信息化是提升煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案工作的基石

韓正黎

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館 山東煙臺(tái) 264000

信息化是提升煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案工作的基石

韓正黎

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館 山東煙臺(tái) 264000

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案信息化工作一直走在煙臺(tái)縣市區(qū)級(jí)前列，在全市第一購置四通打印機(jī)、第一使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)文書檔案實(shí)行電子目錄管理、第一開展檔案數(shù)字化工作、第一在縣市區(qū)級(jí)檔案館中申報(bào)省級(jí)優(yōu)秀科技成果并獲得二等獎(jiǎng)，多項(xiàng)檔案信息化工作的取得，得益于煙臺(tái)開發(fā)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，業(yè)務(wù)上級(jí)的有利支持和開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾。

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)；檔案信息化管理

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館是名副其實(shí)的綜合檔案館，主要職能有四項(xiàng)：一是擔(dān)負(fù)著地方檔案館的職責(zé)，二是擔(dān)負(fù)著地方城市建設(shè)檔案館的職責(zé)，三是煙臺(tái)開發(fā)區(qū)工委、管委辦公室綜合檔案室，四是煙臺(tái)開發(fā)區(qū)現(xiàn)行文件服務(wù)中心。小政府、大社會(huì)是煙臺(tái)開發(fā)區(qū)工委、管委設(shè)置機(jī)構(gòu)的基本方針，成立初期就本著精簡、高效的原則，在人手少、任務(wù)重的情況下，走檔案信息化的道路是煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案發(fā)展壯大的必由之路。主要做法是：

一、工委、管委對(duì)檔案信息化工作的重視和經(jīng)濟(jì)投入

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展全面列入煙臺(tái)開發(fā)區(qū)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃、煙臺(tái)開發(fā)區(qū)精神文明建設(shè)規(guī)劃。其中煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館信息化建設(shè)工作納入了當(dāng)?shù)卣üの?、管委）的信息建設(shè)規(guī)劃盤子中。三個(gè)規(guī)劃的納入使檔案事業(yè)和檔案信息化發(fā)展有了充分的政策依據(jù)，檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)納入煙臺(tái)開發(fā)區(qū)財(cái)政預(yù)算管理，保證了檔案信息化的經(jīng)濟(jì)投入。

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館檔案信息化工作分解細(xì)化到每個(gè)年度，每年都將常規(guī)性更換軟硬件列入政府采購計(jì)劃，硬軟件配備和采購經(jīng)歷了四次大的更新?lián)Q代，從條目軟件和單一PC機(jī)到微型服務(wù)器條目局域網(wǎng)、全文檢索局域網(wǎng)和現(xiàn)在的三網(wǎng)有機(jī)融合，所有進(jìn)館文書檔案實(shí)行全方位檢索查詢。硬件從一九九一年第一臺(tái)四通打印機(jī)機(jī)打目錄開始，發(fā)展到現(xiàn)在擁有三臺(tái)現(xiàn)代化服務(wù)器支撐的集檔案收集、整理、接收和查詢?yōu)橐惑w化的全方位多角度的現(xiàn)代化檔案信息化管理系統(tǒng)。共計(jì)先后軟硬件投入約五百萬元以上，經(jīng)費(fèi)保障的到位，有效的支持了煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案信息化的建設(shè)和健康發(fā)展的需要。

二、檔案信息化建設(shè)要超前于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展

創(chuàng)新是煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案工作的主題，歷任領(lǐng)導(dǎo)班子都把檔案工作創(chuàng)新發(fā)展放在首位，先是走出去到先進(jìn)發(fā)達(dá)地區(qū)取經(jīng)學(xué)習(xí)，再是與軟件公司融合發(fā)展把檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作需求融入到檔案應(yīng)用軟件中，2012年煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館與軟件公司聯(lián)合研制的“三維仿真數(shù)字化管理系統(tǒng)”獲山東省檔案局科技成果二等獎(jiǎng)。

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)是改革開放的窗口，各項(xiàng)工作高速發(fā)展，形成了大量的新型載體檔案，檔案信息工作落后于開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展就會(huì)失去收集檔案的時(shí)機(jī)。我們始終堅(jiān)持與區(qū)內(nèi)信息化重要部門加強(qiáng)溝通和相互學(xué)習(xí)，煙臺(tái)開發(fā)區(qū)工委、管委辦公室，他的政府網(wǎng)站和OA辦公信息自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有著緊密的聯(lián)系，形成的信息公開、公共服務(wù)，公文審批簽閱等等無紙化辦公信息又給檔案工作信息化帶來了新的挑戰(zhàn)，在上級(jí)業(yè)務(wù)部門無標(biāo)準(zhǔn)的前提下，針對(duì)新媒體煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館多次與管委機(jī)要保密和信息部門溝通形成一套完整的接收流程和方式方法，將工委、管委網(wǎng)站和政府OA自動(dòng)化辦公系全部沉淀信息接收進(jìn)館，下一步準(zhǔn)備分門別類進(jìn)行整理和鑒定，確認(rèn)安全的情況下上傳入檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)利用，新媒體信息的開發(fā)和利用推動(dòng)和加強(qiáng)了檔案信息化的全面升級(jí)和發(fā)展。

