文/河源技師學(xué)院 葉綢英

技工院校檔案信息化管理的有效途徑

文/河源技師學(xué)院 葉綢英

近年來，技工院校招生對象和招生規(guī)模越來越大，因此對檔案信息的管理工作也越來越嚴(yán)格，要求也越來越多。本文聯(lián)系工作實(shí)際，就技工院校檔案信息化管理工作的新要求進(jìn)行了新的探索和說明，同時(shí)也進(jìn)行了相關(guān)的分析工作，根據(jù)最終的分析結(jié)果提出了新的看法和建議。

技工院校檔案；信息化管理；途徑

加快對信息化的建設(shè)工作，不僅是現(xiàn)代職業(yè)教育發(fā)展的大勢所趨，也是社會進(jìn)步的信號。技工學(xué)院逐漸成為我國培養(yǎng)高技能人才的主要場所，因此更應(yīng)該提前適應(yīng)信息發(fā)展和建設(shè)的趨勢，創(chuàng)建適應(yīng)工作需要及進(jìn)步的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，提升目前的信息化水平，把信息技術(shù)逐漸運(yùn)用到人力資源管理中去。人事檔案管理離不開人力資源管理，它們之間相互關(guān)聯(lián)、相互滲透，所以，在信息化建設(shè)過程中，一定要和人力資源管理同步進(jìn)行，對其進(jìn)行有機(jī)整合。

一、逐步健全信息化檔案管理工作

（一）對技工院校信息化檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化。院校檔案管理的工作之一是教學(xué)檔案管理，做好技工院校教學(xué)管理，是面對師生服務(wù)，適應(yīng)技工院校評估的一項(xiàng)重要工作。針對課時(shí)管理方面，提出了結(jié)合專業(yè)教師所教課程進(jìn)行編制學(xué)科編號任務(wù)，對每一位任課教師都需要進(jìn)行編碼，安排相關(guān)的負(fù)責(zé)人使用計(jì)算機(jī)編程管理，對一些工作數(shù)據(jù)及時(shí)記錄、收集和實(shí)施規(guī)范化管理。

（二）根據(jù)技工院校特點(diǎn)創(chuàng)建學(xué)生檔案管理制度。技工院校的在校管理工作必定會經(jīng)歷一些發(fā)展期，因此就決定了檔案管理的特殊性，在檔案管理工作中一定要充分發(fā)揮其作用，給招生分配制度、教學(xué)改革和管理、學(xué)生檔案管理以及學(xué)科設(shè)立等工作創(chuàng)設(shè)真實(shí)、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作的需求，適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建學(xué)生檔案管理和調(diào)閱制度。技工院校的在校學(xué)生，大約有三分之二的實(shí)習(xí)課程，大部分時(shí)間學(xué)生在生產(chǎn)公司參加工作實(shí)踐。學(xué)校要對實(shí)習(xí)期間學(xué)生的表現(xiàn)和學(xué)生實(shí)踐成績進(jìn)行及時(shí)的收錄和采集管理工作。

（三）將資料及時(shí)入檔，保證資料完整。通常技工院校進(jìn)行評估工作時(shí)會注重規(guī)范性，針對本院校的辦學(xué)水平提出一系列的評估標(biāo)準(zhǔn)，但評估工作的內(nèi)容較多，涉及的領(lǐng)域很廣，需要工作人員查閱大量的文獻(xiàn)資料。在評估組和主管評估機(jī)構(gòu)審核期間，一定要調(diào)閱相關(guān)的評估報(bào)告，結(jié)合院校的實(shí)際情況來衡量，根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分，所有查閱的資料檔案一定要真實(shí)可靠，同時(shí)還要保證其完整性。完善評估檔案材料的收集進(jìn)檔體制，制定統(tǒng)一的評估資料入檔時(shí)間，對一些標(biāo)簽、字體大小和資料盒進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的要求，保證評估資料的完整性和調(diào)閱時(shí)的方便性。

