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      我國電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)體系的構(gòu)建

      2016-11-26 23:24:06谷艷敏
      決策與信息 2016年15期
      關(guān)鍵詞:戰(zhàn)略檔案管理管理

      谷艷敏

      木蘭松花江國家濕地公園管理局 黑龍江木蘭

      我國電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)體系的構(gòu)建

      谷艷敏

      木蘭松花江國家濕地公園管理局 黑龍江木蘭

      2006年中國人大教授馮惠玲向中央辦公廳、國家檔案局提的“關(guān)于全面制定和實(shí)施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的若干思考”報(bào)告中首次公開提到“電子文件管理國家戰(zhàn)略”的概念,得到了時(shí)任中央辦公廳的主任王剛的認(rèn)可和批示,2007年的中國科學(xué)技術(shù)學(xué)會(huì)課題“我國電子文件管理機(jī)制研究”和2009年的國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目“我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與結(jié)構(gòu)體系研究”兩個(gè)項(xiàng)目研究成果成為我國宏觀層面構(gòu)建電子文件管理國家戰(zhàn)略的雛形,在國內(nèi)檔案學(xué)界也引起了廣泛的關(guān)注,為后續(xù)具體構(gòu)建電子文件管理模式指明方向。我國各省、市按照國家檔案信息化建設(shè)的總體要求,制定了相應(yīng)的電子文件管理地方標(biāo)準(zhǔn)。地方也積極制定地方法規(guī),1999年11月,天津市出臺(tái)第一個(gè)電子檔案地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄格式》,不久,江蘇、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相繼發(fā)布了類似標(biāo)準(zhǔn)。2005年以后,安徽省電子文件中心作為全國第一個(gè)電子文件管理中心作為代表,在全國檔案工作會(huì)議上被推廣經(jīng)驗(yàn),后來江蘇、浙江、福建、天津、青島等地方也開展了一系列電子文件管理和保管利用項(xiàng)目,改變了各機(jī)關(guān)電子文件分散保管的局面。我國目前正是在通過基層試點(diǎn)來解決電子文件檔案遇到的難題,探索我國電子文件長期保存和利用模式。

      筆者閱讀大量資料,站在電子文件管理國家戰(zhàn)略的高度規(guī)劃電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)框架,力圖構(gòu)建出一個(gè)立足電子文件發(fā)展規(guī)律,符合國家方針政策的具有實(shí)際可行性和生命力的結(jié)構(gòu)體系,具體說來,我國電子文件管理模式結(jié)構(gòu)需從4條主線,3個(gè)層次來架設(shè)。

      一、4條主線

      (一)全程管理。全程管理是對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)全生命周期進(jìn)行管理過程的簡稱,前端控制思想是全程管理思想的保障,強(qiáng)調(diào)事先控制。我們?cè)谶M(jìn)行電子文件管理模式構(gòu)建中,就應(yīng)將電子文件管理理論納入到文件形成初期,避免因“分段管理”造成管理過程不銜接,電子文件資源的丟失和格式(途徑)不配套的現(xiàn)象發(fā)生。

      (二)文檔一體化。當(dāng)前我國整體上是實(shí)行的文件和檔案分開管理分開處理的體制。我國是將文件與檔案管理看作是一個(gè)前后的過程。文件管理是檔案管理的前者,沒有文件管理就沒有檔案管理,文件管理是檔案管理形成的前提性條件,而檔案管理則是文件管理的后續(xù)處理結(jié)果,文件管理統(tǒng)歸都要經(jīng)過檔案管理這個(gè)階段。然而正式這種電子文件管理與檔案管理分開管理的模式,我國恰好又正式兩個(gè)部門對(duì)與這兩個(gè)階段進(jìn)行分別管理,所以在二者的協(xié)調(diào)上就總會(huì)出問題。電子文件管理機(jī)構(gòu)對(duì)于電子文件的保護(hù)意識(shí)不夠,在電子文件向檔案文件傳輸過程中,造成不小的流失。而檔案管理機(jī)構(gòu)的資源改革和探索,也很少一部分可以影響到電子文件管理機(jī)構(gòu)。對(duì)此,我們要把檔案管理理論覆蓋整個(gè)電子文件運(yùn)動(dòng)生命周期,實(shí)現(xiàn)電子文件從形式時(shí)就按檔案的要求進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

      (三)集中式管理。集中式保管策略是通過機(jī)構(gòu)變革、政策法規(guī)、觀念轉(zhuǎn)變等逐漸形成的電子文件資源統(tǒng)一管理、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一調(diào)配的格局,這有利于實(shí)現(xiàn)電子文件管理的集約型,促使電子文件管理規(guī)范化和位置集中,消除“孤島”現(xiàn)象和“政出多門”的弊端,實(shí)現(xiàn)電子文件的共享和長久可用。

