譚新

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到空前發(fā)展，我國的信息化建設(shè)水平得到不斷提高，并取得顯著成績，而各個(gè)領(lǐng)域也都在朝著信息化的方向加快發(fā)展，其中，檔案管理信息化就是信息化建設(shè)中一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。檔案工作的信息化有利于提高檔案管理水平和服務(wù)的質(zhì)量，以及服務(wù)水平，但是在檔案信息化管理的過程中仍然存在著非常明顯的不足，需要不斷的改進(jìn)和完善。本文主要分析了檔案信息化管理中存在的問題和解決問題的途徑，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；問題；對(duì)策

檔案工作一直是社會(huì)發(fā)展過程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其工作的質(zhì)量會(huì)直接影響到經(jīng)濟(jì)社會(huì)的健康發(fā)展，在當(dāng)今的檔案工作中，信息化水平越來越高，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)取得長足進(jìn)步，數(shù)字檔案越來越受到社會(huì)的普遍認(rèn)同和贊譽(yù)。但是從整體上看檔案信息化建設(shè)還是存在著不少的問題，而這些問題的存在直接影響到了檔案管理水平的提升，所以必須要采取有效的措施來提高檔案信息化管理的質(zhì)量，加強(qiáng)信息化利用，發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

1 檔案信息化管理中存在的問題

1.1思想觀念滯后 多數(shù)檔案工作者都已經(jīng)形成了一種習(xí)慣，他們更適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理方式，而對(duì)檔案信息化的重要程度沒有正確的認(rèn)識(shí)，甚至還有一些人認(rèn)為檔案信息化真正實(shí)現(xiàn)還需要很長的時(shí)間。而且當(dāng)前的檔案管理工作中信息化的應(yīng)用水平還處于相對(duì)較低的水平，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理需要諸多的投入，而實(shí)際的效果并不是很明顯。還有一些人對(duì)檔案信息化管理能夠提高檔案工作的工作效率持觀望甚至是懷疑的態(tài)度，所以在思想觀念上存在著較大的誤區(qū)，這也成為了檔案信息化管理工作中一個(gè)不容忽視的問題。

1.2人員素質(zhì)參差不齊 在檔案信息化管理工作中，對(duì)工作人員的素質(zhì)有著非常高的要求，無論是專業(yè)技能還是職業(yè)素養(yǎng)方面都要達(dá)到較高的水準(zhǔn)，才能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新和互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代要求。而在實(shí)際的工作中因?yàn)楣ぷ魅藛T在職業(yè)技能和個(gè)人素質(zhì)方面存在著一定的差異，很多工作人員還無法適應(yīng)檔案信息化這一重要的趨勢，他們的計(jì)算機(jī)能力有待提高，信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)也需要不斷的補(bǔ)充，對(duì)高速發(fā)展的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展需要高度重視，這些將影響工作的深入開展，所以在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)就是要做好提高人員素質(zhì)方面的工作。

1.3資金投入較少 檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)需要大量的軟、硬件設(shè)備設(shè)施，這些都需要大量的資金作為支撐，但是當(dāng)前檔案信息化管理工作中資金投入的力度明顯不足，不但設(shè)備數(shù)量不足，大多質(zhì)量不高，信息化建設(shè)的專業(yè)軟件也較少，許多還達(dá)不到信息化、數(shù)字化的要求，根本無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際需要，所以從長遠(yuǎn)的角度上去看并不是十分有利于我國檔案信息化管理的發(fā)展和完善，因此在實(shí)際的工作中處理好短期利益和長期利益的關(guān)系也就成了十分關(guān)鍵的一個(gè)問題，這一問題也會(huì)對(duì)檔案信息化管理的發(fā)展起到非常重要的作用。

1.4存在安全隱患 檔案數(shù)字化要對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描、錄音或攝錄，需要將原件拆卷、加工或進(jìn)行其他必要的處理。由于檔案較為珍貴，許多陳年檔案載體比較脆弱，因而，拆卷、加工，尤其是快速掃描對(duì)檔案原件存在很大的安全威脅。目前，檔案部門的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作大部分委托外部信息公司來承擔(dān)。然而，這些外部公司的安全意識(shí)相對(duì)薄弱，為提高加工速度而損傷檔案原件的事件屢見不鮮。此外，數(shù)字化過程的參與人員比較雜亂，由于管理制度不嚴(yán)而導(dǎo)致涉密檔案內(nèi)容泄密的事件時(shí)有發(fā)生。