二、創(chuàng)建技工院校教學(xué)檔案信息化管理的重要途徑

（一）理順管理體制機(jī)制。在教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中，首先要理順管理工作的體制機(jī)制。一定要知道教育教學(xué)檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)和范圍，明確信息數(shù)據(jù)收集工作人員的身份和權(quán)限，確保數(shù)據(jù)采集過程中不會出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏，并且要求教學(xué)信息資料的真實(shí)性。另外數(shù)據(jù)的出處必須是一些指定的人員和單位負(fù)責(zé)，同時(shí)數(shù)據(jù)的填報(bào)工作不得違反規(guī)定的程序。在處理數(shù)據(jù)過程中，除工作人員之外所有的人都不得對數(shù)據(jù)進(jìn)行干擾，確保數(shù)據(jù)填報(bào)工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。在教學(xué)檔案數(shù)據(jù)采集之前，應(yīng)該對數(shù)據(jù)采集工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，甚至組織相關(guān)工作人員到一些重點(diǎn)高校進(jìn)行學(xué)習(xí)參觀，不但要求采集數(shù)據(jù)人員對數(shù)據(jù)填報(bào)工作的熟悉程度，還要保證其對學(xué)校的各項(xiàng)工作都掌握得很清楚。

（二）進(jìn)行檔案集成化管理。技工院校教學(xué)檔案之所以進(jìn)行集成化管理，一方面是為了提升教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的整體效果，另一方面是為了發(fā)揮資源整合的優(yōu)勢和調(diào)動(dòng)學(xué)校的一些部門力量，增強(qiáng)學(xué)校各部門間的協(xié)作能力，從而提高檔案管理工作的效率。技工院校本就應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況和設(shè)備條件，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的集成化檔案管理模式。一些學(xué)校引進(jìn)的教學(xué)檔案管理集成系統(tǒng)，在使用之前一定要進(jìn)行匹配性分析，采集一些教學(xué)工作者的構(gòu)思和想法，及時(shí)解決存在的問題，例如操作繁雜、資料不能共享、系統(tǒng)互不兼容等等。然后對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚⑶以趯?shí)際使用過程中進(jìn)行最后改進(jìn)工作，使其符合學(xué)校的要求和辦學(xué)理念，使得教學(xué)檔案的結(jié)構(gòu)運(yùn)行和存在方式均在學(xué)校教學(xué)檔案集成管理的范圍之內(nèi)。

（三）創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)程序。教學(xué)檔案的最大特點(diǎn)是工作非常細(xì)致繁瑣、信息量大、種類繁多，并且工作量較大，對其要求很高，周期也比較短，這樣一來，就需要設(shè)立專業(yè)的教學(xué)檔案信息化管理軟件，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公的優(yōu)點(diǎn)，適當(dāng)?shù)亟档腿斯す芾頇n案的工作量。在教育教學(xué)管理軟件庫管理中，一定要先前準(zhǔn)備好各種電子數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)化的各類材料，方便檔案管理工作的調(diào)閱工作。實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理目標(biāo)，使得檔案管理工作盡早實(shí)現(xiàn)信息化。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，需要大量的精力、物力、人力等，但當(dāng)該項(xiàng)工作完美完成后，可以給后期的使用過程帶來很大的方便。在平常工作中，學(xué)院應(yīng)該制定一些較為細(xì)致的規(guī)則，保證各項(xiàng)教學(xué)工作都會有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫，使得所有的教學(xué)工作過程盡早地進(jìn)入到信息化管理當(dāng)中去，盡早實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

三、結(jié)語

總而言之，在技工院校信息化建設(shè)工作中，把人事檔案管理和人力資源管理進(jìn)行恰當(dāng)?shù)亟Y(jié)合，可以跟得上大型技工院校信息化發(fā)展和建設(shè)的要求，為全面提高技工院校的教育教學(xué)質(zhì)量有著非常關(guān)鍵的作用。

[1]同文娟.技工院校教學(xué)檔案特點(diǎn)與管理芻議[J].陜西教育(高教版),2011(05).

[2]申祖霞.技工院校加強(qiáng)聲像檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].時(shí)代教育,2012(11).