論大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息的安全管理

付永輝

吉林省交通運輸廳瀝青儲運站 130102

論大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息的安全管理

付永輝

吉林省交通運輸廳瀝青儲運站 130102

科技的發(fā)達，信息的流通，促進了大數(shù)據(jù)時代的到來。大數(shù)據(jù)時代的來臨不僅為企業(yè)檔案信息管理工作迎來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，致使檔案信息的安全問題突顯。如何有效保障企業(yè)檔案信息的安全，成為各企業(yè)檔案管理人員亟需解決的問題。對此，本文分析了大數(shù)據(jù)技術應用于企業(yè)檔案信息管理的意義，并從五個方面探討了確保企業(yè)檔案信息管理安全的措施，希望本文的研究能對當下企業(yè)的檔案管理工作提供有益參考。

大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)檔案信息；安全管理；措施

計算機技術的發(fā)展，互聯(lián)網的廣泛應用，使得數(shù)據(jù)的種類日益增多，規(guī)模日漸擴大，人類步入了大數(shù)據(jù)時代。對于企業(yè)檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)時代的到來既有利用檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，同時也存在著一定的信息安全隱患，需要企業(yè)檔案管理工作人員未雨綢繆，做好安全防范工作。

一、大數(shù)據(jù)技術應用于企業(yè)檔案信息管理之意義

企業(yè)檔案是對企業(yè)各項活動的記錄，承載著企業(yè)的歷史，見證著企業(yè)的發(fā)展，對企業(yè)具有重要意義。企業(yè)檔案是企業(yè)資產的有效組成部分，而檔案管理工作也是企業(yè)各生產經營活動的基礎性工作，做好企業(yè)檔案管理工作能促進企業(yè)向好發(fā)展。

現(xiàn)階段，基于計算機網絡技術發(fā)展而形成的大數(shù)據(jù)技術已廣泛應用于企業(yè)檔案信息管理工作中，利用其對海量的檔案數(shù)據(jù)資源實行分析及處理，不僅能有效挖掘有用信息，還有利于檔案信息的檢索及使用，對企業(yè)檔案管理工作具有重要意義，主要體現(xiàn)為兩個方面：一方面，能使檔案管理更加人性化與智能化，從而有效提升企業(yè)檔案管理工作的服務質量。大數(shù)據(jù)技術能對數(shù)據(jù)信息進行精準分析，并從中挖掘有用信息加以利用。此外，大數(shù)據(jù)技術下的網絡共享以及信息系統(tǒng)的建設，也能促進企業(yè)各部門加強聯(lián)系，為檔案使用者提供更為優(yōu)質的服務。另一方面，有利于檔案信息的管理與使用。企業(yè)檔案管理并非簡單的對信息進行分類及存儲，還需對檔案價值及利用率加以區(qū)分，以優(yōu)化檔案信息調取，滿足用戶檢索習慣，為檔案使用者提供個性化服務。同時，大數(shù)據(jù)技術還能及時記錄檔案調取的時間、地點、使用目的和被利用情況等信息，有效提升檔案信息管理實效。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息安全管理之措施

（一）做好信息采集與存儲之安全管理

企業(yè)需建立信息數(shù)據(jù)存儲庫，并通過集中存儲與雙擊備份的形式來保證檔案信息采集與存儲之安全。具體而言，一是要確保信息采集過程中的安全，以免信息泄露；二是進行在線備份管理，保障信息存儲安全。在實際的操作過程中，可以利用磁盤、硬盤等設備擴大計算機存儲容量，確保容量充分。另外，利用加密技術對存儲內容進行加密管理，以防止檔案信息的破壞及泄漏，也是一個行之有效的安全舉措。

