淺談檔案管理工作的重要性

國 強

黑龍江省人才服務局

淺談檔案管理工作的重要性

國 強

黑龍江省人才服務局

檔案管理工作是一項比較機密和專業(yè)的社會管理工作，做好檔案的管理工作能夠更好的發(fā)現(xiàn)和解決社會工作中出現(xiàn)的問題。檔案管理工作包含了個人的基本信息，能夠讓企業(yè)更好的了解員工的信息，促進人力資源的合理分配和利用。同時檔案管理也是社會人力資源信息的一種系統(tǒng)化，具體化統(tǒng)計。因此做好檔案管理工作至關重要。

檔案管理；重要意義；問題；措施

與以往的檔案管理工作相比，不僅在方式和手段上有所提高，還在管理的服務上也得到了提高。作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作。檔案的真實記錄成為人們?nèi)蘸蟛粩嘤^察和研究的依據(jù)。社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的價值。因此，做好檔案管理工作，對任何一個管理單位或企業(yè)來說都具有一定的重要性。

一、做好檔案管理工作的重要意義

（一）檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進行統(tǒng)一的培訓，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴格控制。只有嚴格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎。對于檔案基礎工作，檔案服務創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發(fā)揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區(qū)的檔案館對于全宗學理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設等許多問題進行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗。檔案服務創(chuàng)新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務的工作量，相對于傳統(tǒng)的手工勞動方式得到增大。

（二）檔案管理工作的信息化。檔案錄入的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現(xiàn)代合理科學的管理方式，實現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

（三）檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴格的管理機制進行把關，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴格的監(jiān)督機制。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的。這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案的重視程度。不夠長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

（三）檔案室硬件環(huán)境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、提高檔案管理工作的措施

（一）更新管理觀念。對于檔案管理而言，必須優(yōu)化檔案管理觀念，構建檔案管理制度，完善檔案利用、資料歸檔、信息保密、監(jiān)理處罰機制。在檔案管理方面，設置專人負責崗位，執(zhí)行多層次運行機制，實現(xiàn)分層建檔，采取集中式管理模式。針對檔案管理，必須完善相關機制，方可保證檔案管理的正常有序開展。

（二）加強現(xiàn)代化建設。在信息化社會，開展檔案管理工作，必須提高信息化水平，是時代發(fā)展的必然需求。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要采取人工介質(zhì)方式，而現(xiàn)代化技術的發(fā)展，提高了檔案工作現(xiàn)代化水平，利用各種數(shù)字設備，使信息處理效率明顯提升。

（三）提升檔案人員管理能力。開展檔案管理工作，要求檔案人員具備專業(yè)性檔案知識，提高檔案管理能力，掌握現(xiàn)代化專業(yè)技術，了解各種學科知識，為用戶提供更為準確、真實的檔案信息。所以，在檔案管理過程中，需強化檔案人員培訓，提高檔案人員工作能力，使檔案工作得以明顯提升。

（四）轉(zhuǎn)變服務方式。隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案資料需求量不斷增加，各類使用人數(shù)增多。檔案管理不能局限于檔案部門負責，必須轉(zhuǎn)變服務方式，從資料提供者向信息服務者轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，降低檔案人員壓力，避免資料歸置出現(xiàn)錯誤。同時，構建網(wǎng)絡咨詢平臺，協(xié)助用戶篩選，為用戶提供信息檢索、信息咨詢等服務，有效節(jié)省時間，消除空間限制，使檔案管理工作水平得以有效提升。

四、結語

檔案管理工作具有很高的社會價值，對于個人信息的保密及信息化具有重要作用。由于當前檔案管理人員對檔案重要性認識不到位，管理不合理以及專業(yè)技術能力等原因，致使檔案管理工作陷入困境。為了提高其管理水平，我們必須要更新管理觀念、加強現(xiàn)代化建設、提升檔案人員管理能力、轉(zhuǎn)變服務方式。

［1］戰(zhàn)崴.加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程措施［J］.中國新技術新產(chǎn)品，2011年14期.