領(lǐng)導干部如何合理分配時間和精力

吳德貴

一、時間是稀缺資源，每個人都應倍加珍惜

傳統(tǒng)觀點認為，時間就是金錢。當代觀點認為，時間比金錢還重要。一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。魯迅先生講過：“時間，每天得到的都是二十四小時，可是一天的時間給勤勉的人帶來智慧和力量，給懶散的人只能留下一片悔恨?！睍r間是單行道，過去了就回不來了。時間是既定的稀缺資源。上帝給每一個人的時間都是公平的，不多不少，完全均等。一天24個小時，一個小時60分鐘，一分鐘60秒。既不能增加，也不會減少。人的一生按80年計算壽命，其生命長度為2.92萬天或70萬個小時或4200萬分鐘或25億秒。如何充分利用好有限的時間資源去創(chuàng)造盡量多的社會價值？這是每一個社會人特別是領(lǐng)導干部需要深入思考和認真解決的重大課題。比爾·蓋茨先生曾經(jīng)講過，如果彎腰撿地上錢的時間能創(chuàng)造出更大的價值，我是不會彎腰去撿地上錢的。教育家認為，時間就是知識。醫(yī)學家認為，時間就是生命。企業(yè)家認為，時間就是財富。軍事家認為，時間就是勝利?？茖W家認為，時間就是創(chuàng)造。筆者認為，浪費自己的時間是自殺，浪費別人的時間是謀害，浪費集體的時間是往井里投毒。任何一個領(lǐng)導干部時間和精力都是既定的、有限的。既定的時間和有限的精力無法窮盡天下事，必須學會科學管理時間和高效利用時間，必須學會把主要時間和主要精力用在主要事情上，必須學會根據(jù)工作事項合理配置時間，必須學會充分發(fā)揮時間的效用，必須學會在生命長度既定的前提下努力去拓寬生命的寬度，只有這樣才能確保領(lǐng)導工作卓有成效。管理學大師彼得·德魯克先生在他的經(jīng)典著作《卓有成效的管理者》一書中把“掌握自己的時間”列為第二章，并從“時間對管理者的壓力、如何診斷自己的時間、消除浪費時間的活動、統(tǒng)一安排可以統(tǒng)一支配的時間”四節(jié)對時間管理進行了詳盡的闡述，值得領(lǐng)導干部研讀。本文擬就領(lǐng)導干部時間和精力分配方面存在的問題及成因做個簡要分析，進而提出如何合理分配時間和精力的相關(guān)建議，以期引發(fā)更多更深入的探討。

二、領(lǐng)導干部時間和精力分配失衡掃描及成因分析

筆者研究發(fā)現(xiàn)，目前，一些領(lǐng)導干部在時間和精力分配上存在著兩個傾向的問題。第一個問題是：有的領(lǐng)導干部工作不分輕重緩急，在時間和精力配置上平分秋色，均等安排，工作重心不突出，眉毛胡子一把抓，大事小事全過問，面面俱到，平鋪直敘，事必躬親，事無巨細，事事親力親為，其結(jié)果是業(yè)績平平、碌碌無為、工作難以出彩。第二個問題是：有的領(lǐng)導干部雖然能夠突出工作重點，但是不能兼顧一般，抓了點丟了面，抓住了局部丟掉了整體。常常表現(xiàn)為，在一個時期，時間和精力全部集中在上級部署和關(guān)注的工作事項上，但是忽略了組織發(fā)展中大量的基礎性和常規(guī)性工作事項，嚴重影響了組織的整體建設和可持續(xù)發(fā)展。領(lǐng)導干部時間和精力分配失衡的成因，概括地講屬于領(lǐng)導方法欠缺和領(lǐng)導藝術(shù)不高，不能科學合理地分配自己的時間和精力。具體地講原因有三：一是角色定位不準確，做了很多不該做的事情，分散了時間和精力；二是工作分類不到位，不懂得輕重緩急，不知道取舍；三是統(tǒng)籌兼顧不嫻熟，顧此失彼，不善于整體謀劃、系統(tǒng)推進和協(xié)調(diào)發(fā)展。

