文/山東省科學(xué)院海洋儀器儀表研究所 高麗

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從全國干部人事檔案專項審核工作看科研院所人事檔案管理存在的問題及對策

文/山東省科學(xué)院海洋儀器儀表研究所 高麗

【摘要】本文分析了科研院所人事檔案管理存在的問題，提出改進科研院所人事檔案管理的對策。

【關(guān)鍵詞】科研院所；人事檔案管理；問題；對策

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它收存員工的履歷、自傳、鑒定、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。在實際工作中，人事部門對個人進行業(yè)務(wù)管理和評價是以人事檔案為基礎(chǔ)，人事部門對各單位進行考察和考核干部、選拔人才、辦理招聘錄用、人員調(diào)動、崗位聘用變動、退休等人事工作也是以人事檔案作為重要依據(jù)?？蒲性核俏覈黝惪萍既瞬诺闹饕械?，是提高我國綜合國力的重要領(lǐng)域，是實施科教興國戰(zhàn)略的重要陣地。近年來，科研院所的人事檔案管理水平也有了一定提升，但由于公益性科研院所人員集中了高層次知識分子、人大代表、政協(xié)委員、民主黨派、留學(xué)生等人員，人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，涉及學(xué)科范疇廣，人事檔案也具有門類復(fù)雜、流動性大、歸檔難度高等特點。

目前，全國的干部檔案中普遍存在一系列的問題，特別是檔案弄虛作假問題嚴重，影響了干部工作的嚴肅性和公信力。2014年6月，中組部下發(fā)《關(guān)于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號），2014年9月15日，中組部召開全國干部人事檔案專項審核會議，在全國部署啟動了干部檔案專項審核工作。截至目前，該項工作已基本結(jié)束，各單位嚴格把關(guān)、規(guī)范操作、堵塞漏洞，力求審核結(jié)果真實、準確、可靠。通過干部人事檔案的審核工作，切實提高了干部的思想覺悟，加強了干部隊伍的自身建設(shè)。各單位也以此為契機，對職工的人事檔案信息進行了系統(tǒng)地梳理與審核。通過專項審核，反映出科研院所的人事檔案管理還存在一系列的問題。

一、　科研院所人事檔案管理存在的問題

近幾年來，各地區(qū)、各部門按照黨中央、國務(wù)院關(guān)于深化干部人事制度改革的要求，積極推進事業(yè)單位人事制度改革，在實行多種形式的選人用人制度、深化職稱改革、促進人才流動、搞活工資分配等方面進行了積極探索，在推進人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化方面做了大量工作，取得了長足進展。但從總體上看，科研事業(yè)單位人事制度改革的進程，與社會進步與各項事業(yè)發(fā)展相比還略顯滯后，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）人事檔案管理不夠嚴謹，管理手段落后。社會各界對人事檔案的重視程度不夠，使得人事檔案管理在各項工作中始終處于較低的地位，部分單位的各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作投入精力不多，檔案管理工作在一定程度上被邊緣化，使得部分單位檔案管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性，監(jiān)督體制機制不夠完善。另一方面，部分單位的檔案編目不規(guī)范，管理手段落后，費時、費力、效率低，檔案檢索基本處于手工或者半手工狀態(tài)。如在人事檔案專項審核工作中，許多單位的歷年年度考核表、工資核定表等不能做到及時歸檔，只能臨時補充、收集，也延緩了工作的進程。管理的松散和手段的落后導(dǎo)致人事檔案工作的各項問題亟待進行改革和創(chuàng)新。