      (四)單軌制(單套制)。我國電子文件管理目前實(shí)行的是雙軌制的管理方式(雙套制的保管模式)?!皢诬壷啤迸c“單套制”歸檔的選擇,是建立國家電子文件管理的戰(zhàn)略的一個(gè)不可回避的問題。西方發(fā)達(dá)國家基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子文件的“單軌制”與“單套制”歸檔管理模式。

      二、3個(gè)層次

      (一)真實(shí)、可靠、完整、可用和長久可用是電子文件管理的目標(biāo)。1、真實(shí)性:電子文件管理系統(tǒng)在接收文件前對(duì)即將進(jìn)入系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行鑒定,并確認(rèn)其是由被授權(quán)者形成、發(fā)送的,同時(shí)保證在保存、處置電子文件過程中對(duì)其所做的任何增、刪、改、查的行為都是經(jīng)過授權(quán)的。2、可靠性:系統(tǒng)中存儲(chǔ)的電子文件要能夠準(zhǔn)確反映其所證明的活動(dòng)、事實(shí)及事務(wù)活動(dòng)過程,在后續(xù)的事務(wù)活動(dòng)過程或活動(dòng)中可以以其為依據(jù),這要求電子文件管理系統(tǒng)能夠保證電子文件的內(nèi)容信息和背景信息真實(shí)可信。3、完整性:對(duì)于保存在系統(tǒng)中電子文件,系統(tǒng)能夠保證期信息的齊全,防止對(duì)其進(jìn)行未授權(quán)的改動(dòng),一旦發(fā)生改變,系統(tǒng)能夠?qū)@種改動(dòng)進(jìn)行追蹤,并能夠恢復(fù)到最后一次改動(dòng)的狀態(tài)。4、可用性:電子文件管理系統(tǒng)要能夠使其保存的電子文件以有效的方式查找、檢索、呈現(xiàn)和理解,電子文件可以得到利用。5、長期保存:為了能夠持續(xù)收集、選擇、組織最有價(jià)值的文件信息資源,對(duì)其進(jìn)行長期保存,確保其真實(shí)性、完整性、有效性,并在相應(yīng)的權(quán)利保護(hù)下可以為電子文件管理系統(tǒng)的用戶所獲取。這是我們進(jìn)行電子文件管理的核心目標(biāo),也是我們對(duì)電子文件管理活動(dòng)的要求,一切電子文件的活動(dòng)都應(yīng)建立在這個(gè)核心目標(biāo)之上,離開了任何一點(diǎn),我們進(jìn)行電子文件管理也將失去意義。因此我把這作為構(gòu)建電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)體系的靶心。

      (二)法律政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)創(chuàng)新、商業(yè)模式、組織機(jī)制和最佳實(shí)踐是電子。1、文件管理模式的主要內(nèi)容。國家層面應(yīng)制定電子文件管理活動(dòng)的方針、政策、法律、條例,使電子文件管理活動(dòng)在國家總攬全局、統(tǒng)一指導(dǎo)、有效監(jiān)督的條件下有條不紊地進(jìn)行,同時(shí)完善電子文件管理組織體制,保障電子文件在服務(wù)組織機(jī)構(gòu)管理活動(dòng),建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系,目前比較成熟的,模型是開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS),鼓勵(lì)發(fā)展電子文件管理軟件和設(shè)備產(chǎn)業(yè),加強(qiáng)電子文件數(shù)字中心的建設(shè),推動(dòng)電子文件技術(shù)的創(chuàng)新,探索電子文件管理的最佳實(shí)踐,并以示范經(jīng)驗(yàn)推廣應(yīng)用。法律政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)創(chuàng)新、商業(yè)模式、組織機(jī)制和最佳實(shí)踐之間是相輔相成、密不可分的。

      (三)電子政務(wù)戰(zhàn)略、電子商務(wù)戰(zhàn)略、數(shù)字資源戰(zhàn)略和文獻(xiàn)收藏戰(zhàn)略與電子文件。管理模式(國家戰(zhàn)略)構(gòu)建一體化。我國電子文件管理模式在構(gòu)建過程中,要站在國家層面進(jìn)行規(guī)劃,采用自頂向下的設(shè)計(jì)方式,這就與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等外部因素相互滲透,因?yàn)榫鸵紤]國家在制定電子政務(wù)戰(zhàn)略、電子商務(wù)戰(zhàn)略、數(shù)字資源戰(zhàn)略和文獻(xiàn)收藏戰(zhàn)略等綜合考慮,實(shí)現(xiàn)電子文件與其他資源管理相融合。

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