論教育培訓(xùn)檔案的分類保管

文/衢州學(xué)院 崔蘋

論教育培訓(xùn)檔案的分類保管

文/衢州學(xué)院 崔蘋

目前教育培訓(xùn)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展過程中都發(fā)揮著積極的作用。教育培訓(xùn)檔案的重要性決定了教育培訓(xùn)檔案保管工作以及教育培訓(xùn)檔案工作的重要性。

教育培訓(xùn)檔案；分類保管；重要性

教育培訓(xùn)檔案的分類多種多樣，從保管的角度來說，根據(jù)教育培訓(xùn)檔案管理的具體利用，只有將各式各樣的教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類管理，我們才能更好地對(duì)教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

一、教育培訓(xùn)檔案分類保管的含義

教育培訓(xùn)檔案的分類保管工作是指根據(jù)教育培訓(xùn)檔案的種類，采取不同的存放方式。教育培訓(xùn)檔案的載體具有多樣性，如有些教育培訓(xùn)檔案是紙質(zhì)的，有些教育培訓(xùn)檔案是聲像的，有些教育培訓(xùn)檔案是電子的，這些載體在損毀方面各有不同的特點(diǎn)。如紙質(zhì)教育培訓(xùn)檔案容易損毀，電子教育培訓(xùn)檔案容易遺失等。

教育培訓(xùn)檔案載體的多樣性決定了教育培訓(xùn)檔案的成分和種類是不一樣的，所以對(duì)不同的教育培訓(xùn)檔案要采取不同的分類，可以看出教育培訓(xùn)檔案的分類保管工作很重要。

二、教育培訓(xùn)檔案分類保管的意義

（一）保存應(yīng)用有利于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展。應(yīng)該加強(qiáng)教育培訓(xùn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證教育培訓(xùn)檔案資料完整性、系統(tǒng)性和正確性。

（二）教育培訓(xùn)檔案分類保管工作在整個(gè)教育培訓(xùn)檔案工作中具有重要意義。教育培訓(xùn)檔案分類保管工作在整個(gè)教育培訓(xùn)檔案工作中屬于后期工作。教育培訓(xùn)檔案的收集、整理、分類等前期工作都是以教育培訓(xùn)檔案的分類保管和利用為目標(biāo)，所以教育培訓(xùn)檔案分類保管工作對(duì)教育培訓(xùn)檔案工作有重要的意義。

（三）教育培訓(xùn)檔案分類保管工作質(zhì)量的高低，在一定條件下具有決定性的影響。有什么樣的分類保管措施，就會(huì)有什么樣的管理水平，有些教育培訓(xùn)檔案室采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行保管。

三、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)教育培訓(xùn)檔案分類方法

（一）教育培訓(xùn)檔案分類理論中的分類方法。教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，理論中常見的教育培訓(xùn)檔案分類方法有兩種，分別為單式教育培訓(xùn)檔案分類方法和復(fù)式教育培訓(xùn)檔案分類方法。單式分類法是指在教育培訓(xùn)檔案的分類中只采用一種分類方法對(duì)教育培訓(xùn)檔案加以分類。復(fù)式分類法是在教育培訓(xùn)檔案的分類工作中，將兩種或者兩種以上的分類方法結(jié)合使用。

1.單式教育培訓(xùn)檔案分類方法。單式分類法是指在教育培訓(xùn)檔案的分類中只采用一種分類方法對(duì)教育培訓(xùn)檔案加以分類。歸納起來有以下幾種：按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類。 即按教育培訓(xùn)檔案文件產(chǎn)生形成的時(shí)間劃分類別。教育培訓(xùn)檔案大多是按時(shí)間順序產(chǎn)生形成的，因此，在教育培訓(xùn)檔案的分類整理工作中，常用時(shí)間分類法進(jìn)行分類。按文件來源分類。 按來源分類就是按教育培訓(xùn)檔案文件形成。什么類型的培訓(xùn)分別排放。按文件內(nèi)容分類。即按教育培訓(xùn)檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行分類。如中小學(xué)教育培訓(xùn)，公務(wù)員考試培訓(xùn)等。按文件的形式分類。 這是一種按教育培訓(xùn)檔案文件的形式特征進(jìn)行分類的方法。具體表現(xiàn)形式主要有文件種類分類法、載體材料分類法、形狀規(guī)格分類法等。形式分類法一般適用于一些形式因素具有重要意義的教育培訓(xùn)檔案。如會(huì)計(jì)教育培訓(xùn)檔案、聲像教育培訓(xùn)檔案和電子教育培訓(xùn)檔案等。載體材料分類法。載體材料分類法是按教育培訓(xùn)檔案物質(zhì)載體的不同而進(jìn)行類型劃分的一種分類方法。聲像教育培訓(xùn)檔案中照片教育培訓(xùn)檔案、錄音教育培訓(xùn)檔案、錄像教育培訓(xùn)檔案、影片教育培訓(xùn)檔案和電子教育培訓(xùn)檔案中的磁盤、磁帶、U盤和光盤等多種類型。形狀規(guī)格分類法等。按文件的價(jià)值分類。文件的價(jià)值分類是將教育培訓(xùn)檔案文件按其價(jià)值的大小劃分為不同的類型，以便于教育培訓(xùn)檔案的分別管理與提供利用。

2. 復(fù)式教育培訓(xùn)檔案分類方法。便于建立合理的教育培訓(xùn)檔案實(shí)體管理體系與庫藏系統(tǒng)，更好地對(duì)教育培訓(xùn)檔案實(shí)行科學(xué)管理與信息資源的開發(fā)利用。復(fù)式分類法就是在教育培訓(xùn)檔案的分類工作中，將兩種或者兩種以上的分類方法結(jié)合使用，以達(dá)到對(duì)教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類的重要目的。不同的教育培訓(xùn)檔案類型所采用的復(fù)式分類方法也各不相同，復(fù)式分類法的優(yōu)點(diǎn)是可采用不同的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教育培訓(xùn)檔案文件進(jìn)行分類。

（二）培訓(xùn)機(jī)構(gòu)教育培訓(xùn)檔案分類方法。教育培訓(xùn)檔案分類方法是以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部教育培訓(xùn)檔案對(duì)象，依據(jù)工作職能、機(jī)構(gòu)職責(zé)結(jié)合教育培訓(xùn)檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的分類。具體為：教育培訓(xùn)方面：有干部培訓(xùn)、職工教育培訓(xùn)和教師技能培訓(xùn)的文件、教材等。

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