關(guān)于醫(yī)院基建檔案管理工作的思考

陳 雷

齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江齊齊哈爾 161005

關(guān)于醫(yī)院基建檔案管理工作的思考

陳 雷

齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江齊齊哈爾 161005

基建檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分。它記錄了整個(gè)工程建設(shè)的全過(guò)程，也是工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收、交付使用的必要條件。近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，國(guó)家加大了對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的投入。因此，醫(yī)院基建檔案這一特殊的信息資源也十分重要起來(lái)。本文先分析了醫(yī)院基建檔案的重要性，又著重闡述了醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并進(jìn)行了措施分析，希望能夠?yàn)獒t(yī)院基建檔案的管理及醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

醫(yī)院；基建檔案；作用；管理；措施

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院在建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中形成的第一手材料，是對(duì)醫(yī)院基建在建設(shè)、改建、維修及使用過(guò)程中的真實(shí)記載。醫(yī)院基建檔案不僅投資較大，而且周期較長(zhǎng)，環(huán)節(jié)較多，內(nèi)外協(xié)作關(guān)系十分復(fù)雜，這就對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作提出了更高的要求。如何加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的管理工作，提高基建檔案的完整率，使其為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展更好的服務(wù)，是值得我們深思和探討的問(wèn)題。

一、當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院基建檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏基建檔案管理的復(fù)合型人才?；n案是工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙和聲像等各種歷史記錄，對(duì)于后期的維護(hù)管理具有重要的意義，因此，需要對(duì)建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)技術(shù)資料進(jìn)行收集、整理，進(jìn)而形成完整的檔案?；n案管理對(duì)檔案管理人員的要求較高，不僅需要具有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要了解基建過(guò)程中的各項(xiàng)技術(shù)資料，才能夠確保基建檔案的高效管理。但是在實(shí)際操作過(guò)程中，部分醫(yī)院的檔案管理部門缺乏這種復(fù)合型人才，要么是熟悉檔案管理知識(shí)，但是對(duì)基建過(guò)程中技術(shù)資料知之甚少，所以在收集資料的過(guò)程中，容易造成技術(shù)資料的缺失；要么是從事基建工程的管理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的整理，但是由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，所以在分類以及整理過(guò)程中比較混亂，不利于基建檔案管理工作的高效開展。

（二）保障制度有待完善。雖然我國(guó)《檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是部分醫(yī)院沒(méi)有制定相關(guān)基建設(shè)備檔案的收集、管理制度；有些醫(yī)院所制定的基建設(shè)備檔案規(guī)范因政策水平的差異而大相徑庭，所以不利于醫(yī)院基建檔案管理工作的有序開展。

（三）基建歸檔質(zhì)量有待提高。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工需要較長(zhǎng)的周期，而在此過(guò)程中會(huì)不斷的產(chǎn)生新的材料，而有些醫(yī)院的基建檔案卻沒(méi)有將各個(gè)時(shí)間段的資料收集齊全，致使基建檔案資料不完整，對(duì)以后基建檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的影響。

（四）檔案資料載體缺失。按規(guī)定，基礎(chǔ)建設(shè)施工過(guò)程每個(gè)階段均要留下照片或是其它電子文件，但在實(shí)際操作過(guò)程中，由于種種原因?qū)е侣曄駲n案的收集效率不高，進(jìn)而缺失很多珍貴的資料，從而影響到基建檔案的管理質(zhì)量。

二、如何加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的措施分析

（一）加強(qiáng)基建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)?；üぷ魇轻t(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中的重要組成部分，是醫(yī)院開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)保障，所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該高度重視基建檔案管理，并且設(shè)置專業(yè)人員進(jìn)行基建檔案管理工作，從而提高基建檔案管理的效率，為醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造有利的條件。由于基建檔案管理不同于其他檔案的管理，其中涉及到很多技術(shù)性的資料，所以對(duì)檔案管理人員有較高的要求，不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要熟悉基礎(chǔ)建設(shè)流程，了解各項(xiàng)技術(shù)資料之間的關(guān)聯(lián)，從而確?；n案管理工作的有序開展。所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該注重對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，為基建檔案管理工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）完善保障制度?；n案和別的檔案不同，比較大型或重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目，在基建檔案館是一定有一份備案的。因此，醫(yī)院檔案館可以對(duì)大型、重點(diǎn)基建項(xiàng)目和本醫(yī)院的一般基建項(xiàng)目檔案管理分別對(duì)待，只需保存醫(yī)院經(jīng)常利用的基建檔案。這樣可以在減少人力、物力、財(cái)力的同時(shí)達(dá)到基建檔案歸檔和可利用的效果。

（三）提高基建檔案歸檔質(zhì)量。進(jìn)行部門立卷之后，醫(yī)院的基建檔案最終還是要由基建部門移到檔案館，這就要求檔案部門制定一個(gè)可行的接收、移制度。切實(shí)可行的基建檔案接收、移制度，可以改變檔案館對(duì)基建檔案管理的被動(dòng)性，從而能夠主動(dòng)有效地進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，使基建檔案及時(shí)的、規(guī)范的歸檔。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收要經(jīng)過(guò)一年甚至幾年的時(shí)間，有的建設(shè)工程雖已完工，但因工程款結(jié)算或其他問(wèn)題仍未驗(yàn)收完畢，每年都有新的文件材料形成，這些文件材料與該工程相聯(lián)系，是反映該建筑實(shí)際建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，都應(yīng)按該工程項(xiàng)目立卷歸檔，這樣才能保證案卷的成套性不受影響，有利于今后的檔案管理利用工作的順利進(jìn)行。

（四）創(chuàng)新管理。從基建檔案形成情況看，多數(shù)醫(yī)院雖有悠久的建院史，但又非專門建筑單位，所以基建檔案跨越歷史時(shí)間較長(zhǎng)，絕對(duì)數(shù)量較大，每年新增檔案數(shù)量相對(duì)有限。因此，如果購(gòu)置專用掃描設(shè)備，在將現(xiàn)有竣工圖紙材料集中掃描完成后，未來(lái)每年的工作量是不充分的。考慮到投入-產(chǎn)出相比關(guān)系，醫(yī)院檔案部門專為基建圖紙掃描而購(gòu)置大型、高效掃描儀，經(jīng)費(fèi)投入過(guò)高，且相對(duì)于專業(yè)建筑設(shè)計(jì)單位工作量，投入與產(chǎn)出不成比例。為此，可采用社會(huì)化服務(wù)方式，由建筑設(shè)計(jì)專業(yè)圖文公司負(fù)責(zé)將基建圖紙進(jìn)行掃描，完成圖形文本及光盤刻錄工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)施基礎(chǔ)建設(shè)是醫(yī)院能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)，及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)資料進(jìn)行收集、整理，并以檔案的形式進(jìn)行系統(tǒng)化管理，是為后期的維護(hù)、管理以及擴(kuò)建、翻修等工作提供有利的參考依據(jù)。因此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理工作的建設(shè)，加強(qiáng)基建檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，建立完善的基建檔案管理體系，提高管理質(zhì)量，并隨著時(shí)代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理模式，進(jìn)而確保醫(yī)院基建檔案管理工作有效順利的進(jìn)行。

［1］朱桂芹，李學(xué)宏.醫(yī)院基建工程檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.科學(xué)與財(cái)富，2011（8）.

［2］高攀，張英，洪海鷗.醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理［J］.中國(guó)農(nóng)村衛(wèi)生事業(yè)管理，2011-01-20.

［3］王清艷，史鴻清，史喜真.新醫(yī)改下做好醫(yī)院基建檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.山西職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012-10-28.