關(guān)于對(duì)檔案信息服務(wù)的基本原理的分析

陳　萌

泰來縣困難職工幫扶中心　黑龍江泰來　162400

關(guān)于對(duì)檔案信息服務(wù)的基本原理的分析

陳萌

泰來縣困難職工幫扶中心黑龍江泰來162400

雖然檔案信息不同于一般的信息源，具有自己的特性，但是作為一種信息活動(dòng)，檔案信息服務(wù)應(yīng)遵循信息服務(wù)過程中的基本規(guī)律。因此，檔案信息服務(wù)的基本原理可以分析如下。

檔案信息服務(wù)；原理；分析

原理，通常是指某一領(lǐng)域、部門或科學(xué)中具有普遍意義的基本規(guī)律。它是事物發(fā)展過程中的本質(zhì)聯(lián)系和必然趨勢(shì)，是事物本身所固有的。人不能創(chuàng)造、改變它；而只能去認(rèn)識(shí)、利用它或限制某些規(guī)律對(duì)人類的負(fù)面作用。檔案信息服務(wù)原理的研究應(yīng)該建立在這樣的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)之上。

一、需求動(dòng)力原理

檔案信息是人們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)中形成的直接記錄。不僅是社會(huì)歷史記憶，具有依據(jù)和憑證的作用，而且對(duì)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)具有借鑒和參考的功用。正是由于檔案信息同時(shí)擁有科學(xué)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，才引起人們對(duì)其格外關(guān)注與厚愛。 由于現(xiàn)實(shí)變化日益頻繁，競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，人們需要不斷地了解新情況，尋求應(yīng)對(duì)措施，并謀求發(fā)展，必然對(duì)信息需求激增。隨著信息產(chǎn)生和需求的日益膨脹，信息服務(wù)的基本矛盾——信息供給與需求的矛盾日益明顯。如何從滿足用戶的信息需求出發(fā)，改善檔案信息服務(wù)系統(tǒng)必將成為檔案界的一個(gè)重要課題。充分認(rèn)識(shí)信息需求是檔案信息服務(wù)中的主導(dǎo)作用，是檔案信息服務(wù)發(fā)展和演化的根本推動(dòng)力量。只有不斷發(fā)展的檔案信息需求才是促進(jìn)檔案信息服務(wù)發(fā)展的不竭的動(dòng)力源泉。

由于用戶的檔案信息需求是變化發(fā)展的，會(huì)受到時(shí)間和空間環(huán)境的局限，具有一定的客觀性，用戶需求狀態(tài)將隨著信息需求的變化而變化，這說明，用戶信息需求的狀態(tài)是一個(gè)獨(dú)立的有著自己特殊內(nèi)在機(jī)理的“運(yùn)動(dòng)狀態(tài)”。同時(shí)，信息需求狀態(tài)亦帶有明顯的主觀性和認(rèn)識(shí)性，因?yàn)檎J(rèn)識(shí)主體在信息需求中的顯性或隱性的主觀因素和意識(shí)作用的弊端是不可避免的。因此，如果將信息用戶需求的認(rèn)識(shí)狀態(tài)稱為主觀需求，那么用戶對(duì)檔案信息需求狀態(tài)的變化就遵循著以下規(guī)律：

第一，在主體的客觀信息需求與主觀信息需求完全吻合時(shí)，即用戶的客觀信息需求被主體充分認(rèn)識(shí)，就能夠準(zhǔn)確地揭示信息用戶的需求狀態(tài)。第二，當(dāng)主體只認(rèn)識(shí)到客觀信息需求的一部分，在這種情況下，主體對(duì)信息需求的狀態(tài)認(rèn)識(shí)則是不全面的。第三，由于主、客觀的原因，主體對(duì)客觀信息需求的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)偏差和誤解，造成主體意識(shí)到的信息需求不盡是客觀上的真正的信息需求。第四，客觀信息需求的主體部分未被用戶主體認(rèn)識(shí)，即用戶未對(duì)客觀信息需求產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性反應(yīng)，其信息需求是以潛在的形式出現(xiàn)，還未被意識(shí)和發(fā)掘。

綜觀上述四種情況來看，第一種情況是理想狀態(tài)，但基本上難以實(shí)現(xiàn)；第二種情況是正常的，其實(shí)，通常所說的信息需求基本上就是指這個(gè)層面，是處于反映部分客觀信息需求的一種狀態(tài)：第三種情況是信息主體應(yīng)該盡力避免發(fā)生的，確實(shí)把真正的信息需求很貼切地表達(dá)出來；第四種情況需要檔案信息用戶與信息服務(wù)人員共同努力，并借助外界刺激，從而使需求由潛在形式轉(zhuǎn)化為當(dāng)前需要。

