探討事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

賀蘭瑛

重慶市黔江鄰鄂人民政府 409000

探討事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

賀蘭瑛

重慶市黔江鄰鄂人民政府 409000

檔案管理在事業(yè)單位工作中占有十分重要的地位，檔案管理工作的有效落實(shí)是檔案人員工作職責(zé)所在。隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案的應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛。電子檔案的應(yīng)用，促使檔案管理的效率得到提高，促使工作負(fù)擔(dān)有效減輕，已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨。本文就事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理進(jìn)行探討，為新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的開展提供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理，已經(jīng)整體實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，將檔案信息于計(jì)算機(jī)中錄入，從而得到電子文件，然后通過程序處理電子文件。作為現(xiàn)代檔案管理主要形式的電子檔案管理，其能為用戶提供可靠的各項(xiàng)功能，例如網(wǎng)絡(luò)查詢以及檔案管理，能夠融合事業(yè)單位的MIS信息管理系統(tǒng)、DPM設(shè)計(jì)過程管理和OA辦公自動(dòng)化等，形成功能更加強(qiáng)大的現(xiàn)代信息管理網(wǎng)絡(luò)。

一、電子檔案的特點(diǎn)分析

傳統(tǒng)檔案管理工作主要采用傳統(tǒng)的工作方式，例如手工抄寫及整理等，其工作效率不甚理想，整理需要耗費(fèi)較長的時(shí)間，信息保存容易丟失，查閱也不夠便捷，對檔案信息的開發(fā)和利用不利。為促使檔案工作效率得到提高，可將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，一方面促使工作人員的工作負(fù)擔(dān)減輕，另一方面使檔案工作的效率和檔案信息的利用率得到提升。

就電子檔案而言，其主要具有以下優(yōu)勢：第一，能實(shí)現(xiàn)信息的高效處理。電子檔案主要是在計(jì)算機(jī)中錄入原始信息、提供圖片或者文字等各種掃描方式，然后設(shè)置計(jì)算機(jī)偏好程序進(jìn)行處理。其能對檔案資料進(jìn)行快速處理、統(tǒng)計(jì)、分析和歸檔，避免有效因人工而造成的失誤，并且提高時(shí)間的利用率和工作效率。

第二，便于查閱。完成檔案信息的錄入后，可自動(dòng)生成目錄以及文獻(xiàn)檢索，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)分類整理及編排。進(jìn)行檔案信息的查閱時(shí)比較方便，可采取關(guān)鍵詞檢索的方式快速找到所需信息，提高了查找的效率。

第三，有利于檔案信息的穩(wěn)定保存。傳統(tǒng)檔案管理采用紙質(zhì)進(jìn)行存放，需要占據(jù)較大的空間，對存放環(huán)境的要求也較高。電子檔案能夠更加穩(wěn)定地保存，可將其存儲(chǔ)在存儲(chǔ)卡以及U盤中，可有效避免外界環(huán)境的影響，能夠長期安全地保存。

第四，有利于信息的高效利用。傳統(tǒng)檔案管理中的信息查閱，需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的提取，要花費(fèi)較長的時(shí)間，對檔案的保管也不利。而電子檔案憑借其較高的信息化水平，能夠更好地進(jìn)行信息的共享。只要開通檔案信息的閱讀權(quán)限，即可對檔案信息實(shí)施遠(yuǎn)程操作，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，避免檔案查找和傳遞的麻煩。

第五，便于信息的補(bǔ)錄。檔案管理中，檔案信息的補(bǔ)充與完善十分重要，而傳統(tǒng)檔案管理需要打開紙質(zhì)檔案再次整理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子檔案的應(yīng)用，可通過關(guān)鍵詞檢索找到所需檔案，然后對其進(jìn)行補(bǔ)充和加工即可，十分便捷，可使工作效率得到提高。

