淺談檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

張匯勇

吉林省梨樹縣就業(yè)服務(wù)局

淺談檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

張匯勇

吉林省梨樹縣就業(yè)服務(wù)局

現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案事業(yè)也得到較快速度的發(fā)展，檔案收集整理作為檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其收集整體的有效性直接關(guān)系著檔案資源價(jià)值的發(fā)揮，并在一定程度上影響著檔案資源服務(wù)質(zhì)量與效果。本文就檔案收集管理的重要意義出發(fā)，探討提高檔案收集整理水平的具體策略，從而保證檔案管理工作的高效開展，從而為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。

檔案收集整理；檔案管理；意義；策略

檔案管理工作中包含諸多環(huán)節(jié)，而檔案收集管理可以稱得上是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其收集整理的規(guī)范性和有效性直接關(guān)系著檔案管理工作效率，一旦檔案收集整理不到位，會(huì)造成檔案信息流失等問題，甚至制約著檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。由此可知，檔案收集整理是管理好檔案的基本要求，加大力度探討提高檔案收集整體水平的具體策略，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案收集整理的意義

在檔案管理工作中，檔案收集整理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容，始終占據(jù)著重要的地位，其在檔案管理工作中的意義與價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾方面：

一是通過檔案收集整理能夠深入挖掘潛在有價(jià)值的檔案信息。很多檔案信息的價(jià)值都是在前期整理工作中發(fā)現(xiàn)的，針對(duì)這樣的檔案信息，整理工作人員會(huì)進(jìn)行重點(diǎn)的記錄，以便后期這些檔案得到有效利用。二是收集整理工作是檔案形成的一部分，沒有收集整理，檔案難以形成，收集整理的程度直接關(guān)系到檔案最終生成的效果，因此重視收集整理工作的確十分必要。三是收集整理工作是檔案管理的一種重要的手段。檔案管理最基本的管理手段應(yīng)該就是收集整理，因?yàn)槭占磉^程中，就可以對(duì)檔案進(jìn)行分類、記錄各個(gè)檔案的關(guān)鍵詞等，因此檔案管理人員要做好自己的工作，必須加大收集整理力度。

二、提高檔案收集整理水平的具體策略

（一）樹立檔案收集整理意識(shí)

在檔案管理工作中，為切實(shí)提高檔案收集整理水平，應(yīng)當(dāng)樹立積極的檔案收集整理意識(shí)，尤其是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案收集整理的重要性，并將這種意識(shí)落實(shí)到實(shí)際工作中，以促進(jìn)檔案收集整理工作的高效開展。因此在檔案收集整理工作中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極組織開展培訓(xùn)和教育，強(qiáng)化檔案管理人員的檔案收集整理意識(shí)，加大檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，確保檔案管理人員了解并掌握檔案收集整理相關(guān)知識(shí)，從而保證檔案收集整理工作的規(guī)范化開展。

（二）完善檔案收集整理體系

在檔案收集整理過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理要求以及部門自身情況開展綜合分析，基于檔案管理體系的基礎(chǔ)上不斷完善檔案收集整理體系，通過對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以合理應(yīng)用，依照現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)設(shè)置情況完善檔案收集整理體系，重點(diǎn)突出網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，全面提高檔案收集整理工作效率，從而更好的滿足檔案管理要求，為檔案管理工作的高效開展打下良好的基礎(chǔ)。為切實(shí)做好檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)在健全檔案收集整理體系的過程中優(yōu)化管理環(huán)節(jié)，通過各環(huán)節(jié)人員的協(xié)調(diào)配合，保證檔案收集整理工作的穩(wěn)定有序開展。

（三）建立健全管理制度，并落實(shí)責(zé)任部門

為促進(jìn)檔案收集整理水平的不斷提升，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作具體情況以及檔案管理部門的人員情況，建立健全檔案收集整理相關(guān)管理制度，加大宣傳力度，并在不同場(chǎng)合以及多種渠道模式下宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，將制度嚴(yán)格落實(shí)到實(shí)際工作中，明確檔案管理各部門的具體責(zé)任，強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)，并自覺投入到檔案收集整理工作中，從而推進(jìn)檔案收集整理工作的有序開展。在管理制度方面，應(yīng)當(dāng)包含檔案移交歸檔制度、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度、檔案崗位規(guī)范以及責(zé)任落實(shí)等各項(xiàng)制度，保證檔案收集整理工作的開展有制度可循。

（四）積極主動(dòng)上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來源廣，范圍大的特點(diǎn)，不厭其煩主動(dòng)上門，跟蹤收集。對(duì)于個(gè)別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

（五）提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

檔案室是檔案的管理者，同時(shí)也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。加強(qiáng)編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過對(duì)檔案分析研究，對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識(shí)到檔案的價(jià)值和重要性。要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。

（六）制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)

為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動(dòng)與職業(yè)行為中得以落實(shí)，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時(shí)會(huì)說明違反這些規(guī)定將帶來的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。除此之外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+ 庫(kù)房”的生活，他們也需要融入社會(huì)各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價(jià)值要在與社會(huì)的交往過程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會(huì)滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價(jià)值，并能自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作也面臨著復(fù)雜的形勢(shì)，為全面提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作的具體情況，從檔案收集整理這一層面入手，為檔案管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。檔案收集整理是檔案管理工作的主要來源，是管理好檔案的重要前提，因此在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施提高檔案收集整理水平，從而推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

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