理

如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理呢？經(jīng)過(guò)分析我們發(fā)現(xiàn)，可以從下述方面考慮：第一，完善相關(guān)軟件如數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、加強(qiáng)安全性能的軟件、查詢系統(tǒng)、操作系統(tǒng)和如復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)之類的硬件配套設(shè)施，完善基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。第二，培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理，現(xiàn)代化的檔案管理人才，應(yīng)該具備下述品質(zhì)，遇到突發(fā)事件的應(yīng)急處理能力，熟悉電子計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)運(yùn)作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)。

規(guī)范信息化管理檔案的信息化。在這個(gè)信息化的社會(huì)，電子文件是管理中的主要文件。為了規(guī)范發(fā)展，必須制定一套嚴(yán)格的管理制度，推動(dòng)電子文件管理朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。但是，如今的網(wǎng)絡(luò)安全性不高，會(huì)出現(xiàn)一些網(wǎng)絡(luò)黑客或者木馬病毒的問(wèn)題，醫(yī)院有必要采用了解電子計(jì)算機(jī)的專業(yè)人才設(shè)置防火墻，隨時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，增強(qiáng)醫(yī)院檔案的保密性和安全性。

四、總結(jié)

在當(dāng)前歷史發(fā)展階段中，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的提高，必須實(shí)現(xiàn)其檔案管理的現(xiàn)代化，文章通過(guò)分析現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理中存在的缺陷，進(jìn)一步分析加強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的措施，為相關(guān)人員提供借鑒和參考。

[1]解春莉.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及其解決方法[J].科技與企業(yè),2013,24(7).

[2]胡小雨,劉軍.略議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2013,29(4).