（二）加強網絡運行環(huán)境之安全管理

信息的容量大、提取速度快是電子檔案信息管理的突出特點，也是其管理和使用的優(yōu)勢。但是，檔案信息在具體的網絡環(huán)境下又容易受到安全威脅，包括病毒入侵、黑客攻擊等等，這就需要企業(yè)檔案信息管理人員具有較高的計算機網絡管理技術，通過優(yōu)化網絡的運行環(huán)境，保障檔案信息的安全。具體來說，企業(yè)檔案管理人員可對本地系統(tǒng)以及非常態(tài)數(shù)據(jù)之運行實施監(jiān)控，構建針對檔案網絡系統(tǒng)之安全壁壘，并運用身份認證、防火墻技術，加強對網絡安全的防控，以保障檔案信息的安全。此外，在進行檔案信息網絡頁面操作的過程中，應采取有效措施實時監(jiān)控，避免誤入具有安全隱患的網頁；同時對運行中的軟件進行殺毒監(jiān)控，監(jiān)測防火墻運行狀態(tài)，確保檔案信息之安全。

（三）完善檔案信息安全管理制度

有關資料顯示，加強企業(yè)檔案信息的安全管理可在一定程度上避免檔案信息泄漏，防范網絡入侵事件的發(fā)生。為保障信息安全，企業(yè)應加強檔案信息管理制度建設，強化內部管理，明確檔案安全管理目標、管理職責、管理內容及要求，確保檔案管理工作有序進行。一方面，企業(yè)可根據(jù)《檔案法》、《保密法》、《公司管理條例》等制定符合本企業(yè)檔案管理實際的規(guī)章制度，包括檔案的收集、歸檔、存儲、借閱、保密、銷毀等一系列制度措施，并明確保密級別及保存期限，以形成完善的檔案管理體系；另一方面，企業(yè)也可參考《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》、《政府部門事業(yè)單位機關檔案工作制度》、《事業(yè)單位檔案員崗位職責》等制度條例，規(guī)范檔案管理工作。

（四）做好檔案利用工作的管理

為確保企業(yè)檔案信息的安全，需要檔案工作人員采取有效措施對數(shù)字檔案系統(tǒng)之使用加以控制。具體而言，檔案管理人員應嚴格規(guī)定哪些人可以登錄公司檔案信息管理系統(tǒng)，并設置專門的登錄密碼；登錄系統(tǒng)后，對于所查閱的文檔需由工作人員審批后方可查看，以避免重要文件信息的泄漏；此外，要設置文件查閱及保存格式，避免文件被隨意復制或修改；嚴格規(guī)定檔案信息的保密程度，并分開存檔，以避免非公開信息被泄漏。對于磁盤類文檔的借閱和利用，企業(yè)檔案管理人員應嚴格規(guī)定借閱的期限，并跟蹤催還，以防檔案信息丟失，確保信息的使用安全。

（五）提升檔案管理人員責任意識

檔案管理是一類服務性工作，需重視人的因素，要保障企業(yè)檔案信息的安全，需提升管理人員的責任意識，提高其專業(yè)素養(yǎng)。一方面，要加強業(yè)務培訓，使相關工作人員提升對檔案信息管理安全性的認識，避免因粗心大意或操作失誤而造成數(shù)據(jù)的刪除或丟失；另一方面，企業(yè)可與檔案管理人員簽訂管理責任書，并明確管理職責，以提高其安全管理責任意識。此外，企業(yè)還需優(yōu)化人員的選聘，以打造一支素質高、專業(yè)強、懂技術的檔案工作管理團隊，提升企業(yè)檔案信息安全管理實效。

三、結語

綜上所述，企業(yè)檔案信息安全管理十分重要，是保障企業(yè)生產與經營安全的基礎。企業(yè)檔案管理人員應提高認識，結合企業(yè)實際采用有效方法確保檔案信息安全，為企業(yè)發(fā)展打牢基礎，筑好安全防線，進一步促進企業(yè)向好發(fā)展。

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［2］周美蘭.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息安全管理的探討［J］.蘭臺世界，2015（07）：102-103.

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