電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

楊　淼

黑龍江省哈爾濱水文局　黑龍江哈爾濱　150010

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

楊淼

黑龍江省哈爾濱水文局黑龍江哈爾濱150010

近年來(lái)我國(guó)檔案事業(yè)取得了較快的發(fā)展，信息技術(shù)被引入到檔案管理工作中來(lái)，電子檔案得以產(chǎn)生，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的情況。為了有效地提高檔案管理的水平，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行有機(jī)整合，統(tǒng)一進(jìn)行管理，從而更好的推動(dòng)檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理；要求；模式

一、電子檔案和與紙質(zhì)檔案整合管理的必然性

紙質(zhì)檔案和電子檔案本質(zhì)上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點(diǎn)，但由于二者載體不同，這也使紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有自身的特點(diǎn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，為了保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者綜合起來(lái)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性，而且檔案在使用過(guò)程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過(guò)程中檢索困難。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有利弊，將二者進(jìn)行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，使其更好的為使用者服務(wù)。在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)化，從多個(gè)層面來(lái)有效的提高電子檔案的法律地位，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使電子檔案和紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮各自長(zhǎng)處，有效的保存好具有較強(qiáng)真實(shí)性和可靠性的紙質(zhì)檔案，同時(shí)更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)二者進(jìn)行整合管理，有效的維護(hù)好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

當(dāng)前信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應(yīng)用，構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息辦公平臺(tái)。現(xiàn)代化檔案管理主要針對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對(duì)的是紙質(zhì)檔案的管理。但在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的形勢(shì)下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。因此需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對(duì)于收集的紙質(zhì)文件需要認(rèn)真進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。在歸檔過(guò)程中，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔時(shí)要存入到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，同時(shí)還要標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質(zhì)檔案需要同步進(jìn)行整理，這主要是由于無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都擁有一致的檔案號(hào)，信息也基本相同，因此在整理時(shí)需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類(lèi)型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的獨(dú)特性，而且所具有功用性也不同，當(dāng)前二者并存于檔案各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案無(wú)論是在信息傳輸、開(kāi)發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點(diǎn)，這是電子檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢(shì)而言，其安全性無(wú)法得到有效的保障，因此需要對(duì)紙質(zhì)文件或其副本進(jìn)行備份保存。當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存是檔案無(wú)紙化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中一個(gè)重要的過(guò)程，二者共存發(fā)展有利于互補(bǔ)，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質(zhì)檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱(chēng)為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說(shuō)，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對(duì)于具備辦公自動(dòng)化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實(shí)現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實(shí)行辦公自動(dòng)化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案在歸檔期實(shí)施“雙套制”管理模式。無(wú)論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的。但是，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箼n案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，無(wú)紙化是檔案工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展是無(wú)紙化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中必然的一個(gè)過(guò)程，因此在當(dāng)前二者共存發(fā)展的形勢(shì)下，我們需要了對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，并并對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，使電子檔案和紙質(zhì)檔案在歸檔、整理及開(kāi)發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補(bǔ)各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，以便于更好的推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

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