計算機技術在檔案信息管理中的應用分析

張笑天

黑龍江省紅旗農場

計算機技術在檔案信息管理中的應用分析

張笑天

黑龍江省紅旗農場

隨著信息時代的到來，計算機技術在社會各領域內均得到廣泛應用，在檔案信息管理中也扮演著重要的角色，受到社會的高度重視。為保證檔案信息資源安全可靠，本文就如何在檔案信息管理中對計算機技術加以合理應用，以促進檔案信息管理自動化的順利實現(xiàn)，全面提高檔案信息管理效率，僅供相關人員參考。

計算機技術；檔案信息管理；應用

現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，計算機技術逐漸滲透于社會生產生活的各個角落中，并扮演著重要的角色，社會群體對計算機技術的依賴程度也明顯加大。檔案信息管理工作具有一定復雜性，為切實保證檔案信息安全，提高管理效果，應當對計算機技術加以合理應用，從而推進檔案管理工作的高效開展，為社會提供更加優(yōu)質的檔案資源服務。

一、計算機技術對檔案信息管理的重要性

（一）計算機技術有利于檔案信息的檢索和儲存。檔案信息管理是指，通過一些技術或手段對一些重要的、不得泄露任何檔案信息而進行的一種安全管理的過程。在對檔案信息的檢索、搜集和保存方面，計算機技術體現(xiàn)出了重要的作用：在運用計算機技術來管理檔案信息與之前的人力管理檔案信息時相比，計算機技術所展現(xiàn)出來的，是無限大的優(yōu)勢，無論是查找時的精準度、存儲條件、檢索速度、搜集過程、還是儲存容量，都遠遠高于人力管理。例如，在檔案信息管理過程中，信息量過大是一個不易解決的難題，而計算機技術能夠很好的解決這個問題。計算機技術的應用主要是通過掃描來輸入信息，并且輸入信息后計算機可以進行自動處理，并將有用的信息壓縮并刻錄，以此來實現(xiàn)信息的存儲。這樣不僅節(jié)約了時間和空間，還可以提高工作效率。

（二）計算機技術為檔案信息管理提供技術支持。計算機技術在許多的處理方面有著很強大的技術支持，而這種成熟的技術支持足夠支撐去減少檔案信息整理時的工作量，還可以優(yōu)化檔案信息管理的結構，使其實現(xiàn)無需人力的自動化的整理和統(tǒng)計，方便辦公；還能將不同類別的檔案自動的分類整理，進行統(tǒng)一的管理，既節(jié)約人力物力和成本，還提高工作效率。

二、計算機技術在檔案信息管理中的應用

（一）實現(xiàn)檔案信息管理自動化。在檔案信息管理過程中，計算機技術的合理應用，能夠為檔案信息管理工作提供可靠的技術支持。尤其是信息時代的到來，計算機技術也經歷了較大的發(fā)展變革，日漸完善成熟，在信息處理上的效率較高，能夠對檔案信息進行規(guī)范的掃描、編排、整理與輸出，從而保證檔案信息管理工作的有序開展。通過研究可知，計算機技術在檔案信息管理中的合理應用，能夠在提高檔案信息管理效率的同時，合理控制成本，實現(xiàn)檔案信息管理中人力物力資源的優(yōu)化配置，保證檔案信息管理的實效性。

（二）促進檔案信息向數字檔案的轉換。計算機技術在檔案信息管理中的應用，是基于數字技術以及網絡技術的基礎上得以實現(xiàn)的，能夠促進檔案信息向數字檔案的轉換，從而更好的滿足社會對檔案信息資源的利用需要，提高檔案信息管理的有效性與靈活性?；谟嬎銠C技術之上促進電子檔案的形成，并對此類信息進行有效分類、篩選、整理與加工，使得檔案管理工作更具便捷性和高效性，檔案信息易于存儲、閱讀和傳遞，降低了檔案信息安全風險，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)和利用打下良好的基礎。

（三）加強檔案信息的管理與健全。計算機技術在檔案信息管理中的應用，一定程度上拓寬了檔案信息管理空間，尤其是在當前社會經濟與科學技術不斷進步的整體環(huán)境下，檔案信息管理工作面臨著復雜的形勢，而計算機技術的合理應用，能夠規(guī)范檔案信息管理環(huán)節(jié)，提高檔案信息管理的有效性，從而為社會提供更加優(yōu)質的檔案信息服務。檔案信息管理主要包含總體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、系統(tǒng)管理以及安全措施等諸多環(huán)節(jié)，系統(tǒng)結構復雜，兼具硬件與軟件。由于檔案信息具有隱私性，因此檔案信息管理工作也具有一定特殊性，在應用計算機技術的過程中應當準確把握檔案信息管理的具體情況以及相關要求，加強檔案信息的管理與健全，推進檔案信息管理工作的高效開展，確保計算機技術的實際應用價值得到最大化發(fā)揮。

（四）保障檔案信息安全。檔案信息管理是一項重要的工作，尤其體現(xiàn)在安全性，如果信息泄露會造成嚴重的后果，甚至會侵犯資料當事人的隱私權。所以，要做好檔案信息的安全保障是管理工作的重中之重。信息安全重在管理，首先要建立一整套完整的安全保障制度，利用計算機技術制作、完善防病毒軟件，對檔案信息進行防病毒保護，還要防止黑客等隊檔案信息進行攻擊，其次，要對重要信息做好保密工作，例如對涉及到重要秘密的信息要進行雙重加密設置，將加密檔案放在加密計算機中，并設置密碼，進行身份權限的設定，并指定專業(yè)的、經過培訓的人員進行管理。

三、計算機技術在檔案信息管理中的優(yōu)點

其一，計算機技術應用于檔案信息管理中能夠保證檔案信息的時效性。傳統(tǒng)紙質檔案需要定期整理與分類，檔案管理人員的工作任務量較大，并且極易存在失誤而影響檔案管理效率。而計算機技術的應用能夠在系統(tǒng)內對檔案信息進行掃描、整理、分類等，并基于網絡技術進行傳輸，完成歸檔等工作，保證檔案信息管理的時效性與實用性，切實提高檔案信息管理工作效率。

其二，基于計算機技術實現(xiàn)資源共享。在檔案信息管理過程中，基于計算機技術可以建立專屬檔案信息庫，錄入開放式信息，便于檔案信息查詢與調取，并且能夠最大程度上節(jié)約時間與空間，提高檔案信息管理效率，真正實現(xiàn)資源共享。

四、結束語

總而言之，計算機技術的出現(xiàn)和廣泛應用，為社會群體生產生活帶來極大的便利，對于檔案信息管理工作來說，計算機技術的應用，為檔案信息管理工作中的整理、分類、查詢以及輸出等環(huán)節(jié)提供了可靠的技術支持，使得檔案信息管理工作效率明顯提升，檔案服務范圍逐步拓寬，檔案信息服務質量與效果也得到明顯改善。因此在社會發(fā)展新形勢下，檔案信息管理工作中應當結合自身實際對計算機技術加以合理應用，堅持與時俱進，加大力度開發(fā)系統(tǒng)，建立具有良好應用價值的檔案信息管理系統(tǒng)，從而為檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

[1]劉文慶．檔案信息管理中計算機技術應用分析[J]．數字通信世界,2016(7)．

[2]王磊．計算機技術在檔案信息管理中的應用[J]．中國管理信息化,2015, 18(5):244-245．