關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

劉宏銳

伊春市機關(guān)事務(wù)管理局 黑龍江伊春 153000

關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

劉宏銳

伊春市機關(guān)事務(wù)管理局 黑龍江伊春 153000

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用愈加廣泛，事業(yè)單位的檔案管理也面臨著重大的機遇與挑戰(zhàn)。本文基于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析了事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出了相應(yīng)的解決策略，以期為事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新提供參考和建議。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

一、引言

檔案管理是指對檔案信息進(jìn)行收集、組織、保存、統(tǒng)計和服務(wù)的一系列活動，在實際的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案信息十分龐雜繁冗，如何提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量是改善事業(yè)單位日常工作的重要問題，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新有利于使事業(yè)單位檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)高效銜接，有利于事業(yè)單位為內(nèi)外部提供更高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，從而促進(jìn)事業(yè)單位的各項工作向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一） 檔案管理制度形式化，缺乏行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

目前，事業(yè)單位的檔案管理制度還不夠完善，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，部分事業(yè)單位沒有嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)有的檔案管理制度，檔案管理制度形式化的現(xiàn)象較為普遍，這導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理的整體水平難以提高，管理工作難以高效實施，只有不斷完善檔案管理制度，將制度落到實處而非流于形式，才能改善事業(yè)單位檔案管理工作的種種問題，此外，事業(yè)單位檔案管理還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這不利于各單位之間檔案信息的共享和檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化錄入，也在一定程度上限制了檔案管理工作的高效運行。

（二） 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備落后，缺乏先進(jìn)技術(shù)支持

信息技術(shù)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)媒介的盛行為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)，合理運用計算機技術(shù)可以提高各單位處理信息的效率和質(zhì)量，但目前大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作中沒有良好地運用好計算機技術(shù)，在基礎(chǔ)設(shè)施方面，檔案室的基礎(chǔ)設(shè)備較為簡陋，許多檔案存儲柜已經(jīng)陳舊，檔案保存環(huán)境也難以保證紙質(zhì)檔案的長期保存，檔案維護情況也不盡如人意，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的電子檔案管理可以有效解決檔案存儲設(shè)備老舊和檔案維護困難等問題，但很多事業(yè)單位仍沒有積極推進(jìn)檔案管理信息化的工作，對檔案管理長期發(fā)展也少有規(guī)劃。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏責(zé)任意識

由于很多事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，因此檔案管理的專業(yè)人才也難以得到良好的工作待遇，很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是年齡較高的工作人員，人才結(jié)構(gòu)缺乏新鮮血液的注入，而且部分事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏專業(yè)的基礎(chǔ)知識和實踐方法，對檔案的收集、組織、保存、歸檔等工作缺乏全面系統(tǒng)的認(rèn)識，有些管理人員的責(zé)任意識較差，工作積極性較低，只負(fù)責(zé)自身的工作任務(wù)而不對整個檔案管理工作進(jìn)行思考和實踐，這導(dǎo)致了具體業(yè)務(wù)操作的疏漏或檔案資料的混亂，也不利于檔案管理工作的長期發(fā)展，所以完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、提高檔案管理人員的責(zé)任意識、改善檔案管理人員的工作待遇、實施責(zé)任制度和獎勵制度是提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

針對檔案管理存在的諸多問題，事業(yè)單位應(yīng)提高對檔案管理工作的重視程度，積極采取相應(yīng)的解決措施，從以下幾個方面加大事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新力度：

（一）完善檔案管理制度，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

要從根本上解決事業(yè)單位檔案管理的問題，就要先制定科學(xué)合理的檔案管理制度，由制度和規(guī)定指導(dǎo)工作實踐，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，具體問題具體分析，從工作實際出發(fā)來制定工作流程分工并嚴(yán)格監(jiān)督工作秩序，真正落實檔案管理制度，深化檔案管理制度改革。此外，事業(yè)單位可以建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這有利于檔案信息的長久保存與資源共享，提高檔案管理實質(zhì)性和穩(wěn)定性，提高事業(yè)單位檔案管理的整體效率和工作水平。要真正完善好檔案管理制度，除了要建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之外，還要定期對檔案管理的現(xiàn)狀做出總結(jié)并對檔案管理的未來發(fā)展做出展望，制定科學(xué)的計劃有利于事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理理念與方法，提高管理技術(shù)水平

事業(yè)單位檔案管理的理念與方法亟待創(chuàng)新，首先，事業(yè)單位應(yīng)對傳統(tǒng)模式下的檔案管理加以總結(jié)和改革，對新時代環(huán)境下的檔案管理加以思考和創(chuàng)新，樹立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，提高檔案管理工作的責(zé)任意識，建立系統(tǒng)的檔案管理機制，爭取從各個方面提高工作效率并發(fā)揮出檔案的最大價值。創(chuàng)新管理理念有利于提高管理人員的工作積極性，強化管理人員的專業(yè)理念，而創(chuàng)新管理方法有利于減輕工作負(fù)擔(dān)，加速整體運作，從而提高工作效率，事業(yè)單位應(yīng)該加大對檔案管理的資金投入力度，積極開發(fā)以先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工作平臺的數(shù)字管理系統(tǒng)，挖掘新的檔案信息資源，提高檔案信息的利用率，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）創(chuàng)新信息化管理模式，提高檔案管理人員素質(zhì)

在現(xiàn)階段，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)載體檔案管理模式正逐漸轉(zhuǎn)化為信息化的電子載體檔案管理模式，事業(yè)單位應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理模式，大力推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。此外，事業(yè)單位應(yīng)積極優(yōu)化檔案管理人才隊伍的資源配置，定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)基礎(chǔ)理論和技術(shù)的培訓(xùn)，對檔案管理人員的信息素養(yǎng)和計算機技術(shù)進(jìn)行定期考核，這有利于提高檔案管理人員的專業(yè)水平和實踐能力，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，對于具體工作分工，事業(yè)單位可以采取責(zé)任制度，這有利于提高管理人員的責(zé)任意識，對于工作表現(xiàn)突出的管理人員，事業(yè)單位應(yīng)采取獎勵制度，這有利于提高管理人員的工作積極性。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理雖然存在著檔案管理制度形式化、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備落后、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低等問題，但事業(yè)單位只要積極地在完善檔案管理制度、提高管理技術(shù)水平、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面進(jìn)行管理創(chuàng)新，就能有效推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)傳統(tǒng)模式檔案管理向新信息環(huán)境下的檔案管理轉(zhuǎn)型，希望每個事業(yè)單位都能抓住機會，積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，從而推動整個事業(yè)單位的發(fā)展。

[1]何旋.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[J].科技展望,2015(14).