用戶信息需求的變化既會(huì)受到用戶個(gè)體主觀因素的影響，如用戶的心理狀態(tài)、認(rèn)識(shí)狀態(tài)和素質(zhì)狀態(tài)；又會(huì)受到一些客觀的社會(huì)因素的影響，如用戶所處的社會(huì)生態(tài)環(huán)境、職業(yè)地位、技術(shù)條件等。這些因素都可能會(huì)影響到信息用戶的認(rèn)知過程，并作用于用戶的主觀意識(shí)而發(fā)揮作用。

因此，通過以上分析可知，由客觀信息需求轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)需求，主體的主觀因素及社會(huì)的客觀因素交錯(cuò)在一起，都會(huì)對(duì)用戶的認(rèn)知狀態(tài)產(chǎn)生影響，并且在需求轉(zhuǎn)化過程中存在很多環(huán)節(jié)，所經(jīng)過的每一個(gè)環(huán)節(jié)都貫穿著用戶的認(rèn)知行為，因此，檔案信息服務(wù)人員研究用戶信息需求的規(guī)律時(shí)，不僅要研究用戶本身的特性和用戶所處的社會(huì)狀況，而且還要將兩個(gè)方面有機(jī)地結(jié)合起來，總結(jié)和探求出運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律，幫助用戶盡可能地把實(shí)際存在的客觀信息需求表達(dá)出來，依托最佳的檔案信息服務(wù)基礎(chǔ)準(zhǔn)備，實(shí)現(xiàn)用戶需求與信息服務(wù)的有機(jī)匹配，從而實(shí)現(xiàn)信息的最大價(jià)值。

二、信息選擇原理

“選擇”一詞具有多方面、多類型、多層次的含義。選擇的基本含義可以概括為從特定的集合中挑選出符合某個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的若干因素，從而構(gòu)成新集合的行為過程。應(yīng)該說，選擇是一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象，在整個(gè)物質(zhì)世界中，事物都處在一個(gè)無限的選擇鏈中，對(duì)于人類來說，亦無時(shí)無刻不在面臨著選擇，而信息選擇就是其中之一。

三、信息服務(wù)增值原理

縱觀信息活動(dòng)的全過程，由于信息本身具有價(jià)值，對(duì)人類有用，信息才能和物質(zhì)、能量一起，作為重要的資源。況且只有信息資源不以消耗物質(zhì)而實(shí)現(xiàn)價(jià)值增加。因此，在物質(zhì)資源日益短缺的今天，正是由于信息自身的無消耗性增值，在人類社會(huì)日益注重可持續(xù)發(fā)展的趨勢(shì)下，信息資源才越來越引起人們的重視。其實(shí)，信息服務(wù)的過程就是一個(gè)增值的過程，增值主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是信息增值，另一是服務(wù)增值。

對(duì)于信息增值含義，至今尚未有一個(gè)確切的界定，但人們不難理解信息具有價(jià)值。按照信息經(jīng)濟(jì)學(xué)觀點(diǎn)，信息價(jià)值具有增值性，也就是說，當(dāng)人們進(jìn)行決策時(shí)，不可能孤立地只依據(jù)一條信息，而是將多種相關(guān)信息進(jìn)行綜合分析之后獲得的新信息。新信息價(jià)值常常大于所依據(jù)原有信息的價(jià)值之和，即實(shí)現(xiàn)了信息的增值。而信息服務(wù)活動(dòng)實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)將信息供給與信息需求聯(lián)接在一起的優(yōu)化系統(tǒng)，其目標(biāo)就是以最優(yōu)的信息運(yùn)動(dòng)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)信息最大程度的價(jià)值增加?？梢哉f，如果把整個(gè)服務(wù)活動(dòng)看成一個(gè)系統(tǒng)的話，信息服務(wù)就是在遵守信息運(yùn)動(dòng)的一般規(guī)律的基礎(chǔ)上，使用盡可能合適的手段，創(chuàng)造滿足信息增值的基本條件，促使信息實(shí)現(xiàn)最大增值。當(dāng)然，在信息服務(wù)收集素材的過程中，不僅要依據(jù)檔案信息，而且還應(yīng)包括盡可能多的密切相關(guān)的信息，經(jīng)過分析研究，以確實(shí)解決實(shí)際困難和問題，這便是服務(wù)的增值性。檔案信息服務(wù)將以“知識(shí)服務(wù)”和“增值服務(wù)”作為服務(wù)發(fā)展方向。

總之，在檔案信息服務(wù)中，為實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)者和信息用戶之間的服務(wù)匹配、協(xié)調(diào)，就需要對(duì)檔案信息服務(wù)的特性及其內(nèi)在機(jī)理有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中，按照檔案信息服務(wù)活動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律辦事，既切實(shí)滿足用戶的信息需求，實(shí)現(xiàn)了檔案信息價(jià)值的最大化，又充分體現(xiàn)出檔案信息服務(wù)的價(jià)值。

［1］齊虹.信息服務(wù)原理研究［J］.檔案學(xué)通訊，2004（07）.