第六，使檔案工作效率得到提高。傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，工作負(fù)擔(dān)沉重，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，檔案管理者時(shí)間有限，無法進(jìn)行新業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和檔案利用的研究。電子檔案的使用解除了工作人員沉重的工作負(fù)擔(dān)，促使工作效率得到提高。工作人員專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)更加方便，檔案利用效率也能得到提高。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的相關(guān)對策

根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，可對電子檔案進(jìn)行有效的管理。電子檔案憑借其較高的網(wǎng)絡(luò)信息化水平，具有較高的工作效率，也具有風(fēng)險(xiǎn)。如果檔案存儲(chǔ)介質(zhì)被竊取，或者電腦系統(tǒng)被侵入，則檔案信息可能失竊或者被惡意篡改，使電子檔案風(fēng)險(xiǎn)性顯著增加。因此，為保證電子檔案管理的安全，需對其管理制度進(jìn)行制定與完善，強(qiáng)化電子檔案管理，確保檔案信息的可靠性和完整性。

（一）對電子檔案的形成制度進(jìn)行完善。形成電子檔案時(shí)，需根據(jù)國家規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各種媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)以及載體形式。并且，同時(shí)保存好電子檔案的原數(shù)據(jù)和背景信息，從而確保電子檔案形成的完善。

（二）制定合理的歸檔制度。為使電子檔案的管理制度更加完善，必須進(jìn)行歸檔制度的建立。作為檔案管理重要組成環(huán)節(jié)的歸檔工作，其區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔。電子檔案管理應(yīng)加強(qiáng)檔案文件所處軟硬件環(huán)境有效性的檢測，檢查有關(guān)電子檔案的各種文件，確保內(nèi)容和其描述及說明相匹配。應(yīng)將電子檔案的說明、目錄以及軟件等一并歸檔，并且保證電子檔案所用存儲(chǔ)載體和達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）建立嚴(yán)格的保管制度。電子檔案的安全需要憑借嚴(yán)格保管制度的制定和實(shí)施得到保障。首先，需要對存儲(chǔ)載體的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控。再者，對存儲(chǔ)載體的保管條件進(jìn)行規(guī)范，要求盡量避開不良環(huán)境進(jìn)行保管，并且確保存儲(chǔ)環(huán)境的濕度及溫度合理。其次，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測，堅(jiān)決消滅電子文件載體的病毒，對載體采取有效的保護(hù)措施。并且，重視加密電子檔案的管理。最后，為避免載體及信息內(nèi)容出現(xiàn)丟失或者損壞，應(yīng)對電子檔案實(shí)行密切的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)載體或者信息存在的問題，采取可行的保護(hù)對策，做好相應(yīng)的備份或進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)。

（四）加強(qiáng)電子檔案管理人才培養(yǎng)，完成復(fù)合型人才隊(duì)伍的建立。電子檔案管理其具有較強(qiáng)的專業(yè)性，涉及到較為復(fù)雜的內(nèi)容，需要開展大量的工作得到豐富的經(jīng)驗(yàn)積累，因此應(yīng)確保單位人員崗位相對穩(wěn)定，使電子檔案管理工作的延續(xù)性以及穩(wěn)定性得到保持。其次，管理人員應(yīng)促進(jìn)自身素質(zhì)與能力的提升，對自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，加強(qiáng)對信息技術(shù)的了解和掌握，促使自身成為高素質(zhì)的復(fù)合型人才，才能在電子檔案管理發(fā)展中得到適應(yīng)。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的健康發(fā)展離不開檔案管理工作的有效開展，為促使檔案管理工作效率得到提高，應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，對電子檔案進(jìn)行高效利用。電子檔案具有其多方面的優(yōu)勢，能促使檔案管理的效率得到提高，但其同樣具有安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，需在電子檔案管理方面加大力度，使電子檔案的質(zhì)量及安全得到保障，使電子檔案為事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生更加積極的影響。

[1]楊卉,劉敏.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,01:75-76.

[2]張敏.電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價(jià)值探討[J].城建檔案,2016,04:68-69.