2 解決檔案信息化管理問題的對(duì)策

2.1轉(zhuǎn)變管理觀念 在檔案管理工作中一定要以信息學(xué)的理論為基礎(chǔ)去潛移默化的引導(dǎo)人們逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的舊思想和舊觀念，讓工作人員對(duì)檔案信息化能夠有一個(gè)相對(duì)比較客觀和準(zhǔn)確的認(rèn)知，這樣才能給檔案信息化建設(shè)提供一個(gè)良好的輿論環(huán)境，在工作的過程中不斷的去掌握新的知識(shí)和新的技能，在工作中尤其要重視計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，拓寬業(yè)務(wù)范圍，使得檔案工作者在這一過程中不斷的提高自己的工作能力和工作水平。在這一過程中還應(yīng)該意識(shí)到檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略，不可能一蹶而就，它在當(dāng)代有著十分艱巨的任務(wù)，需要檔案工作者們艱辛的付出，檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變等靠的觀念，敢于創(chuàng)新，敢于拼搏，以時(shí)不待我的主人翁精神，積極的投入到檔案現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中去，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，讓它的發(fā)展給后輩帶來諸多的益處。

2.2加強(qiáng)資金投入 強(qiáng)化資金的投入可以有效的保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這對(duì)檔案信息化建設(shè)的早日實(shí)現(xiàn)有著十分重要的作用。近年來，檔案工作中雖然在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上花了不少的心思，但是很多人對(duì)數(shù)據(jù)環(huán)境這一問題不是很清楚，即使有人懂也不會(huì)去更加深層次的研究，這也導(dǎo)致檔案信息化管理水平始終在初級(jí)階段徘徊，在應(yīng)用的過程中也都是在數(shù)據(jù)的應(yīng)用環(huán)境中踱步，因此檔案系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用在功能上和技術(shù)水平上并沒有十分明顯的差別。在今后的檔案工作中，一個(gè)重要的任務(wù)就是將以往比較混亂的低水平的數(shù)據(jù)環(huán)境及時(shí)的轉(zhuǎn)變成主題數(shù)據(jù)庫或者是信息檢索系統(tǒng)這種高水平的數(shù)據(jù)環(huán)境。

2.3增強(qiáng)權(quán)益意識(shí)和安全意識(shí) 在檔案數(shù)字化過程中，可能涉及到著作權(quán)權(quán)益問題，因此，檔案信息資源開發(fā)過程中要提高對(duì)著作權(quán)、公布權(quán)、發(fā)表權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)、公民隱私權(quán)等權(quán)利的維權(quán)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)著作權(quán)的保護(hù)，厘清數(shù)字化檔案的著作權(quán)狀態(tài)，合理有效地獲得相關(guān)檔案資源開發(fā)、利用的著作權(quán)益。①要重視檔案內(nèi)容、載體的安全，對(duì)于重要?dú)v史檔案和具有保密性的檔案，在數(shù)字化處理時(shí)要嚴(yán)格控制操作人員的資格和操作權(quán)限，規(guī)范操作程序，記錄操作過程；②要保障操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全，使用安全級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份或異地備份，維護(hù)數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份鑒別、訪問控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失或失真；③要不斷進(jìn)行信息的保密、安全教育，制定切實(shí)可行的保密制度和管理制度，提高檔案人員的檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)。

