淺談計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

林永輝

甘肅省臨夏中學(xué) 731100

淺談計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

林永輝

甘肅省臨夏中學(xué) 731100

近年來，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，并且在很多領(lǐng)域和行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，為人們的生活和工作帶來了很大的便捷。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案的信息資源管理創(chuàng)造了有利的條件，將其應(yīng)用到檔案信息管理中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的現(xiàn)代化管理，滿足現(xiàn)代社會對檔案管理的要求。本文就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用進(jìn)行探析。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；信息化

一、引言

現(xiàn)階段，我國社會處于大變革的時代，信息和知識的重要性已經(jīng)超過了能源和資產(chǎn)，檔案是人們社會實(shí)踐活動的歷史記錄，檔案信息資源對社會進(jìn)步以及生產(chǎn)力的發(fā)展具有重要的作用，因此檔案信息部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案信息的管理，不斷提升信息存儲處理能力和信息控制能力，為社會提供良好的檔案信息服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的優(yōu)勢

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化

計(jì)算機(jī)技術(shù)之所以得到廣泛的應(yīng)用，是因?yàn)槠渚哂蟹浅?qiáng)大的信息處理能力，在信息的輸入、存儲和輸出中都非?？旖?，并且能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行一定的邏輯推理和判斷。在檔案信息管理中采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的自動化，對于信息管理的一般業(yè)務(wù)，包括檔案檢索、編輯、編目和出版等，都能夠應(yīng)用，提升工作效率，避免了傳統(tǒng)檔案管理中需要大量的人力資源、花費(fèi)大量的時間和精力等問題，使檔案管理更加便捷。

（二）檔案信息數(shù)字化

將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等通過各種硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的加工，可以研制出很多新的信息產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化管理。采用各種新型的信息產(chǎn)品，改變了傳統(tǒng)手工處理的紙質(zhì)檔案信息模式，向更快更高的方向發(fā)展，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以開發(fā)出檔案電子信息和信息產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。和紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案信息更容易保存和存儲，查詢、修改也更加便捷，檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞。檔案信息數(shù)字化大大提升了檔案的利用率，充分發(fā)揮了檔案的作用，為社會提供有用的檔案信息。

（三）檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，可以為將檔案信息的檢索方式由傳統(tǒng)的聯(lián)機(jī)檢索、脫機(jī)檢索向網(wǎng)絡(luò)檢索和智能檢索的方向發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，促進(jìn)信息資源傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檢索是一種更加高級的檢索方式，由于人們對檔案信息的需求量越來越大，同時提出了更高的要求，而通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檢索就可以滿足人們更高的要求，對檔案信息資源進(jìn)行提取、分類、分析、加工和應(yīng)用等。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)在歸檔中的應(yīng)用

在檔案信息管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效提高檔案信息資源收集的有效性，從而確保歸檔的及時性。在檔案信息管理中，工作人員通過網(wǎng)絡(luò)就能夠?qū)n案信息進(jìn)行采集、核對、分析、修改、保存等，同時還能夠?qū)⑼瓿傻碾娮游募ㄟ^網(wǎng)絡(luò)及時發(fā)送到檔案室，也可以直接在檔案室對數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，使歸檔更加便捷和快速。在傳統(tǒng)的歸檔中，檔案室約定時間統(tǒng)一收集檔案資料，保存的檔案信息都是上一期的，最新的檔案資料都在不同部門的手中，因此檔案室提供的信息具有一定的滯后性。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案室可以通過網(wǎng)絡(luò)對不同部門形成的文件進(jìn)行采集和歸檔。通過這種形式歸檔，就能夠節(jié)省大量的時間和精力，同時還能夠確保檔案信息的完整性。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理中具有重要的作用。（1）首先可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)編制檔案的檢索工具，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按照實(shí)際要求自動編制案卷目錄、分類目錄和專題目錄，對檔案信息進(jìn)行分類保存，保證數(shù)據(jù)的可靠性。（2）檔案信息資源非常大，人們在查找檔案時，可以根據(jù)實(shí)際需求的檔案目錄進(jìn)行檢索，根據(jù)不同檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容、形式特征進(jìn)行檢索，從而實(shí)現(xiàn)快速查找。（3）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快捷登記和管理，由于檔案信息資源的種類、數(shù)據(jù)容量非常大，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)據(jù)處理能力非常高，可以在大容量的數(shù)據(jù)庫中對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行登記和管理，對于信息的入庫、出庫和儲存等都能夠進(jìn)行高效管理，實(shí)現(xiàn)檔案和文件的調(diào)閱，保證檔案數(shù)據(jù)便于查找，不易丟失。

（三）計(jì)算機(jī)在檔案綜合管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案的綜合管理中也發(fā)揮著重要的作用，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上不斷流動，因此一些高端的計(jì)算機(jī)技術(shù)也逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的傳輸和共享，例如壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等已經(jīng)在檔案綜合管理中得到廣泛應(yīng)用。在實(shí)際的檔案管理中，如果一些重要的檔案信息需要備份或者傳輸，為了節(jié)省空間，就可以利用壓縮技術(shù)對文件進(jìn)行壓縮處理，保證數(shù)據(jù)能夠正常傳輸。在檔案信息的歸檔和管理中，可以利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔和分類，建立數(shù)據(jù)庫。檔案管理人員在對檔案信息進(jìn)行管理時，如果對數(shù)據(jù)進(jìn)行錯誤處理，可以使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，針對數(shù)據(jù)失誤的狀況對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行及時恢復(fù)處理，提高數(shù)據(jù)的正確性。應(yīng)用音頻視頻數(shù)據(jù)處理技術(shù)還能夠?qū)σ纛l視頻數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

四、結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)是近年來的一種先進(jìn)技術(shù)，很多信息化先進(jìn)技術(shù)都是在計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理中，能夠提高檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。

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[2]李廣.淺析計(jì)算機(jī)信息化在檔案管理中的應(yīng)用[J].中國科技博覽,2014,17(8):248-248.

[3]李彥霖.淺談計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息,2016,35(3):142-142.