三、領(lǐng)導干部科學合理分配時間和精力的相關(guān)建議

在以上研究分析的基礎上，筆者就領(lǐng)導干部如何科學合理地分配時間和精力，從方法論的角度提出三條建設性建議，供大家研究參考。

建議一：角色定位法。對于領(lǐng)導干部來說，角色定位至關(guān)重要。一個領(lǐng)導干部，會不會當？當?shù)迷趺礃?？受不受歡迎？能不能卓有成效地實施領(lǐng)導？其先決條件是必須切實解決好角色定位問題。所謂角色定位也叫職位認知，通俗地講就是三句話：第一，我是誰？第二，我應該做什么？第三，我將如何去做？毛澤東同志曾經(jīng)教導我們，領(lǐng)導干部的主要責任就是兩件事，一是出主意，二是用干部。彼得·德魯克先生也曾經(jīng)精辟地說過類似的話，他說，管理者一要做對事，二要用對人。領(lǐng)袖和大師的觀點如此高度契合，這就給各級領(lǐng)導干部準確進行自我定位提供了理論指導。成功的企業(yè)家們對這個問題都有深刻的體驗。聯(lián)想集團創(chuàng)始人柳傳志先生說過，企業(yè)領(lǐng)導人一要定戰(zhàn)略，二要建班子，三要帶隊伍。萬通集團創(chuàng)始人馮侖先生說過，企業(yè)領(lǐng)導人一要看別人看不見的地方，二要算別人算不清的賬，三要做別人做不了的事。海爾集團創(chuàng)始人張瑞敏先生說過，辦企業(yè)就是辦人。做自己喜歡做的事情成才的幾率高。做自己應該做的事情是領(lǐng)導藝術(shù)的真諦所在。

建議二：要事優(yōu)先法。領(lǐng)導干部公務繁忙、日理萬機，現(xiàn)代管理千頭萬緒、錯綜復雜。面對繁重的改革與發(fā)展任務，作為領(lǐng)導干部必須學會工作分類，必須學會要事優(yōu)先，必須學會抓主要矛盾和矛盾的主要方面。早在1937年8月，毛澤東同志在《矛盾論》一文中就曾指出：“任何過程如果有多數(shù)矛盾存在的話，其中必定有一種是主要的，起著領(lǐng)導的、決定的作用，其他則處于次要和服從的地位。因此，研究任何過程，如果是存在著兩個以上矛盾的復雜過程的話，就要用全力找出它的主要矛盾。抓住了這個主要矛盾，一切問題就迎刃而解了?！眻猿忠聝?yōu)先，就是要把手頭的全部工作按照重要程度排排隊分三類，最重要的事情列為A類，相對重要的事情列為B類，無關(guān)緊要的事情統(tǒng)統(tǒng)列為C類。分類之后，集中主要時間和精力全力破解A類的事情，因為A類的事情都是關(guān)乎全局、關(guān)乎整體、關(guān)乎長遠的，而且別人無法替代，必須領(lǐng)導干部親力親為。A類的事情解決好了，就能起到牽一發(fā)而動全身的功效。A類的事情解決完了，如果還有時間和精力，轉(zhuǎn)向B類。原則上講，列為C類的事情統(tǒng)統(tǒng)放下。因為，領(lǐng)導干部的時間和精力無法顧及，一定要學會取舍。眉毛胡子一把抓，魚和熊掌同時兼得，幾率是很低的。現(xiàn)代領(lǐng)導干部重要的不是擁有，重要的是放棄。我們已經(jīng)擁有了很多很多，我們背負的包袱已經(jīng)很重很重，必須學會放棄、懂得選擇。抓住大的放棄小的，抓住西瓜丟掉芝麻，抓住重要的忽略次要的，這就是領(lǐng)導藝術(shù)和管理智慧。平推永遠平庸，選擇造就卓越。戰(zhàn)略就是一種高智慧的選擇。一個優(yōu)秀的領(lǐng)導者，一個成功的領(lǐng)導者，一個卓越領(lǐng)導者，總是能夠把自己的時間和精力聚焦在那些“重要不緊急”的事情上。李嘉誠先生說過，一個國家，皇帝忙，表明將相無用。一個軍隊，將軍忙，表明凝聚力不夠。一個家庭，支柱忙，表明即將出問題。一個單位，領(lǐng)導忙，表明可用的人不多。歷史上所有偉大的人物，政黨以及如今偉大的商業(yè)領(lǐng)袖，有誰在整天忙著做事的？他們每天干的最多的就是七件事：一是組織人脈；二是學習成長；三是把握方向；四是分析市場；五是戰(zhàn)略布局；六是總結(jié)經(jīng)驗；七是制定打法。一個偉大的領(lǐng)袖，如果整天忙著做事，就失去了領(lǐng)袖的價值和意義。我以為，領(lǐng)導干部應該把主要時間和精力聚焦在五件事情上：一是戰(zhàn)略的制定與實施，戰(zhàn)略引領(lǐng)是當今世界各國普遍推崇的重要發(fā)展理念，制定并實施高智慧含量的戰(zhàn)略規(guī)劃，對于引領(lǐng)組織的可持續(xù)發(fā)展具有深遠意義。二是文化建設，文化是軟實力，文化是一個民族、一個組織、一個干部綜合實力的集中體現(xiàn)。文化和知識不能畫等號，知識具有門類性，文化具有綜合性。習近平總書記在2016年“七一”講話中對增強文化自信作出了重要論述。三是組織建設，即機構(gòu)設置、崗位規(guī)范、職能配置等，這些方面科學性如何，直接影響到組織的整體效能。四是制度建設，即建立和完善各項管理規(guī)章，人管人累死人，制度管人很輕松。萬達集團創(chuàng)始人王健林說過，用制度打造超強執(zhí)行力。五是人才培育、引進、使用和激勵，古往今來，無數(shù)事實告訴我們，成也蕭何敗也蕭何，興也在人衰也在人。近年來，習近平總書記多次號召，聚天下英才而用之。彼得·德魯克先生在《卓有成效的管理者》一書中把“要事優(yōu)先”列為第5章，并且提出了工作排序的四項原則：一是重將來而不是重過去；二是重視機會，不能只看到困難；三是選擇自己的方向，而不盲從；四是目標要高，要有新意，不能只求安全和方便。大師的觀點寓意深邃。依據(jù)工作事項的輕重緩急，領(lǐng)導干部處理事務的先后次序應該是：首先要著力解決那些既重要又緊急的事情，其次要用更多的時間和精力去做那些重要但不緊急的事情，第三要用少量時間和精力去做那些緊急但不重要的事情，第四基本上不做既不重要又不緊急的事情。尤其是一把手，必須抓大放小，一把手的門前不能車水馬龍、門庭若市，一把手的工作不能一竿子插到底，要注意發(fā)揮各級各層的積極性。越級指揮是管理上的一大忌諱。

