試析高校檔案信息資源集成服務(wù)

劉 揚(yáng)陳 巖

1.哈爾濱學(xué)院檔案室 2.哈爾濱學(xué)院網(wǎng)絡(luò)中心

試析高校檔案信息資源集成服務(wù)

劉 揚(yáng)1陳 巖2

1.哈爾濱學(xué)院檔案室 2.哈爾濱學(xué)院網(wǎng)絡(luò)中心

數(shù)字信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展支持著各行業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，本文在此背景下對(duì)高校檔案信息資源集成服務(wù)進(jìn)行探討，提出從數(shù)字平臺(tái)、系統(tǒng)對(duì)接、標(biāo)準(zhǔn)化、人才儲(chǔ)備等方面構(gòu)建高效檔案信息資源集成服務(wù)。數(shù)字信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和成熟豐富了高校檔案信息資源，也形成了用戶對(duì)信息需求的個(gè)性化和多樣化。高校數(shù)字檔案信息集成服務(wù)是分析數(shù)字檔案信息資源、技術(shù)手段、數(shù)字信息服務(wù)，并以整體、優(yōu)化、創(chuàng)新思想為指導(dǎo)，以數(shù)字信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，保證用戶獲得檔案信息渠道，使信息資源各項(xiàng)功能最大發(fā)揮，排除“信息孤島”，滿足用戶個(gè)性化、多樣化的信息需求。

一、高校檔案信息資源集成服務(wù)面臨的困境

（一）人才資源匱乏。檔案信息集成服務(wù)需要一批強(qiáng)有力的人力資源力量做支持，他們應(yīng)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理技術(shù)雙重技術(shù)知識(shí)和雙方面才能，從目前來(lái)看這也正是高校檔案信息管理所面臨的一大挑戰(zhàn)。大多數(shù)高校目前缺乏類似的復(fù)合型人才，現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍多為熟知基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)流程卻缺乏信息技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)之人，使得檔案信息數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)步伐相對(duì)受阻，影響了檔案信息化建設(shè)建設(shè)。

（二）檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接脫軌。當(dāng)前各高?；旧蠈?shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，創(chuàng)建了自行研發(fā)、設(shè)計(jì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有效確保了辦公效率，提高了辦公質(zhì)量。這些辦公軟件系統(tǒng)多來(lái)自于校內(nèi)自身的設(shè)計(jì)，檔案管理系統(tǒng)同樣來(lái)自于高校檔案部門(mén)設(shè)計(jì)，這使得檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接脫軌情況，二者之間無(wú)法達(dá)成互動(dòng)交流的局面，甚至也會(huì)影響檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。

（三）檔案數(shù)字化形式單一。雖然部分高校已經(jīng)啟動(dòng)檔案信息資源數(shù)字化管理工程，甚至基本實(shí)現(xiàn)了庫(kù)存檔案數(shù)字化管理，但所謂的數(shù)字化管理還主要體現(xiàn)于紙介檔案的掃描。單一的檔案信息資源數(shù)字化形式使得檔案信息利用效果不佳，由辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔滯后，缺乏有效管理，存在信息孤島?，F(xiàn)有的信息資源無(wú)法得到充分利用，使檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢(shì)無(wú)法完全展現(xiàn)出來(lái)。

二、實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源集成服務(wù)的對(duì)策

（一）創(chuàng)建數(shù)字平臺(tái)，營(yíng)造良好信息環(huán)境。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息集成服務(wù)需要一個(gè)健全的技術(shù)平臺(tái)，為檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造一個(gè)有利的技術(shù)條件與和諧環(huán)境空間。數(shù)字平臺(tái)的設(shè)計(jì)、相關(guān)軟件的研發(fā)、檔案信息歸納、系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及信息存儲(chǔ)備份等等都應(yīng)有步驟、有目標(biāo)地開(kāi)展。結(jié)合自身特點(diǎn)研發(fā)適合其發(fā)展和管理的檔案管理系統(tǒng)，并配套對(duì)應(yīng)的配置與硬件設(shè)備。因?yàn)楦咝５男畔⒒蝿?wù)繁瑣，每個(gè)工作日都可能出現(xiàn)大規(guī)模的檔案信息急需錄入、儲(chǔ)存等，所以最好在所建設(shè)的系統(tǒng)中引入雙服務(wù)器，高速掃描儀等設(shè)備，以便發(fā)揮良好的掃描、備份功能，維護(hù)檔案信息資料的安全。創(chuàng)建檔案信息查詢系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效核對(duì)、查詢等功能，確保高效利用檔案信息，促進(jìn)檔案信息資源的共享。