三、對(duì)傳統(tǒng)檔案全面進(jìn)行數(shù)字化處理

館藏文書、照片等多種門類和載體媒體的檔案全部數(shù)字化，前期采用檔案外包方式把館內(nèi)所有文書檔案數(shù)字化加工完畢。2016年為了有效的節(jié)約資源，采取政府購買服務(wù)一條龍的方式，即不涉密文件由檔案館專人指導(dǎo)，購買服務(wù)在立卷歸檔的同時(shí)進(jìn)行編目和數(shù)字化加工等工作一次性完成。

購置了膠片及音視頻轉(zhuǎn)換設(shè)備，將數(shù)萬張照片檔案和煙臺(tái)開發(fā)區(qū)簡介等視頻檔案進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后的媒體檔案極大的豐富了現(xiàn)有館藏。

四、檔案信息化工作要全面為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案建立了照片檔案、聲像檔案數(shù)據(jù)庫及開發(fā)區(qū)檔案館網(wǎng)站，并在檔案館網(wǎng)頁上開設(shè)了“政府公開信息窗口”。逐步建立了館內(nèi)珍貴檔案，比如國家領(lǐng)導(dǎo)及名人來開發(fā)區(qū)指導(dǎo)工作的題詞（字），實(shí)現(xiàn)了檔案編目、檢索現(xiàn)代化。

根據(jù)館藏建設(shè)需要，有計(jì)劃的開展了電子文件收集、征集工作，目前已接收近年來國務(wù)院、省、市、區(qū)電子文件及檔案目錄光盤。

日前煙臺(tái)開發(fā)區(qū)已建成涵蓋局域網(wǎng)數(shù)字檔案館核心業(yè)務(wù)平臺(tái)、政務(wù)網(wǎng)電子檔案接收平臺(tái)和檔案信息服務(wù)平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)檔案公開平臺(tái)，租用云計(jì)算運(yùn)營服務(wù)商中金數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)服務(wù)建設(shè)公眾查詢網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)，建立檔案網(wǎng)站，接入互聯(lián)網(wǎng)，供社會(huì)公眾進(jìn)行檔案查詢。構(gòu)成了三網(wǎng)一體的高水平數(shù)字檔案館系統(tǒng)，和檔案資源共享平臺(tái)，檔案信息資源共享服務(wù)體系。管委政務(wù)網(wǎng)綜合檔案管理平臺(tái)，接入管委政務(wù)網(wǎng)，供全區(qū)各機(jī)關(guān)檔案室通過管委政務(wù)網(wǎng)開展數(shù)字檔案信息的查詢、上傳、下載等業(yè)務(wù)。全部檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)在線備份、離線備份，逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館實(shí)施信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)或分級(jí)保護(hù)。構(gòu)成了采用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的新一代數(shù)字檔案館。

五、總結(jié)

依托煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案新館（投資五仟萬元，建設(shè)面積九仟多平方米，歷經(jīng)五年于2015年10月全面竣工并投入使用），2017年信息化工作全面提升：

（一）辦好實(shí)體展覽館對(duì)外開放，同時(shí)開通互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上展覽館，基本采取一對(duì)一的模式，使利用者足不出戶就能瀏覽煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案展覽館。

（二）將檔案信息化工作擴(kuò)展到民生領(lǐng)域。

（三）與電視臺(tái)、規(guī)劃、城建等部門進(jìn)行協(xié)商把煙臺(tái)開發(fā)區(qū)電視新聞片，歷次煙臺(tái)開發(fā)區(qū)規(guī)劃，城市地下管網(wǎng)等信息技術(shù)含量高，應(yīng)用范圍廣的檔案進(jìn)行重點(diǎn)的挖掘和跟蹤收集，爭(zhēng)取早日開發(fā)利用出成果。

（四）開發(fā)挖掘老照片數(shù)據(jù)庫，與《開發(fā)時(shí)報(bào)》聯(lián)合舉辦煙臺(tái)開發(fā)區(qū)老照片展。

通過以上措施展，將煙臺(tái)開發(fā)區(qū)檔案館打造成名副其實(shí)的愛國主義教育基地和宣傳開發(fā)區(qū)的基地。