建議三：統(tǒng)籌兼顧法。統(tǒng)籌兼顧，是毛澤東同志一貫倡導的領(lǐng)導方法。1943年6月1日，毛澤東同志在《關(guān)于領(lǐng)導方法的若干問題》一文中指出：“領(lǐng)導人員依照每一地區(qū)的歷史條件和環(huán)境條件，統(tǒng)籌全局，正確地決定每一時期的工作重心和工作秩序，并把這種決定堅持地貫徹下去，務必得到一定的結(jié)果，這是一種領(lǐng)導藝術(shù)。” 1949年3月13日，毛澤東同志在中國共產(chǎn)黨第七屆中央委員會第二次會議上的講話，從十二個方面對黨委會的工作方法進行了完整、科學、系統(tǒng)的論述。其中第五個問題講到要學會“彈鋼琴”。毛澤東說：“‘彈鋼琴十個指頭都要動作，不能有的動，有的不動。但是，十個指頭同時都按下去，那也不成調(diào)子。要產(chǎn)生好的音樂，十個指頭的動作要有節(jié)奏，要互相配合。黨委要抓緊中心工作，又要圍繞中心工作而同時開展其他方面的 工作。”毛澤東還說：“鋼琴有人彈得好，有人彈得不好，這兩種人彈出來的調(diào)子差別很大。黨委的同志務必學會‘彈鋼琴?！?毛澤東同志提出的“彈鋼琴”工作方法，是一種重要的領(lǐng)導方法，它給我們的啟示是：既突出主調(diào)，又伴以和弦，以主調(diào)帶動和弦，又以和弦推動主調(diào)，最終演奏出生動悅耳的樂曲。按照這種方法，我們做具體工作，要在分清輕重緩急的前提下，抓重點工作、緊急工作、事關(guān)全局的工作，同時還要兼顧一般工作的進展情況，既全面推進，又重點突破。這種“彈鋼琴”的工作方法強調(diào)的就是矛盾的觀點，是兩點論與重點論的統(tǒng)一。學會和掌握“彈鋼琴”的工作方法，對于提高領(lǐng)導水平和領(lǐng)導效能，具有十分重要的意義。統(tǒng)籌兼顧，是落實科學發(fā)展觀的根本要求。2003年，時任中共中央總書記胡錦濤同志在中央經(jīng)濟工作會議上曾全面論述過正確的政績觀，提出六個“既要又要”，一是既要看經(jīng)濟建設成果，又要看社會進步；二是既要看城市變化，又要看農(nóng)村變化；三是既要看硬環(huán)境的加強，又要看軟環(huán)境的改善；四是既要看當前的發(fā)展，又要看發(fā)展的可持續(xù)性；五是既要看經(jīng)濟增長的總量，又要看人民群眾得到的實惠；六是既要看經(jīng)濟社會發(fā)展的成果，又要看黨的建設的成效。六個“既要又要”，核心要義是強調(diào)辯證統(tǒng)一和協(xié)調(diào)發(fā)展。統(tǒng)籌兼顧，是習近平總書記系列講話中的重要思想之一。黨的十八大以來，以習近平同志為總書記的黨中央，站在戰(zhàn)略和全局的高度，在推進經(jīng)濟社會“五位一體”發(fā)展的進程中，又逐步形成了“四個全面”的戰(zhàn)略布局，即全面建成小康社會、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨，并把“四個全面”作為指導當前和今后一個時期黨和國家各項工作根本要求。在經(jīng)濟新常態(tài)的背景下，如何貫徹落實“四個全面”的戰(zhàn)略布局，全面建成小康社會如何進入新常態(tài)？全面深化改革如何進入新常態(tài)？全面依法治國如何進入新常態(tài)？全面從嚴治黨如何進入新常態(tài)？每一個領(lǐng)導干部對這些重大問題都必須用辯證思維的方法認真思考并作出自己的回答。

（作者系中國人才研究會副會長、研究員，廣西人力資源和社會保障客座研究員）