檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑分析

孫冬辰

黑龍江省哈爾濱水文局 黑龍江哈爾濱 150010

檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑分析

孫冬辰

黑龍江省哈爾濱水文局 黑龍江哈爾濱 150010

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的檔案管理越來越無法與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中對(duì)檔案的需求相適應(yīng)，特別是電子檔案的出現(xiàn)，其以方便、快捷及省時(shí)省力等特征有效的提高了檔案管理的水平，而且檔案管理電子化也成為未來檔案重審工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。文中分析了檔案管理電子化實(shí)施中存在的問題，并進(jìn)一步對(duì)檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑進(jìn)行了具體的闡述。

檔案管理；電子化；問題；路徑

信息技術(shù)在檔案行業(yè)中廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化及無紙化開始成為現(xiàn)實(shí)，這也使檔案管理電子化成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

電子檔案主要是利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質(zhì)檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，因此需要對(duì)檔案管理電子化給予充分的重視，并對(duì)檔案管理電子化實(shí)施過程中存在的問題進(jìn)行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務(wù)于人們的工作和生活。

一、檔案管理電子化實(shí)施中存在的問題

（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國(guó)檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，還沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒有數(shù)據(jù)換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對(duì)檔案開發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（二）不具備通用性。長(zhǎng)期以來我國(guó)檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒有開發(fā)出來一個(gè)能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實(shí)現(xiàn)，也給我國(guó)檔案管理電子化的發(fā)展帶來了較大的阻礙。

（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)，需要從強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長(zhǎng)期以來對(duì)紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對(duì)自身的需求來對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實(shí)施過程中需要由具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行操作，掌握各類先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對(duì)接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對(duì)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)帶來了較大的影響。

二、檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺(tái)。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門或者檔案的類型對(duì)其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對(duì)不同等級(jí)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案管理電子化實(shí)施過程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來推動(dòng)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施過程中，檔案管理軟件開發(fā)人員需要加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集來源進(jìn)行我，并針對(duì)不同檔案信息的來源和類型來對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，還需要針對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件和硬件平臺(tái)的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過程中，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，增強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（五）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作。由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對(duì)于電子檔案管理工作所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時(shí)代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。

三、結(jié)束語

檔案管理電子化的實(shí)施是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和復(fù)雜性的系統(tǒng)工作，其最終目的是加快推動(dòng)檔案信息的開發(fā)利用。在具體實(shí)施過程中，各單位需要針對(duì)自身的實(shí)際情況，做到統(tǒng)籌兼顧，充分的利用各種先進(jìn)技術(shù)來對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能進(jìn)行完善，深入分析當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，調(diào)動(dòng)各方的積極性，從而有效的提高檔案管理的水平，使檔案信息更好服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

［1］門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010（08）.