從信息化的角度談科技檔案管理

文/ 中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院二所科技信息檔案室 孫紅梅

從信息化的角度談科技檔案管理

文/ 中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院二所科技信息檔案室 孫紅梅

本文以中國(guó)核動(dòng)力院二所為例，分析了在科技檔案管理工作中加強(qiáng)信息化建設(shè)的一些措施與想法。

科技檔案； 信息化

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入創(chuàng)新密集時(shí)代，知識(shí)加速涌現(xiàn)，技術(shù)爆炸發(fā)展，科技創(chuàng)新與產(chǎn)業(yè)變革同時(shí)迸發(fā)，歷史性地聚集在一起。信息化已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。

一、科技檔案管理背景

隨著信息化社會(huì)的到來，信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演著越來越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)已經(jīng)開始向信息化轉(zhuǎn)移，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)也是檔案部門進(jìn)一步深化改革、推動(dòng)科技進(jìn)步、提高服務(wù)效率的必然選擇。

二、科技檔案管理信息化項(xiàng)目建設(shè)

（一）制度與組織機(jī)構(gòu)建設(shè)?？萍紮n案管理的信息化建設(shè)可由信息化管理部門牽頭，建設(shè)信息化項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)，制定信息化建設(shè)管理制度及流程、為項(xiàng)目建設(shè)提供制度保障、技術(shù)支持、溝通協(xié)調(diào)等支持。

項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)應(yīng)包括所主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門主管、信息部門主管、檔案管理人員、信息管理人員等。

由所主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任項(xiàng)目主管，負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、重大問題的解決、決策、指揮等工作；檔案部門主管負(fù)責(zé)科技檔案信息化規(guī)章制度的制訂，檔案資源的數(shù)字化、系統(tǒng)建設(shè)等工作的協(xié)調(diào)；信息部門主管對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中遇到的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)，檔案管理人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)信息的著錄、收集、整理、入庫(kù)、保管、利用和維護(hù)等工作；信息管理人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的軟硬件的調(diào)試、升級(jí)維護(hù)、網(wǎng)站的維護(hù)、信息的安全與保密等工作。

（二）信息系統(tǒng)建設(shè)。一是科技檔案信息資源的數(shù)字化?？萍紮n案信息資源的數(shù)字化是信息化項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵步驟，數(shù)字化程度的高低、數(shù)字化質(zhì)量的好壞直接影響著信息服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣。

檔案數(shù)字化包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、照片檔案的數(shù)字化、音像檔案的數(shù)字化等，其中大量的工作是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化包括兩個(gè)不同層次:一是檔案目錄的數(shù)字化，二是檔案全文的數(shù)字化。

可采用掃描錄入等方式，按檔案原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是經(jīng)光學(xué)字符技術(shù)識(shí)別后，采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)兩種不同方式。

相對(duì)于傳統(tǒng)的手工檢索工具，檔案目錄的數(shù)字化已經(jīng)突顯了極大的進(jìn)步，這一點(diǎn)是有目共睹的，但檔案目錄的數(shù)字化遠(yuǎn)不是檔案管理的全部?jī)?nèi)容，而檔案全文的數(shù)字化能夠全面、系統(tǒng)地顯示檔案管理的全部?jī)?nèi)容，在不觸動(dòng)檔案原文的條件下，可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，方便快捷地查閱各類檔案的詳細(xì)內(nèi)容，通過局域網(wǎng)、磁盤、閱讀器等工具，即可實(shí)現(xiàn)異地查詢、瀏覽及信息交流等，有效地拓寬了檔案信息資料的傳遞空間，因此檔案全文的數(shù)字化才是檔案數(shù)字化管理的發(fā)展方向，也是信息化項(xiàng)目建設(shè)的主要內(nèi)容。

檔案全文的數(shù)字化不僅包括紙質(zhì)文件的數(shù)字化，還應(yīng)包括音像文件、數(shù)據(jù)文件的數(shù)字化。對(duì)于音像文件、數(shù)據(jù)文件，除了將其運(yùn)用光盤進(jìn)行復(fù)制、保存外，還應(yīng)通過專業(yè)的軟件進(jìn)行處理，并可進(jìn)行在線瀏覽，而不是將光盤存在庫(kù)房里，需要利用時(shí)，再將光盤借出使用。

由于大多數(shù)光盤中的文件占用空間極大，所以對(duì)這部分文件的數(shù)字化工作，應(yīng)好好規(guī)劃其存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)地點(diǎn)。

二是科技檔案管理工作自動(dòng)化。摒棄傳統(tǒng)的手工工作，將科技檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)都設(shè)計(jì)在信息系統(tǒng)里，借助計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)來完成日常的管理工作，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案管理工作的自動(dòng)化，這也是信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容。結(jié)合文件生命周期理論與前端控制理論，文件從產(chǎn)生到作為檔案被保存并利用，直到失去價(jià)值被銷毀的整個(gè)生命過程都應(yīng)在信息系統(tǒng)中完成。