（二）創(chuàng)設(shè)多數(shù)據(jù)庫(kù)集成接口對(duì)接。積極在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)集成接口對(duì)接。為解決其之間的有效鏈接問(wèn)題，在查詢接口程序中設(shè)置檔案信息查詢項(xiàng)目，以此來(lái)確保檔案信息管理同高校的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)等之間的有效鏈接，為這些部門(mén)在辦公過(guò)程中，查詢檔案信息資料的提供便利條件。也為檔案管理部門(mén)提供信息數(shù)據(jù)收集、整理與歸檔便利，從而實(shí)現(xiàn)自身檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)化整合。對(duì)電子文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行提前干預(yù)，將其納入檔案數(shù)字化管理監(jiān)控范疇，并以合理、有效的方式予以保護(hù)和留存，確保數(shù)據(jù)的完整與安全。與此同時(shí)將檔案信息通過(guò)文本與影像兩種模式進(jìn)行共存，并參照檔案管理數(shù)字化特點(diǎn)來(lái)編制出科學(xué)、完備、客觀的管理規(guī)范制度。例如電子文件歸檔規(guī)范、數(shù)字化檢測(cè)制度等等。

（三）打造標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化體系。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化已經(jīng)成為高校檔案信息集成服務(wù)的基礎(chǔ)和條件。創(chuàng)建高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，其中涵蓋信息處理、錄入、傳播、檢索、調(diào)控等多方面內(nèi)容。建立健全高校檔案信息資源集成服務(wù)的制度規(guī)范，并不是要求高校檔案部門(mén)完全依靠自身的能力獨(dú)自制定每一部制度規(guī)范，創(chuàng)立一整套制度規(guī)范體系，而是更多的充分整合、利用現(xiàn)有的國(guó)家、行業(yè)、地方制度規(guī)范，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定具有針對(duì)性的制度規(guī)范，最終完成制度規(guī)范體系的構(gòu)建。

（四）優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。檔案信息集成服務(wù)的前提之一是要擁有一批合格的信息技術(shù)人才，在描述構(gòu)建檔案相應(yīng)系統(tǒng)或程序時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的反饋意圖與思路，甚至能夠自主研發(fā)符合本部門(mén)需求的相關(guān)程序、應(yīng)用。這樣才能確保信息化技術(shù)在檔案信息管理與服務(wù)中得到充分合理的利用，才能確保檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)功能的發(fā)揮。因此必須加大檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)優(yōu)化力度，重點(diǎn)培養(yǎng)并培訓(xùn)具備檔案管理專業(yè)能力，同時(shí)又精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

（五）構(gòu)建特色檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息資源集成服務(wù)必然離不開(kāi)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，有必要構(gòu)建一個(gè)與檔案信息資源相適應(yīng)的，能夠發(fā)揮查詢、檢索以及其他多功能的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。開(kāi)發(fā)特色檔案庫(kù)，依托本地元數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)，根據(jù)調(diào)度策略導(dǎo)出特定資源，按模板、指定主題形成專題資源庫(kù)。特色檔案庫(kù)既可以根據(jù)館（室）藏?cái)?shù)字檔案資源不同的形式、內(nèi)容特征進(jìn)行組織和歸類，又可以按照主題或?qū)ｎ}的知識(shí)組織方式來(lái)形成，然后統(tǒng)一存儲(chǔ)于獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)中。

［1］陳巖.高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)探析［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2014（11）.

［2］劉揚(yáng).高校數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的任務(wù)與目標(biāo)［J］.黑龍江檔案，2015（3）.

［3］周秀英，陳健.高校檔案館數(shù)字檔案信息資源建設(shè)［J］.紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào)自然科學(xué)版，2012，26（8）：110-112.

［4］劉翠紅.等知識(shí)創(chuàng)新與高校檔案資源信息化建設(shè)［J］.中國(guó)檔案，2012（8）.

［5］馬海群.影響數(shù)字信息資源建設(shè)的關(guān)鍵因素及對(duì)策分析［J］.檔案學(xué)通訊，2012.（04）.

注：本文系黑龍江省檔案科技項(xiàng)目《高校數(shù)字檔案信息資源集成服務(wù)機(jī)制研究》（HDK2014-14）成果之一。