（二）軟硬件配套滯后，人員素質(zhì)薄弱。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)人才是人事檔案信息化建設(shè)過程中不可缺少的基本條件和基礎(chǔ)。在硬件方面，部分單位檔案保管條件達不到國家相關(guān)要求，與整齊、規(guī)范的要求還存在一定差距。如相當比例的單位尚未設(shè)置獨立的綜合檔案室，或部分綜合檔案室硬件設(shè)施老舊，設(shè)備不齊全，如采光、通風(fēng)等條件不達標，或不能滿足相關(guān)規(guī)定對檔案室溫濕度和防火條件的要求。此次干部人事檔案專項審核工作要求必須安排專門獨立的工作場所，工作現(xiàn)場要安裝監(jiān)控設(shè)備，很多單位的查檔室不具備相關(guān)條件，或沒有專門的查檔室，只能臨時安排工作房間，加裝監(jiān)控。在軟件方面，人事檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化程度不夠，尚有許多單位、部門未能配套適合檔案管理的專業(yè)軟件。很多單位由于人員多、案卷多、職工流動性較大，使得檔案的查找與整理需要浪費許多的人力、物力。

另一方面，人事檔案管理人員流動性大，專業(yè)技術(shù)水平整體偏低，檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)不合理，具備操作技能、管理技能、信息開發(fā)技能的檔案管理專業(yè)人才仍然較為缺乏。此次人事檔案專項審核工作要求審核人員熟悉政策、明確標準，但在實際工作中由于審核員對人事檔案管理政策不能在短時間完全吃透，審核過程中需要不斷查閱書籍或向上級主管部門咨詢，浪費了大量的時間。

（三）信息安全亟待引起重視。現(xiàn)在很多單位安裝了人事檔案信息軟件，極大提高了工作效率，減少了檔案查閱時間。但由于人事檔案管理部門檔案安全意識和保密意識不強、缺乏計算機及網(wǎng)絡(luò)安全知識，加上安全意識淡薄、操作不規(guī)范、數(shù)據(jù)備份不及時等原因，也會造成信息系統(tǒng)的安全隱患?？陀^上，電腦病毒橫行，黑客大肆攻擊，也給檔案信息安全和保密工作帶來了嚴重威脅。

因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，十分有必要建立一套現(xiàn)代化的科學(xué)、規(guī)范的管理模式，真正實現(xiàn)人事檔案的高效、安全、信息化管理。

二、改進科研院所人事檔案管理的對策

（一）高度重視人事檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)充分認識到人事檔案管理的重要性，結(jié)合中組部干部人事檔案審核工作，進一步完善本單位的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強人事檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性，完善監(jiān)督體制機制。

（二）健全人事檔案管理制度?？蒲性核鶕?jù)《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合單位實際特點，出臺本單位的人事檔案歸檔、保管、借閱、移交、保密等各項規(guī)章制度，使得人事檔案管理工作有法可依，有章可循。

（三）加強檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，各單位專職檔案管理員要積極參加國家及省市組織的檔案管理培訓(xùn)，不斷增強業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高職業(yè)技能。同時鼓勵自學(xué)，要對歷年的《干部檔案工作細則》《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》《干部人事檔案工作文件資料匯編》等材料看懂吃透，使自己成長為具有現(xiàn)代人事檔案管理專業(yè)技能的人才。各省市的組織部應(yīng)結(jié)合本次檔案專項審核工作，組織專題培訓(xùn)，這對檔案員來說是一次學(xué)習(xí)、回爐的好機會，許多時間跨度長、專業(yè)性強的問題都可以得到集中解答。

科研院所是從事公益事業(yè)研究的科研事業(yè)單位，其獨特的學(xué)術(shù)地位和工作性質(zhì)使得人事檔案管理工作也具有特殊性。做好科研院所人事檔案管理工作是保障科研事業(yè)研究的基礎(chǔ)和保障，具有非常重要的現(xiàn)實意義和深遠意義。這就要求科研院所以此次全國干部人事檔案專項審核工作為契機，加強對人事檔案管理工作的重視程度，完善相關(guān)制度，提高檔案員的專業(yè)技能和素養(yǎng)，進一步推進人事檔案的信息化和資源共享，為單位的穩(wěn)定發(fā)展和各項科研業(yè)務(wù)的全面開展提供有力的支撐。