在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，管理工作自動(dòng)化的內(nèi)容應(yīng)包括文件生成與審批系統(tǒng)、文件收集、整理、分發(fā)、入庫(kù)歸檔、組卷、檢索、提供利用、回收、鑒定與銷毀等內(nèi)容。文件生成與審批：在系統(tǒng)中設(shè)置編寫、校對(duì)、審核、審定、QA審核、批準(zhǔn)、歸檔等功能，使文件產(chǎn)生后，由編寫者發(fā)起流程，依次經(jīng)過校對(duì)、審核、直至歸檔的流轉(zhuǎn)過程，參與流程的角色與編寫者進(jìn)行的任何交互都在該系統(tǒng)中完成。文件的所有校審記錄也在系統(tǒng)中自動(dòng)生成，并可查看與下載。文件的整個(gè)流轉(zhuǎn)過程可實(shí)時(shí)監(jiān)控。

歸檔完成后，由科技信息檔案室統(tǒng)一下載打印，并做后續(xù)的歸檔處理。該功能省去了紙質(zhì)審批的繁瑣，減少了紙質(zhì)打印量，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，將文件的產(chǎn)生環(huán)節(jié)納入了管理自動(dòng)化的范疇。

三是科技檔案管理工作流程化。在科技檔案管理工作中，涉及的流程主要有文件生成流程，文件審批流程，文件分發(fā)流程、試驗(yàn)數(shù)據(jù)分發(fā)流程、文件更改流程、文件作廢流程、全文瀏覽審批流程、文件借閱（調(diào)閱）流程。

文件生成過程流程化：為各類型的文件設(shè)置相應(yīng)的生成流程，作者點(diǎn)擊相應(yīng)的文件類型，在文件的各模塊中，輸入相應(yīng)的內(nèi)容，即在系統(tǒng)中自動(dòng)生成一份完整的報(bào)告。

檔案借閱（調(diào)閱）流程化：包括紙質(zhì)檔案借閱、光盤檔案借閱及會(huì)議（現(xiàn)場(chǎng)）檔案調(diào)閱流程化；紙質(zhì)檔案借閱流程化：申請(qǐng)人輸入相應(yīng)的查詢條件，檢索到需要的檔案條目，點(diǎn)擊“紙質(zhì)檔案借閱”，填寫借閱用途，發(fā)起借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入紙質(zhì)檔案審批流程，依次為申請(qǐng)人所在科室領(lǐng)導(dǎo)審批、項(xiàng)目管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批、主管所領(lǐng)導(dǎo)審批，審批同意后，由檔案庫(kù)房管理員在后臺(tái)檔案利用模塊，根據(jù)申請(qǐng)的相關(guān)信息及審批情況，調(diào)用《紙質(zhì)檔案借閱審批表》，進(jìn)行下載打印并作借閱處理。光盤檔案借閱流程化：申請(qǐng)人輸入相應(yīng)的查詢條件,檢索到需要的光盤檔案條目,點(diǎn)擊“光盤檔案借閱”，填寫借閱用途，發(fā)起借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入光盤檔案審批流程，依次為申請(qǐng)人所在科室領(lǐng)導(dǎo)審批、項(xiàng)目管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批、主管所領(lǐng)導(dǎo)審批，審批同意后，由檔案庫(kù)房管理員在后臺(tái)檔案利用模塊，根據(jù)申請(qǐng)的相關(guān)信息及審批情況，調(diào)用《光盤檔案借閱審批表》，進(jìn)行下載打印并作借閱處理。

會(huì)議（現(xiàn)場(chǎng)）檔案調(diào)閱流程化：由申請(qǐng)人輸入相應(yīng)的查詢條件，檢索到需要的檔案條目，點(diǎn)擊“會(huì)議（現(xiàn)場(chǎng)）檔案調(diào)閱”，填寫調(diào)閱用途，發(fā)起調(diào)閱申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)依次提交給申請(qǐng)人所在科室（即組織單位）領(lǐng)導(dǎo)、科技信息檔案室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批同意后，檔案庫(kù)房管理員即可在后臺(tái)檔案利用模塊，根據(jù)申請(qǐng)信息與審批情況，調(diào)用《會(huì)議（現(xiàn)場(chǎng)）調(diào)閱檔案申請(qǐng)表》，進(jìn)行下載打印并作調(diào)閱處理。

三、前景展望

科技檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，它是科技檔案管理工作方式隨著社會(huì)進(jìn)步不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。我們要不斷總結(jié)信息化建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)信息化項(xiàng)目建設(shè)向前發(fā)展。

信息化建設(shè)過程中也將產(chǎn)生更多的問題，需要我們?nèi)ソ鉀Q與克服。比如：數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存和可用、信息安全、數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)化、憑證問題、著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、技術(shù)設(shè)備過時(shí)更新、管理理念與方法等。同時(shí)，科技檔案管理工作應(yīng)在信息化的基礎(chǔ)上與知識(shí)管理、項(xiàng)目管理工作進(jìn)入深度融合，使科技檔案管理更好地與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，并為知識(shí)積累，技術(shù)創(chuàng)新而服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的產(chǎn)業(yè)升級(jí)、結(jié)構(gòu)調(diào)整，從“中國(guó)制造”走向“中國(guó)智造”。

[1]霍妍琳,徐敏.國(guó)內(nèi)外視頻檔案數(shù)字化的技術(shù)現(xiàn)狀分析，北京檔案，2011（04）.