如何提高綜合辦公室的工作效率

張彬 開灤

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 綜合辦公室單位管理系統(tǒng)中的一個綜合職能管理部門，在單位管理中占據(jù)核心樞紐地位。綜合辦公室辦公的質(zhì)量好壞，效率高低都直接影響著部門政策的制定，方針的執(zhí)行、決策。因此，在正確對待辦公室工作的基礎(chǔ)之上，分析綜合辦公室工作中存在的現(xiàn)象，制定有效的工作增效措施，提高辦公室辦公效率具有重要的工作意義。

關(guān)鍵詞 綜合辦公室 工作效率 途徑

綜合辦公室在單位管理中起到了承上啟下，連接內(nèi)外的窗口作用，在單位管理中的重要性日益凸顯。綜合辦公室管理質(zhì)量水平直接影響到單位日常運(yùn)營，隨著各單位深化改革，綜合辦公室的工作效率成為了衡量單位整體管理水平高低的重要指標(biāo)。因此，探究綜合辦公室工作效率提升的途徑方法就成為單位管理人員致力研究的重要課題。

一、提高綜合辦公室工作效率的重要性分析

（一）綜合辦公室管理模式深化發(fā)展的必然要求

進(jìn)入新時期后，單位發(fā)展持續(xù)推進(jìn)，與此同時，綜合辦公室在管理內(nèi)容上逐步增多，管理對象更加廣泛，由此也對綜合辦管理工作提出更高要求。在此背景下，綜合辦公室管理模式得以深化發(fā)展，客觀上要求綜合辦人員要秉持創(chuàng)新及發(fā)展觀念，不斷提升工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量，以應(yīng)對單位面臨的新形勢，促進(jìn)單位穩(wěn)定發(fā)展。

（二）綜合辦公室持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求

綜合辦公室作為單位管理的樞紐，上連黨政，下接群眾，是內(nèi)外溝通的橋梁和窗口，具有信息參謀、協(xié)調(diào)組織、公文處理、督查管理、信息溝通、服務(wù)接待等職能?；诰C合辦公室的特殊性，要有效促進(jìn)綜合辦工作的穩(wěn)步開展，需要綜合辦著力提高其日常工作效率，實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

二、綜合辦公室工作效率提升途徑探究

（一）完善管理制度建設(shè)

綜合辦公室各項職能的開展離不開管理制度的有效保障，制度作為一種管理依據(jù)和準(zhǔn)則，是綜合辦公室工作效率得以提高的基礎(chǔ)前提。從綜合辦公室的工作內(nèi)容可以看出，紛繁復(fù)雜的工作如脫離了制度約束，會使其呈現(xiàn)出雜亂無章的管理亂象。因此，完善管理制度，對綜合辦工作方法和步驟加以規(guī)范，才能切實保障綜合辦公室充分發(fā)揮其職能，在有條不紊中開展各項工作。

（二）強(qiáng)化責(zé)任意識，提高服務(wù)質(zhì)量

首先，強(qiáng)化綜合辦人員的責(zé)任意識。責(zé)任意識作為個體來說，是其工作生活中的一種必備素質(zhì)，作為綜合辦工作人員來講，責(zé)任意識更顯重要。綜合辦公室的工作內(nèi)容較為繁雜，一方面要對上級進(jìn)行工作匯報，另一方面又要對下級傳達(dá)相關(guān)政策決定，同時，又要肩負(fù)信息傳遞及反饋的任務(wù)，每一方面都需要仔細(xì)認(rèn)真落實。在這一工作環(huán)境中，如沒有責(zé)任意識，各項工作必然無法正常推進(jìn)，反之，只有具備強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，順利完成各項工作內(nèi)容。

其次，要提高綜合辦公室的服務(wù)質(zhì)量。綜合辦公室自身具有服務(wù)職能，因此，綜合辦工作人員在開展工作過程中應(yīng)貫徹以人為本思想，提高服務(wù)的主動性和自覺性，真誠、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈龊酶黝惙?wù)工作。在內(nèi)部工作中，對待同事及公務(wù)要做到公正、公正、透明，在有條不紊地開展工作過程中，提高工作效率。

（三）注重綜合辦公室人員綜合素質(zhì)的提高

綜合辦公室工作效率的提高離不開工作的“人”這一根本要素，因此，要保障綜合辦公室工作效率，需要著力提高工作人員的素質(zhì)能力。

第一，強(qiáng)化政治理論學(xué)習(xí)，在政治覺悟、政策分析、政治鑒別等能力上加以提高，從而使自己能夠明確社會發(fā)展方向，以點帶面，提綱契領(lǐng)，促進(jìn)其個人素質(zhì)的全面提升。

第二，以業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)為重點，通過提升業(yè)務(wù)水平，提高其處理事務(wù)的效率，進(jìn)而促進(jìn)綜合辦工作效率的提升。要有效提高綜合辦工作人員的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)注重對其開展定期培訓(xùn)工作，豐富創(chuàng)新其工作思路、方法，提高其理論聯(lián)系實際的能力。

最后，綜合辦公室工作人員要強(qiáng)化個人素養(yǎng)，一方面形成善交流、懂禮貌的個人魅力，另一方面樹立自身正派、樂觀、積極的工作面貌。

（四）與時俱進(jìn)，實現(xiàn)綜合辦公室工作形式的創(chuàng)新發(fā)展

綜合辦公室重要的工作內(nèi)容之一是進(jìn)行公文處理，以往在公文處理及傳遞上通常采用紙質(zhì)形式，一方面存在傳遞不到位，文件遺失的風(fēng)險，另一方面不符合當(dāng)代提倡建設(shè)節(jié)約型社會的要求。因此，適當(dāng)使用諸如網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，可以保障公文傳遞及處理方便快捷，便于對其進(jìn)行同步跟蹤，確保文件的安全性。此外，采用現(xiàn)代化的通信工具，如單位內(nèi)部局域網(wǎng)及QQ群，可以節(jié)約通知時間，實現(xiàn)綜合辦公室工作形式的創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結(jié)語

在進(jìn)入社會發(fā)展新時期后，綜合辦公室的工作效率就成為了綜合辦公室管理水平的重要參考指標(biāo)。要提高綜合辦工作效率，需要從制度建設(shè)、人員建設(shè)、部門協(xié)調(diào)推進(jìn)、工作形式的創(chuàng)新等方面加以強(qiáng)化，促進(jìn)綜合辦工作效率和管理水平的不斷提高。

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