檔案數(shù)字化工作的實踐與思考

張 旸

黑龍江省總工會醫(yī)院 黑龍江哈爾濱 150001

檔案數(shù)字化工作的實踐與思考

張 旸

黑龍江省總工會醫(yī)院 黑龍江哈爾濱 150001

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及計算機技術(shù)發(fā)展快速，傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變往數(shù)字化的方向，讓信息資料與文件逐漸走向數(shù)字化。檔案信息的計算機管理已成為發(fā)展的趨勢，很多檔案館開始對檔案進行數(shù)字化處理，為建立數(shù)字檔案館做準(zhǔn)備。

數(shù)字化；檔案；信息化；管理

檔案信息化建設(shè)是檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門落實科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措。近年來，隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件數(shù)量激增，以及社會各個層面對檔案信息利用需求的不斷增長，帶來了檔案存儲與利用方式的變革。因此，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給企業(yè)檔案工作帶來了新的契機，也給檔案工作帶來了新的研究課題。

一、檔案數(shù)字化比傳統(tǒng)檔案有不可替代的先進性

（一）檔案數(shù)字化能提高辦公效率。檔案作為重要的檔案資料，充分運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對其進行管理，逐漸被人們所重視，將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于辦公室的檔案管理工作中，不僅更有利于為資料的保存管理，而且對業(yè)務(wù)部門的工作也有重要的推動作用。以往的辦公室檔案管理系統(tǒng)比較注重對檔案的管理而輕視對檔案的利用，查閱方式也是一種相對落后的被動式查閱方式，因此盡管辦公室檔案管理者做了很大的努力但是檔案管理事業(yè)依然沒有取得較好的發(fā)展。隨著現(xiàn)代化辦公的發(fā)展，辦公室檔案的管理工作得到了越來越充分的重視與發(fā)展，伴隨著辦公人員對信息化發(fā)展的需求，隨之而來的也就是管理檔案工作電子信息化的改革與發(fā)展，辦公室檔案管理的工作也走上了電子信息化的道路。

（二）檔案數(shù)字化能增強檔案原件保護。檔案數(shù)字化既可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存，保證不可再生珍貴檔案資源的安全；又可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的在線共享，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。檔案信息化建設(shè)的核心是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄象檔案的數(shù)字化，另外就是電子文件歸檔和電子檔案管理。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（三）檔案數(shù)字化能提高經(jīng)濟效益。檔案數(shù)字化建設(shè)指的是應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)開展檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案管理流程的精簡和優(yōu)化。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案形式。在信息時代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質(zhì)檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護成本較高等問題，而數(shù)字檔案解決了紙質(zhì)檔案存在的問題。雖然檔案管理信息化建設(shè)不能帶來直接的經(jīng)濟效益，但是它可以間接地帶來一定的經(jīng)濟和社會效益。這主要體現(xiàn)在檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，這就意外著它可以降低檔案管理的成本。

二、檔案數(shù)字化工作的實踐與思考

（一）加強檔案管理數(shù)字化工作意識。檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)的必備條件。長期以來，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，多數(shù)企業(yè)將經(jīng)濟效益放在最為顯著的位置，缺乏對檔案管理工作必要的投入和研究，因此檔案管理工作中所具備的時代信息難以得到管理者的重視。積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳工作，將檔案數(shù)字化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。變被動服務(wù)為主動服務(wù)，以更加開闊的視野、更加積極的心態(tài)和更加主動的作為，服務(wù)黨和政府工作大局、服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展和服務(wù)人民群眾需求；努力增強奉獻意識。因此，我們就必須要徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《檔案法》和數(shù)字化工作需要制定完善了《檔案館信息化工作保密制度》、《檔案館信息化工作管理制度》、《檔案館信息網(wǎng)管理辦法》、《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)操作規(guī)范》、《檔案館掃描工作制度》等一系列制度，規(guī)范檔案數(shù)字化工作。制定和完善檔案數(shù)字化加工場所日常工作制度、保密制度、防火制度等相應(yīng)規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格監(jiān)管，督促落實。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對電子文件的操作進行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。

（三）完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。檔案事業(yè)是重要的基礎(chǔ)事業(yè)，雖然不處于生產(chǎn)、科研和發(fā)展經(jīng)濟的第一線，但歷史意義重大。檔案信息化建設(shè)是推進檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化工作又是實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)工作。檔案信息化建設(shè)是推進檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化工作又是實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)工作。要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的快速發(fā)展，投入是關(guān)鍵，要逐步加大館藏檔案數(shù)字化建設(shè)投入，強化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)。創(chuàng)造條件投入資金、配置先進設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才，加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件的管理知識，提高電子文件保密管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高檔案數(shù)字化管理水平。培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

三、結(jié)束語

總之，檔案數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門帶來的機遇。知識經(jīng)濟時代對檔案管理工作提出了更新更高的要求，這就需要檔案管理逐漸完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念的快速轉(zhuǎn)變，逐步實現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化的更新，努力構(gòu)建新型特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

［1］張玄.檔案信息化建設(shè)的幾點思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013年11 期.

［2］陳勇.論電子政務(wù)與檔案信息化構(gòu)建［J］.辦公自動化，2006年07期.

［3］龔麗瑛.企業(yè)檔案數(shù)字化研究文獻綜述［J］.辦公自動化，2012（16）.