2.4加強(qiáng)人員培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才 檔案工作的發(fā)展質(zhì)量和發(fā)展水平與檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)及業(yè)務(wù)水準(zhǔn)有著十分緊密的聯(lián)系。所以在檔案信息化發(fā)展的過程中一定要有一個(gè)整體素質(zhì)較高的團(tuán)隊(duì)。而要想更加迅速的實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須要集中力量去培養(yǎng)一群能夠數(shù)量掌握檔案知識(shí)，同時(shí)又能熟練操作計(jì)算機(jī)的人才。在檔案信息化建設(shè)的過程中，一個(gè)非常重要的工作就是培養(yǎng)有用的人才。而在實(shí)際的工作中首先就是要對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才進(jìn)行一些檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的講解和培訓(xùn)，檔案信息化畢竟最終還是檔案工作的一個(gè)重要的部分，而計(jì)算機(jī)專業(yè)的技術(shù)人員在檔案業(yè)務(wù)方面是需要不斷提高的，在這樣的情況下，就需要對(duì)其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)和知識(shí)的培訓(xùn)。因?yàn)槠鋵?duì)檔案業(yè)務(wù)的熟悉程度也直接影響到了檔案軟件的使用程度。如果計(jì)算機(jī)應(yīng)用發(fā)展到了決策輔助階段的時(shí)候，如何將這一技術(shù)應(yīng)用的更加科學(xué)合理也就成了影響檔案信息化水平的一個(gè)重要的因素，所以在這一過程中就需要更加規(guī)范的信息，更加簡潔的檢索功能，更加方便的手動(dòng)操作，而這些都是要通過不斷提高軟件開發(fā)者對(duì)檔案業(yè)務(wù)的實(shí)習(xí)程度來實(shí)現(xiàn)。其次是采取有效措施提高計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)使用者個(gè)人的素質(zhì)培養(yǎng)水平。在工作中，應(yīng)該將培訓(xùn)和考核有機(jī)的結(jié)合起來，這樣就能夠培養(yǎng)出非常多既懂得業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。除此之外還要注意的是要不斷的完善計(jì)算機(jī)應(yīng)用者和管理者的個(gè)人素質(zhì)和管理水平，這樣才能讓很多好的規(guī)章制度得以貫徹和落實(shí)，同時(shí)也保證了工作中的各種設(shè)備都能正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣才能保證檔案信息化管理的良好發(fā)展。

3 對(duì)檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

3.1明確檔案信息化的最終目的 在檔案信息化的建設(shè)過程中，一定要認(rèn)準(zhǔn)“信息服務(wù)社會(huì)”的準(zhǔn)則。所有檔案的信息化工作，都是為了能夠?qū)⒋罅康臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的存儲(chǔ)并且得到快捷的管理，最后能夠在一個(gè)良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便的提供查詢和統(tǒng)計(jì)分析，從而能夠?yàn)樯鐣?huì)的各項(xiàng)運(yùn)作提供決策參考。

3.2增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)重大而艱巨的任務(wù)。這就需要建設(shè)一支適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的干部隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的奮斗目標(biāo)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者就必須進(jìn)一步深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的堅(jiān)定推動(dòng)作用，對(duì)社會(huì)功能的完善作用，從而增強(qiáng)加快檔案信息化建設(shè)步伐的緊迫感和責(zé)任感。在實(shí)際工作中，結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展和檔案工作實(shí)際，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)工作與其他業(yè)務(wù)工作一同布置，一同檢查，注重平時(shí)檔案信息化建設(shè)工作的抓實(shí)、抓緊、抓好。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)各級(jí)層檔案人員的檔案管理新技術(shù)、新方法和新信息等基礎(chǔ)知識(shí)的普及和培訓(xùn)，更新檔案干部隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的信息化整體水平，并保證檔案工作者的相關(guān)待遇，防止人才流失。

3.3制定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ) 檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一的軟件程序、統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能建立起上下成線、縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。為此，首先要堅(jiān)持全局的觀念。其次盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于我國實(shí)際的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，盡快推廣應(yīng)用符合檔案部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際的應(yīng)用軟件。

4 結(jié)論

總之，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)+的快速發(fā)展，檔案信息化管理是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)必然的趨勢，不進(jìn)則退。我國最近幾年在檔案信息化建設(shè)方面有了不小的進(jìn)步，但是與世界發(fā)達(dá)國家和地區(qū)相比，還存在不少差距，還有很多方面依然存在著不足。這些不足如果不能及時(shí)的轉(zhuǎn)變，就有可能會(huì)使得我國的檔案信息化建設(shè)進(jìn)入到一個(gè)緩慢發(fā)展的階段，不能滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，所以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，并根據(jù)問題的起因找到合理的解決方式就成了檔案信息化管理水平提高的關(guān)鍵，這也是我國檔案信息化建設(shè)中不容忽視的一個(gè)部分，只有做好了這一環(huán)節(jié)，才能推動(dòng)我國檔案信息化的健康發(fā)展，加快追趕世界先進(jìn)水平。

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編輯/羅茗柯